Administracion de cuentas por cobrar

ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

1. ¿En qué área de la empresa debe estar ubicado el departamento de crédito?

Debe estar ubicado en la división financiera, ya que se encuentra directamente vinculado con los objetivos que persigue esta área.

2. ¿Cuáles son las etapas básicas en el esquema de administración de crédito y la cartera?

-diseño de la política de crédito: Toda actividad empresarial se maneja bajo políticas o normas que orientan la diversidad de actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil; por lo tanto, considerando que el crédito es un proceso ordenado de pasos y procedimientos interconectados al desenvolvimiento económico y financiero necesita de políticas para que dicha actividad se encausen sobre objetivos específicos.

Estas políticas marcarán las pautas para la consecución de estos objetivos a los cuales se debe llagar en virtud a una administración efectiva del crédito. Para identificar la propuesta anterior en su verdadera dimensión, los objetivos previamente identificados responden la pregunta ¿Qué queremos alcanzar en términos de objetivos? Es decir, aplicamos políticas de crédito con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos de la Gerencia con respecto a la actividad crediticia. Por lo tanto estas políticas indicaran el camino para llegar a esos objetivos y darán la pauta de cómo actuar para lograrlo.

-análisis y otorgamiento del crédito: Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa por simple y rápida que esta sea, todo crédito por fácil, bueno y bien garantizado que parezca tiene riesgo, el análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino que disminuya, es necesario en importante contar con buen criterio y sentido común.

El fin primordial del proceso de otorgamiento es identificar los riesgos inherentes a la actividad de colocación de recursos, derivar conclusiones en cuanto a la probabilidad de pago y hacer recomendaciones en cuanto al tipo y estructura adecuados de las operaciones crediticias, a la luz de las necesidades del cliente y de los riesgos percibidos, con el propósito de maximizar su rendimiento.

-seguimiento de la cartera: Al conceder el crédito, se genera la cartera. Los directivos, funcionarios y trabajadores tienen la obligación de cuidar el dinero de los socios y preservar la salud financiera de la institución, en función de lo cual tienen el derecho de supervisar el uso adecuado de los créditos y vigilar el reembolso de los mismos, de acuerdo a las condiciones pactadas con los socios.

3. ¿Quién debe definir las políticas de crédito en una empresa?

Son establecidas por la alta gerencia de la empresa o compañía, ya que ellos deben apoyar el plan estratégico que haya establecido la empresa como tal pues es el objetivo que persiguen en la empresa.

4. ¿Qué características deben presentar las políticas de crédito?

-que sean uniformes: se deben tener los mismos lineamientos para los diferentes tipos de créditos.

-ser flexibles: de tal forma que no se vean afectados por los constantes cambios económicos.

-ser adaptables: ósea que no tenga dificultad al momento de entrar a otro lugar diferente de donde se encontraba.

5. ¿cuáles deben ser los capítulos básicos de un manual de crédito?

-principios básicos de crédito: son todos esos principios que se deben tener en cuenta para otorgar créditos.

-cliente objetivo: es el tipo o clase de cliente a la cual se le otorgara el crédito.

-modalidades de crédito: usar cualquiera de las modalidades disponibles ya sea por plazos, tipos de intereses, periodos de gracia, entre otras.

-proceso de aprobación de crédito: son esos pasos y estamentos de aprobación, que se hacen fijando un tiempo o fecha para la aprobación de los créditos y determinando hasta donde debe llegar cada uno de los créditos para ser aprobados.

-administración de la cartera: aquí se determinan los procesos básicos para el seguimiento de la cartera, manejo de cobranza, clasificación, calificación, provisiones. Etc.

-sistema de información comercial: sirve para obtener la información requerida del cliente para así poder determinar si es conveniente concederle o no el crédito.

6. ¿En qué consiste el estudio del crédito?

Es el proceso de recopilar, interpretar, comparar y estudiar los estados financieros y la información básica ya sea de una persona o empresa para así minimizar los riesgos en sus transacciones comerciales y financieras, siguiendo los procesos y protocolos establecidos por la entidad que concederá el crédito.

7. ¿qué pasos deben seguirse en el estudio de crédito?

-buscar información cualitativa y cuantitativa.

-interpretar la información recopilada, para ver la situación financiera.

-ya habiendo interpretado la información obtenida se compara con la información de otras empresas dedicadas a la misma actividad y que tengan su mismo tamaño o por lo menos sea similar.

- por último se estudian los datos para así tener un criterio y tomar una decisión o sugerir una recomendación.

8. ¿Cuáles son las cinco C del crédito y que significan?

1. capacidad: capacidad de pago del cliente

2. carácter: responsabilidad con la que asume el cliente sus deudas

3. capital: situación financiera que presentan sus estados

4. condiciones: que las condiciones de crédito se ajusten al flujo de caja del cliente

5. colateral: garantías que cubre el crédito

9. ¿Qué documentos se le deben solicitar a un empleado para el análisis de su crédito?

-solicitud de crédito, diligenciada

-certificación laboral, de trabajo y salario

-declaración de renta o certificación de ingresos y retenciones

-ultimo desprendible de pago

-extractos bancarios de los últimos cinco meses

-certificado de libertad reciente de los bienes raíces

-tarjeta de propiedad de los vehículos

-contrato de arrendamiento, si tiene bienes inmuebles arrendados

-último recibo de pago, si tiene bienes inmuebles arrendados

10. ¿Qué documentos se deben solicitar a un trabajador independiente para el análisis de su crédito?

-Solicitud de crédito, diligenciada

-Declaración de renta

-certificado de constitución y gerencia de negocios, si lo tiene

-estados financieros

-extractos bancarios de los últimos cinco meses

-certificado de libertad reciente de los bienes raíces

-contrato de arrendamiento, si tiene bienes inmuebles arrendados

-último recibo de pago, si tiene bienes inmuebles arrendados

11. ¿Qué pasos deben seguirse en el análisis de crédito de personas?

-revisión de solicitud, para constatar que está debidamente diligenciada, que la información sea consistente y poner los datos que no estén.

-verificación de los datos principales, más exactamente el lugar de residencia y de trabajo de la persona.

-investigación de las cinco C

-análisis financiero de las cifras, hacer la respectiva verificación para constatar que ingresos sean reales y los egresos razonables teniendo en cuenta las condiciones de dicha persona.

12. ¿Cuáles son los puntos más importantes del análisis cualitativo de personas?

-quien es el sujeto de crédito

-antigüedad como cliente

-el tipo o clase de negocio que tiene

-lugar donde vive

-estabilidad en el lugar donde vive

-hábitos de vida (base de datos, referencias comerciales y bancarias)

-activos fijos que pesee

-ingresos y gastos

-comportamiento crediticio

-codeudores y garantía

13. ¿Cómo se mide la capacidad de pago de las personas naturales?

Se mide sabiendo que es lo que le queda después de haberle descontado a sus ingresos ya plenamente comprobados los gastos razonables.

14. ¿Qué documentación deben allegar las empresas para el estudio de su crédito?

-solicitud de crédito

-certificado de constitución y gerencia de la empresa

-declaración de renta

-estados financieros de los últimos tres periodos, como son; el balance, estados de resultados y flujo de caja del negocio

-referencias bancarias o comerciales

-certificado de libertad reciente de los inmuebles

-tarjeta de propiedad de los vehículos

15. ¿Qué pasos deben seguirse en el estudio de crédito de empresas?

-revisión de la solicitud y análisis preliminar de los estados financieros, para así determinar si hay posibilidades de conceder el crédito a dicha empresa

-visita o entrevista telefónica a la empresa, para tener información más clara sobre la información cualitativa y aclarar dudas que se tengan sobre los estados financieros

-investigación del comportamiento crediticio

-análisis financiero (aspectos cualitativos y cuantitativos)

-concepto final para la aprobación o no del crédito

16. ¿Qué elementos básicos se deben considerar en el análisis cualitativo de la empresa?

-quien es el sujeto de crédito

-antigüedad como cliente

-breve historia del negocio

-principales productos

-principales proveedores

-principales clientes

-exportaciones (hacia donde exporta, plazos y condiciones)

-activo fijo (valor comercial y gravámenes

-tecnología que emplea la empresa

-administración

-relaciones

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