Acuerdo 060 de 2001

DE LA NECESIDAD A LA OBLIGACION

Con el acuerdo 060 se pretenden establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones publicas.

Con este acuerdo se abren las puertas al uso de nuevas tecnologías. Donde se contemplan la utilización de firmas digitales, el uso de los mensajes de datos y el comercio electrónico. (Ley527 de 1999)

Se pretende crear una Agenda de Conectividad, siendo una política de estado, para masificar el uso de las tecnologías de la comunicación (Tics), modernizar las instituciones públicas, dándole acceso a toda la sociedad. Ya que el avance de las entidades, la dirección y organización se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y de esta manera se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. (Art 1)

También se hace necesario que las entidades de correspondencia cumplan con los PGD para los procesos que cumplen los documentos desde la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta.

Para los efectos del acuerdo se definen varios conceptos para nuevas formas de comunicación tales como: Archivo electrónico, Comunicaciones Oficiales, Correspondencia, Documento electrónico de archivo, Documento Original, Documento Público, Radicación de comunicaciones oficiales, Registro de Comunicaciones oficiales, Serie documental, Tabla de retención documental.(Art 2)

En los procedimientos de la radicación de comunicaciones oficiales se velara por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual es indispensable ser muy cuidadoso con el manejo de los documentos a la hora de revisar los números de radicación, y verificar que no hallan números repetidos, ni enmendados, corregidos y tachados, además siguiendo un orden de rigor en la recepción de los documentos; presentándole la copia debidamente radicada al usuario que presente personalmente la correspondencia. (Art 5)

También se han establecido pautas para la conservación de documentos y para ello deben incluir en sus PGD, un adecuado proceso que proteja la integridad de los documentos en todo su ciclo vital; implementando así elementos como papel con un pH adecuado y tintas especiales aptas para su conservación. (Art 9)

Igualmente con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades elaboraran sus documentos teniendo en cuenta las normas ICONTEC y contener encabezado y pie de pagina con el logo y los datos de la entidad.

Finamente se requiere que las entidades informen los horarios de servicio en un lugar visible y de fácil acceso. (Art 5)

Solo queda esperar que las instituciones acaten y hagan uso de esta resolución que beneficia tanto a los funcionarios y la entidad como tal, así como la sociedad en general. Así que llegó la hora de poner de su parte a los altos mandos administrativos, acerca de llevar un digno manejo de todos los documentos, y Darle paso a está que aparte de ser una Necesidad para las entidades ahora es una OBLIGACION que acarrea sanciones, así como también grandes beneficios por la practicidad del sistema e incentivos por parte del Gobierno Nacional.

Esperamos con todas estas determinaciones, que el papel que desempeñan las personas capacitadas para ejercer estas funciones en cuanto al PGD, tanto auxiliares como técnicos y tecnólogos tengan el lugar que se merecen dentro de la estructura funcional en las entidades, pasando de ser estas tareas algo discriminado, como pudo haber sido considerado anteriormente, a ocupar un lugar indispensable y estratégico dentro de la optimización del servicio en las diversas entidades.

Podemos estar seguros

...