ADMINSTRACION DOCUMENTAL: EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

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INTRODUCCION

Conoceremos la conservación de documentos, del reglamento general de archivos sobre “conservación preventiva, conservación y restauración documental" a través de una sinopsis y como resolveremos algunas dificultades en ña empresa Pilos S.A, un inventario de archivo.

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EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

 Lo primero que se debe hacer es ver cuáles son las series y sub-series de un fondo documental, después organizar y ordenar cada documento para darle la conservación pertinente a los archivos; acto seguido diligenciar el Formatos Único de Inventario Documental, según el artículo séptimo del acuerdo 042 de 2002.

1. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

Incorrecto; Lo correcto sería que Daniel asumiera los dos procesos ya que la ausencia de la otra persona es temporal; si el caso fuese definitivo si tendría que entregar como lo ordena la ley y con su respectiva auditoría; además una entrega formal tarda con todo debidamente ordenado alrededor de dos días hábiles; de manera tal, que el nuevo oficio o puesto de trabajo de Daniel tendrá que esperar este mínimo de tiempo. Si el jefe insiste en la entrega, lo correcto sería que asumiera su nuevo rol y en sus espacios de tiempo alistar la entrega de su antiguo puesto y en el caso que nos ocupa el archivo.

1. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

La causa de no diligenciar un inventario documental dificultara el quehacer archivístico; va hacer complicado tener el archivo organizado y clasificado, pues si tenemos un inventario documental bien llevado nos  permitirá orientarnos al momento de manejar los insumos.

1. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo deben ser archivados esos documentos?

Arnulfo, deberá archivar esos documentos en medio magnético, de igual manera en que los archivos se encuentren y con el mismo formato, debidamente marcado y rotulado; debiendo organizarlos cronológicamente y por tipo de consulta o  frecuencia de consulta.

1. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.

No lo haría,  pues en el inventario documental está tabulada toda la información del archivo por lo menos lo de más relevancia, es un balance de verificación de lo que se encuentra relacionado en el archivo y del destino del faltante ya sea por préstamo, por traslado, por destrucción, etc.; no existirá orden ni armonía en el archivo y reinaría el caos en la búsqueda de un documento.

CONCLUSIONES

El Acuerdo 050 del 2000, establece que la Conservación de Documentos en las empresas se puede radicar a través de mecanismos de prevención de deterioro de la información documental, ya sea en entidades públicas o privadas.

El Acuerdo 048 del mismo año hizo necesario reglamentar los criterios que se deben tener en cuenta para ejecutar procedimientos de conservación preventiva, conservación y restauración documental y su ámbito de aplicación y/o alcance.

WEBGRAFIA

•  www.si-forma.net/cursos/sistema-de-clasificacion-de-archivo

• www.mundoarchivistico.com

• Archivo general de la nación Colombia/mini manual no.4 /tablas de retención y tranferencias documentales/directicez básicas e instructivos para su elaboracón

• Sena virtual/organización documental en el entorno laboral/guía de aprendizaje no.4/2015

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