Administracion por objetivos (APO)

La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye un

modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu

pragmático y democrático de la teoría neoclásica. Su aparición es reciente en 1954

Peter F. Drucker, considerado el creador de la Administración por Objetivos, publicó un

libro en el cual la caracterizó por primera vez. La Administración por Objetivos surgió en

la década de 1950, cuando la empresa privada norteamericana estaba sufriendo

fuertes presiones. Desde la intervención keynesiana durante la depresión que siguió a

la crisis de 1929, el capitalismo sufrió sucesivamente mayores injerencias y controles

gubernamentales, pues se llegó a creer que las decisiones nacionales no podían

depender de la acción de los empresarios. El empresario de la década de 1950 estaba

mdi consciente ~,. pérdida de sus márgenes de ganancias y de la necesidad de reducir

gastos, y se concentraba más en los resultados que en esfuerzos superfluos y

dispersos. La presión económica de la época generó dentro de las empresas una

“administración por presión”, pero la presión ejercida sobre los gerentes no condujo a

mejores resultados. Ello debido a que los dirigentes de las empresas interpretaban

como rebeldía la apatía de los gerentes para producir los resultados esperados Como

respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles y con eso se cerraba más el

círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control. Fue

entonces cuando se buscó una forma de equilibrar los objetivos, admitir una mayor

participación descentralizar las decisiones, permitir el autocontrol y la auto evaluación,

proporcionando mayor libertad y mayor flexibilidad en los controles.

La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el

desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó

un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido,

pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión

profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la

organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la

organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos

entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección.

Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y

administración por resultados. El único modo que encontró la dirección para revertir el

proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de

objetivos para cada área clave: cada cual escogería “cómo” alcanzar los resultados. Se

eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los

“servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos”, lo que fortaleció la posición

de autoridad de cada jefe operativo.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control

administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización

necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar.

Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la

base de un plan de objetivos a largo plazo (que pueden ser quinquenales o decenales),

y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de

la empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de

una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad

de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como

guías para la operación de la empresa. Se logran objetivos comunes y seguros que

eliminan cualquier duda del gerente, al lado de una cohesión de esfuerzos orientados

hacia los objetivos principales de la organización. Así, el desempeño esperado de un

gerente debe ser reflejo de lo que se espera en cuanto a la realización de los objetivos

de la empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribución de éstos al éxito

del negocio. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de

desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe

saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las

mismas.

En realidad, la “Administración por Objetivos es un sistema dinámico que integra la

necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la

necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y

equilibrado de administración de empresas”. “En la Administración por Objetivos, los

gerentes principales y subordinados de una organización definen, en conjunto, sus

metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada

posición, en relación con los resultados esperados de cada uno, utilizando esas

medidas como guías para mejorar la operación del sector y para verificar la

contribución de cada uno de sus miembros”. La Administración por Objetivos es, por

tanto, un método por el cual el administrador y su superior definen conjuntamente las

metas y especifican las responsabilidades para cada posición, en función de los

resultados esperados, pasando estos últimos a conformar los estándares de

desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados. Analizado el resultado final,

el desempeño del gerente puede ser evaluado objetivamente y los resultados

alcanzados pueden compararse con los resultados esperados.

En resumen, la Administración por Objetivos presenta las siguientes características

principales:

1.

establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior;

2.

establecimiento de objetivos para cada departamento o posición;

3.

interrelación de los objetivos departamentales;

4.

elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la

medición y el control;

5.

continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes;

6.

participación activa de la dirección;

7.

apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas.

8.

Veamos por separado cada una de estas características de la Administración por

Objetivos.

1.Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior

La mayor parte de los sistemas de la Administración por Objetivos utiliza el

establecimiento conjunto de objetivos: tanto el ejecutivo como su superior

participan del proceso de establecimiento y fijación de objetivos. Esta

participación, no obstante, varía mucho según el sistema adoptado. En la mayor

parte de los casos, el superior hace el trabajo preliminar, mientras que en otros,

los consultores externos hacen casi todo. La participación del ejecutivo puede

variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde puede ser

escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuración del

trabajo, con relativa autonomía en el desarrollo del plan.

2.Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición

Básicamente la Administración por Objetivos está fundamentada en el

establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel,

pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades; sin embargo, la

idea básica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado

cargo, deberá alcanzar. Con frecuencia, los sistemas de la APO definen

objetivos cuantificables (numéricos) y con tiempos predeterminados. Algunos

definen objetivos subjetivos para los cargos de staff La mayoría de los sistemas

acepta de cuatro a ocho objetivos para cada posición específica aunque, en

muchos casos, pueden existir hasta diez objetivos.

situación actual <------ Intervalo de desempeño -------> situación deseable

3.Interrelación de los objetivos de los departamentos

Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o

gerentes aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios

básicos. Ese encadenamiento es casi automático, e involucra objetivos

comerciales con objetivos de producción, por ejemplo, objetivos de un nivel con

objetivos de niveles superiores e inferiores

Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:

La especificidad de las metas

Lograr el objetivo de una manera tangible.

La participación en la toma de decisiones

El gerente y el empleado

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