ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

Este Concepto se refiere al programa que pone énfasis en metas tangibles; que se puedan verificar; además que se puedan medir; que se establecen de forma participativa; en un periodo determinado de tiempo por lo general tres, seis o doce meses; y con retroalimentación sobre el desempeño, que se consigue al brindar una retroalimentación permanente a los individuos, para que se pueda así monitorear y corregir sus acciones.

Lo que busca la APO, es convertir los objetivos organizacionales en específicos tanto para las unidades organizacionales como para los miembros individuales, en esto constituye justamente su atracción principal.

En la APO, se realiza la planeación de un proceso mediante el cual los objetivos se pasan a través de la organización. Se traducen en objetivos específicos para cada sub. nivel. La APO funciona tanto de abajo hacia arriba como viceversa, de esta manera se obtiene una jerarquía de objetivos que une los objetivos de un determinado nivel con el siguiente.

APO vs. Teoría del establecimiento de las metas

La teoría del establecimiento de las metas, demuestra que las metas difíciles y específicas proporcionan como resultado un nivel mayor de desempeño del individuo que las metas fáciles y generalizadas, y además que la retroalimentación acerca del desempeño del individuo, hace que muestre un mayor desempeño. Al comparar esto con la APO, se obtiene que la Administración por objetivos, también se vuelve más eficaz cuando las metas son lo bastantemente difíciles como para que la persona necesite esforzarse, además comparte el hecho que se requiere de retroalimentación, de metas específicas y viables.

El único desacuerdo que se puede obtener es en la participación, pues mientras que la APO la apoya, el modelo de establecimiento de metas, considera que asignar las metas a los subordinados también funciona con frecuencia bien y no sólo funciona el aspecto participativo. Los muchos estudios que se han realizado demuestran que la APO posee una aplicación en organizaciones de negocios, educativas, de salud, de gobierno, lucrativa y no lucrativa. En algunos casos sin embargo, no se consigue lo que la gerencia esperaba al implantar la APO, pero al observar estos casos se obtiene que por lo general los problemas surgen por las irreales expectativas de los gerentes, así como también por su falta de compromiso y por su ínfima habilidad para dividir las recompensas en base al logro de la meta. No obstante, la APO conduce a los gerentes a llevar a cabo la teoría del establecimiento de las metas.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Es una técnica participativa de la planeación y evaluación, a través de la cual superiores y subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios.

Establecen objetivos (resultados) a ser alcanzados en un determinado periodo de tiempo y en términos cuantitativos, dimensionando las respectivas contribuciones (metas).

Hacen seguimientos sistemáticamente del desempeño (control) procedimientos a las correcciones necesarias

ORIGEN DE LA APO

La APO o administración por resultados constituye un modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu pragmático y democrático de teoría clásica. Su aparición es reciente: en 1954, Drucker publicó un libro, en el cual caracteriza por primera vez la administración por objetivos, siendo considerado como creador de la APO.

La APO surgió en la década de los 50, cuando la presión económica de la época generó dentro de las empresas una administración por presión, y la presión ejercida sobre los gerentes no condujo mejores resultados: esto porque los dirigentes de las empresas interpretaban la apatía de los gerentes en producir los resultados esperados como rebeldía. En respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles, y con esto se cerraba más el círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control. En ese momento, la APO como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido, comenzó a surgir con ideas de descentralización y administración por resultados, eliminando los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de aquellos servicios que necesitaran para alcanzar sus objetivos, esto fortaleció la posición de autoridad de cada jefe operativo.

CARACTERÍSTICAS DE LA APO

La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través del planeamiento y control administrativo fundamentado en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en que negocio está actuando y a donde pretende llegar.

Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la Empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, superior y subordinado de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de objetivos comunes y firmes que eliminan cualquier duda del Gerente y para evaluar el desempeño en dirección a los objetivos principales de la organización.

Así, “el desempeño esperado de un gerente debe ser el reflejo de lo que se espera en cuanto a la realización de los objetivos de la Empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribución que estos den al éxito del negocio.

El administrador tiene que saber y entender lo que las metas de la empresa esperan de él, en términos de desempeño y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él y debe juzgarlo de conformidad con la misma.

En realidad, como señala Idalberto Chiavenato la “APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la Compañía de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, a la par de la necesidad del gerente de contribuir para su propio desarrollo. Es un estilo exigente y compensador de Administración de Empresas”.

En la APO, los gerentes superiores y subordinados de la organización definen en conjunto sus metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada posición en relación con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del sector y verificación de la contribución de cada uno de sus miembros”. Así, la APO es un método por el cual las metas son definidas en conjunto entre el Administrador y su superior, las responsabilidades son especificadas para cada posición en función de los resultados esperados, que pasan a integrar los estándares de desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados. Analizando el resultado final, el desempeño del gerente puede ser evaluado objetivamente y los resultados alcanzados comparados con los resultados esperados.

La APO constituye un sistema de gestión que aporta a la organización conocimientos técnicos que permiten utilizarla como:

Un sistema de planificación: esta primera característica de la APO exige diseñar un plan de actuación mediante la definición de unas estrategias, entendiendo por tales "los caminos o vías que es necesario recorrer para alcanzar los objetivos propuestos" mediante la realización y desarrollo de determinados proyectos de actuación, proyectos que es preciso definir como "un conjunto de actividades dirigidas a obtener un resultado", esto va a permitir a la empresa conocer:

- las actividades que deben realizarse, aun por mínimas que éstas sean.

- quién debe realizarlas

- cuándo deben acometerse, y

- cómo deben ejecutarse, es decir, con qué medios o recursos

Un sistema flexible de dirección: esta flexibilidad se apoya en un sistema fluido de información ascendente y descendente que permita:

- detectar las desviaciones

- analizarlas

- comunicarlas a quién tiene la responsabilidad tanto de la ejecución del proyecto como de la obtención de los objetivos fijados por la organización, para que se puedan introducir cuantas medidas correctoras sean necesarias.

Un instrumento de motivación-participación: la APO se basa en la participación de todos los implicados en el proceso como elemento imprescindible para lograr integrar los objetivos personales y los de la propia organización. La APO se ha mostrado como un instrumento de motivación que por su propia dinámica, esencialmente participativa, favorece la constitución de equipos de trabajo, como célula idónea de la nueva cultura organizacional.

Un sistema de evaluación: la APO se apoya en un sistema flexible y continuo de evaluación que permite analizar el proceso de ejecución de las actividades planificadas y el grado de obtención de los resultados previstos. Este sistema de evaluación se apoya básicamente en la definición de indicadores, que, en cuanto instrumentos de medida, permiten evaluar el estado de realización de un proyecto o el grado de consecución de los resultados previstos.

En resumen, el APO presenta las siguientes características principales:

• Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior.

• Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición.

• Interrelación de objetivos departamentales.

• Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medida y el control.

• Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes.

• Participación actuante de la dirección.

• Apoyo intenso del staff durante los primeros periodos.

DESARROLLO DEL CONCEPTO DE LA APO

La APO actualmente es practicada en todo el mundo y lo difícil es tener claro lo que

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