Comunicación, sus elementos básicos y los diferentes flujos de comunicación en una organización

LA COMUNICACIÓN:

Consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos. Implica la transmisión de una determinada información.

Elementos:

En todo proceso de comunicación existen los siguientes elementos:

• Emisor. Persona que transmite algo a los demás.

• Mensaje. Información que el emisor envía al receptor.

• Canal. Elemento físico que establece la conexión entre el emisor y el receptor.

• Receptor. Persona que recibe el mensaje a través del canal y lo interpreta.

• Código. Es un conjunto de signos sistematizado junto con unas reglas que permiten utilizarlos. El código permite al emisor elaborar el mensaje y al receptor interpretarlo. El emisor y el receptor deben utilizar el mismo código. La lengua es uno de los códigos más utilizados para establecer la comunicación entre los seres humanos.

• Contexto. Relación que se establece entre las palabras de un mensaje y que nos aclaran y facilitan la comprensión de lo que se quiere expresar.

Flujo de la comunicación en la organización:

Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

Ascendente: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes

Supervisor

Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente

• Informes de desempeños preparados por supervisores

• Buzones de sugerencia

• Encuesta de actitud de los empleados

• Procedimientos para expresar quejas

• Encuestas.

Lateral: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto. de Finanzas

COMUNICACIÓN EFICAZ:

Es la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir.

Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia (ambos entienden el mensaje transmitido).

Puntos clave para ser un comunicador efectivo:

Podemos aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos en práctica ciertos puntos clave.

• Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un individuo o un auditorio. Él es una persona importante y espera que se respete su punto de vista.

• Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su información, siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo común.

• Después de tener la atención de tu oyente trata de transmitir tú idea con claridad para que los demás te comprendan.

• Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma no uses palabras que indiquen inseguridad

• Después de exponer tu idea, tu oyente querrá detalles, debes escuchar con atención para identificar necesidades y satisfacer las mismas.

• Cultiva las relaciones personales, usa la asertividad y empatía

Barreras para la comunicación eficaz en la organización:

• La filtración

• Percepción selectiva

• Defensa

• Lenguaje.

Recomendaciones para una comunicación eficaz en la organización:

• El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento

• Asociar las acciones con las palabras

• Comprometerse con la comunicación de dos vías

• Énfasis en la comunicación cara a cara

• Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización

• Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias

• Diseñar un programa de comunicación

• Luchar porque la información fluya continuamente

Pasos para incrementar su habilidad de escucha:

1. Enfóquese en la otra persona. Mírela directamente a los ojos. Observe sus expresiones faciales, su lenguaje corporal.

2. Bloquee los pensamientos de contradicción. Resista la tentación de contestar mentalmente a lo que están diciendo. La mente trabaja cuatro veces más rápido que la velocidad a la que se habla, así que es muy fácil divagar.

3. Haga preguntas, trate de asegurarse de que entiende lo que le dicen. Vea si hay algún mensaje escondido.

4. Repítale a la persona lo que usted cree haber entendido y negocie cualquier mal entendido (Usted dice que…? ¿Le he entendido que…?¿Es esto correcto?

Importancia de los mensajes para el desarrollo de la autoestima y de la comunicación efectiva:

Mensajes positivos:

*Validan el valor potencial de la persona;

*Consideran los errores no como fallas, sino como oportunidades para crecer personalmente;

*Expresiones físicas de afecto;

*Expresiones verbales de afecto;

*Atención verbal y no verbal a los mensajes de los demás;

*Atención de los miembros a las actividades en donde los otros (compañeros, amigos, familiares) están comprometidos.

Mensajes negativos:

*Reprimen

*Culpan

*Evalúan

*Critican

*Humillan

*Invalidan la experiencia de los miembros

LIDERAZGO

La concepción más común de liderazgo se refiere a la habilidad de que otros hagan lo que uno quiere, esta premisa equipara al liderazgo con el poder, lo cual lo hace demasiado amplio.

Capacidad de los líderes para motivar a la gente, enfatiza la idea de juzgar el liderazgo por los resultados, por la fuerza de la persuasión, pero no explica bien la idea del valor y propósito del liderazgo.

Una tercera aproximación se refiere a que los líderes proveen una misión, una meta superior y además son “facilitadores”.

Función dentro de la organización:

Conforme se consolida la teoría de la administración y de las organizaciones, sobre todo en este siglo, ha cobrado fuerza el estudio del liderazgo como una función dentro de las organizaciones.

Esta perspectiva no enfatiza las características ni el comportamiento del líder, sino " las circunstancias sobre las cuales grupos de personas integran y organizan sus actividades hacia objetivos , y sobre la forma en la función del liderazgo es analizada en términos de una relación dinámica."

Según esta perspectiva el líder es resultado de las necesidades de un grupo.

Operacionalmente, un grupo tiende a actuar o hablar a través de uno de sus miembros.

Cuando todos tratan de hacerlo simultáneamente el resultado por lo general es confuso o ambiguo.

La necesidad de un líder es evidente y real, y esta aumenta conforme los objetivos del grupo son más complejos y amplios. Por ello, para organizarse y actuar como una unidad, los miembros de un grupo eligen a un líder.

Los líderes, establecen la unidad de propósito y dirección de la organización. Ellos pueden crear y mantener el desarrollo interno en el que los integrantes de la organización, se vean totalmente involucrados en alcanzar los objetivos de la organización.

Consecuentemente definimos organizacionalmente al liderazgo como proceso en el cual influyen lideres sobre seguidores, y viceversa, para lograr los objetivos de una organización a través del cambio.

Paradigma de la teoría del liderazgo:

1- Teoría de rasgos del liderazgo: Teorías mediante las que se intentan determinar características distintivas que explican la eficacia del Liderazgo. (Rasgos Físicos, Psicológicos, Cualidades y atributos).

2- Teorías del comportamiento del liderazgo:

• Teorías que tratan ya sea de explicar los estilos distintivos de los lideres, o bien, de definir la naturaleza de su labor.

• Este estilo de Liderazgo se concentra en la naturaleza del trabajo administrativo.

• El Comportamiento de los Lideres: El Liderazgo orientado a la tarea y el orientado a la gente.

3- Teorías del liderazgo por contingencia: Teorías que tratan de explicar

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