APO - Administración Por Objetivos

La “Administración por objetivos es un modelo de Administración a través del cual todas las gerencias de una organización establecen metas para sus administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio fiscal de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la Empresa, en consonancia de las metas con las metas generales de la organización, fijadas por los accionistas, a través de la dirección”. Un “objetivo es un enunciado escrito sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado. Un objetivo debe ser cuantificado, difícil, relevante y compatible. Objetivo es una declaración escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de números. La casi totalidad de los objetivos es cuantificada. Son números que orientan el desempeño de los gerentes hacia un resultado medible, difícil, importante y compatible con los demás resultados”.

En la fijación de los objetivos, se deben considerar los siguientes aspectos:

i. La expresión “objetivo de la Empresa” es quizá inadecuada. La empresa es algo inanimado, y en consecuencia, no tiene objetivos, metas o planes. Los objetivos de una Empresa representan en verdad los propósitos de los individuos que en ella ejercen el poder de liderazgo.

ii. Los objetivos son fundamentalmente necesidades a satisfacer. Los objetivos de la Empresa pueden representar exclusivamente las necesidades vistas por el líder, o pueden tener bases más amplias representando los intereses de los accionistas, del equipo administrativo, de los empleados, de los clientes, o del público en general.

iii. Los subordinados y demás funcionarios tienen una serie muy grande de necesidades personales. Estas necesidades, a su vez se traducen en objetivos personales, que pueden ser declarados u ocultos.

iv. Los objetivos y las metas personales no son siempre idénticas a los objetivos y las metas de la empresa. Aunque no deben estar en conflicto: el desafío de la gerencia moderna es conseguir hacerlos compatibles.

Estas consideraciones deben ser siempre recordadas para hacer seguimiento al análisis de los objetivos. La importancia de los objetivos puede ser evaluada por los siguientes aspectos:

a) Los objetivos proporcionan a la organización una guía precisa en el sentido de una finalidad común

b) inducen al trabajo en equipo y pueden ser utilizados para eliminar las tendencias egocéntricas de los grupos existentes en la organización.

c) Sirven de base segura para verificar el valor de las metas y de los planes y ayudan para evitar errores debidos a la omisión

d) Hacen mayores las posibilidades de provisión del futuro. Una organización debe diferir su destino en el lugar de someterse a las fatalidades o el azar.

e) Muchas veces los recursos son escasos o mal ubicados. Los objetivos ayudan a orientar y para prever su distribución con criterio.

PRINCIPALES, ESTRUCTURALES Y DE COMPORTAMIENTO

La Administración por objetivos implica una técnica sistemática de gerencia. Se hace mucho énfasis en la planeación y control. La APO presenta las siguientes características principales, estructurales y de comportamiento en este sistema de fijación de objetivos.

Características Principales:

1- Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior, a fin de lograr mayor participación del personal.

2- Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición, logrando la descentralización de decisiones.

3- Interrelación de los objetivos departamentales, permitiendo buenas relaciones entre el grupo de trabajo.

Las características estructurales son:

1- Los ejecutivos fijan propósitos a largo y corto plazo. Los de largo plazo son en general establecidos por los dirigentes de la alta administración.

2- Los objetivos y metas son expresadas como resultados finales y no como tareas o actividades.

3- Los objetivos y metas deben ser coherentes, como también coordinados con los sucesivos niveles y áreas de organización.

Las características de comportamiento son:

1-Se da énfasis en el compromiso propio de los subordinados en relación con las metas, esto es, los subordinados preparan sus propias metas y pasan a ser responsables por ellas.

2-Los desvíos de resultados con relación a las metas provocan auto corrección en el desempeño, y si es necesario, orientación específica del superior.

En común:

Elaboración de planes tácticos (de cada dpto.) y planes operacionales (toda la organización) con énfasis en la medida y control de los mismos.

Autocontrol y auto evaluación de las tareas asignadas, por parte de cada subordinado y supervisor.

Normas para la fijación de objetivos

Esto no es una tarea fácil, requiere un asesoramiento inteligente por parte del superior y una practica intensiva por parte del subordinado, por lo tanto deben trabajar en forma conjunta.

La lista de objetivos no debe ser muy larga pero debe contener las principales características del trabajo que se realiza, ya que estos deben ser verificables.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS

• ¿ Cubren los objetivos las principales características de mi trabajo?

• ¿ Es demasiado larga la lista de objetivos si es si puedo combinar algunos?

• ¿ Son verificables los objetivos, si sabré al final del periodo si se han alcanzado o no?

• Los objetivos indican: a- Cantidad (cuanto) c- Tiempo (cuando)

b- Calidad (que tan bien) d- Costo (a que costo)

• ¿ Representa los objetivos un reto razonable?

• ¿ Se han asignado prioridades a los objetivos (rango, valor estadístico)?

• El conjunto de objetivo incluye también: a- Objetivos de mejoramiento

b- Objetivos de desarrollo personal

• ¿ Están coordinados los objetivos con los gerentes y unidades organizaciones, son congruente con los objetivos de mi superior, mi d3epartamento, la compañía?

• ¿Les he comunicado los objetivos a todos los que deben estar informado?

• ¿Son congruente los objetivos corto plazo con los propósitos a largo plazo?

• ¿ Están claramente identificadas las suposiciones sobre las que basan los objetivos?

13- ¿Están expresados los objetivos con claridad y por escrito?

14- ¿proporcionan los objetivos retroalimentación oportuna par que yo pueda tomar las acciones correctas necesarias?

15- ¿Son suficientes mis recursos y autoridad para alcanzar los objetivos?

16- ¿Les ha dado a las personas que se espera alcancen los objetivos la oportunidad de seguir sus objetivos?

17- ¿Tienen mis subordinados control sobre aspectos para los que se les ha asignado responsabilidad?

JERARQUÍA DE OBJETIVOS

Como las organizaciones siempre persiguen mas de un objetivo, surge el problema de cual o cuales son los objetivos más importantes y prioritarios. Los objetivos necesitan ser escalonados en un orden gradual de importancia, relevancia o prioridad, en una jerarquía de los objetivos globales hasta los objetivos individuales específicos, en función de su contribución relativa a la organización como un todo. Cada organización tiene, implícita o explícita, su jerarquía de objetivos.

Estos deben estar interconectados entre sí, deben ser ayudados por las metas para que se alcancen en forma ordenada los objetivos propuestos, de no ser así, con frecuencia las personas siguen rutas que aparentemente son buenas para su propio departamento pero pueden ser perjudiciales para la compañía como un todo.

Ya es bastante malo cuando las metas no se apoyan ni se interrelacionan, pero puede ser catastrófico para la empresa cundo interfieren entre sí.

Los objetivos más comunes a las empresas privadas, por ejemplo, generalmente son los siguientes:

a) Posición competitiva en el mercado. (Participación de mercado.

b) Innovación y creatividad en los productos.

c) Productividad e índices de eficiencia.

d) Aplicación rentable de recursos físicos y financieros.

e) Tasa de dividendos o índices de retorno del capital invertido (lucro.

f) Calidad de la administración y desarrollo de los ejecutivos.

g) Responsabilidad pública y social de la empresa.

La jerarquía de objetivos de una organización puede sufrir innumerables cambios, ya sea en la ubicación relativa de los objetivos, o en la sustitución de ciertos objetivos por otros objetivos diferentes.

Pueden facilitar otros, provocando el efecto sinérgico. Para que la jerarquía de los objetivos pueda ser eficiente alcanzada, se hace necesario tomar las siguientes precauciones:

a) Los objetivos no necesitan inicialmente traducir las grandes aspiraciones fundamentales de la empresa, sin embargo todos los objetivos incluidos en la jerarquía deben ser compatibles con tales aspiraciones.

• Deben hacer que todos los departamentos y unidades de la empresa contribuyan con

una porción del esfuerzo general.

• Deben tener en cuenta las necesidades de varias alternativas para su ejecución, así

como la relativa eficiencia y costos de cada una de ellas.

• Deben ser comunicados a todos los interesados para que cada cual comprenda las

metas de la respectiva función y sus relaciones con los objetivos fundamentales de la

empresa.

e) Deben ser periódicamente reexaminados y reformulados, no para ser utilizados solamente de acuerdo con el cambio de las condiciones del mercado, sino también, debido a los beneficios que pueden ser obtenidos con la revisión atenta de los

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