Administracion de las cuentas por cobrar

ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar es una de las herramientas más importantes que tiene al alcance el administrados financiero para optimizar el capital de trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la empresa. ¿Pero que son las cuentas por cobrar y a que se debe su importancia? Las cuentas por cobrar no es más que una extensión de crédito comercial a los clientes por un tiempo prudencial en cuenta abierta, Con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer a nuevos clientes. De aquí su importancia, En el empuje que le puede dar a maximizar la empresa, lo que dependerá de un buen administrador de las cuentas por cobrar.

Factores fundamentales en la gestión de las cuentas por cobrar

Existen tres aspectos importantes que se debe tener en cuenta en la administración de las cuentas por cobrar y son los siguientes:

Políticas de crédito

Términos crediticios

Políticas de cobranza

Se deben de evaluar estos aspectos en un futuro cambio comparativo con la situación actual; es decir que nuestro estudio estará centrado en la inclusión de nuevos aspectos y determinar si son o no convenientes para la empresa.

Política de crédito

Son un conjunto de decisiones que incluye las normas de crédito que establece el lineamiento para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuento se le debe conceder. ¿Cuál es el objetivo de la política de crédito? Su objetivo es promover las ventas, por consiguiente, debe cuidarse que su empleo ayude a maximizar las utilidades de la empresa y el rendimiento de la inversión. Esto debido, a que a veces se abusa del crédito y esta deja de ser atractivo en lo que respecta al rendimiento de la inversión.

Estándares de crédito

La empresa debe determinar los criterios mínimos y la naturaleza de los riesgos de crédito sobre la base de registros de pagos anteriores, que se deben tener en consideración para conceder un crédito a un cliente. La selección de crédito consiste en la aplicación de técnicas para determinar qué clientes deben recibir crédito. Este proceso implica evaluar la capacidad crediticia del cliente y compararla con los estándares de crédito de la empresa, es decir, los requisitos mínimos de ésta para extender crédito a un cliente.

Cuando se crea una cuenta por cobrar, se ha extendido un crédito a un cliente, quien se espera que lo reembolse de acuerdo a los términos comerciales. Los banqueros se refieren algunas veces a las 5 C del crédito:

Carácter: Se refiere a la calidad moral y ética del individuo que es responsable por el reembolso del préstamo. Una persona de principio o una compañía administrativa por personas de altas normas éticas supuestamente será un buen riesgo de crédito. Una decisión sobre el carácter es un juicio por parte del prestamista y se considera uno de los aspectos más significativos cuando de otorga un préstamo.

Capacidad: la capacidad del solicitante para rembolsar el crédito solicitado, determinada por medio de un análisis de estados financieros centrados en los flujos de efectivo disponibles para reembolsar las obligaciones de deuda.

Capital: es el nivel de recursos financieros que están disponibles para la compañía que busca el préstamo e involucra un análisis de las deudas de capital contable, así como la estructura de capital de la empresa. (la deuda del solicitante con relación a su capital propio).

Colateral: el monto de activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el pago. Obviamente, entre mejor sea la calidad de la garantía colateral, más bajo será el riesgo del préstamo.

Condiciones: se refiere a la sensibilidad de la utilidad en operación y de los flujos de efectivo a la economía. Algunas industrias, tales como las de automóviles, de productos químicos y de papel son de todo cíclicas y muestran amplias fluctuaciones en los flujos de efectivo a medida que la economía se desplaza a través del ciclo económico de contracción y de expansión. Entre más sensible sea el flujo de efectivo a la economía, mayor será el riesgo de crédito de la empresa. Cuando la economía está en recesión, la salud de los negocios es más dedil en general y la mayoría de las empresas es más riesgos.

El análisis por medio de las cinco “C” del crédito no genera una decisión de aceptar-rechazar específica, por lo que su uso requiere un analista experimentado para revisar y otorgar solicitudes de crédito. La aplicación de este esquema asegura que los clientes de crédito de la empresa pagaran, sin ser presionados, dentro de las condiciones de crédito establecidas.

Cambio de los estándares de crédito

En ocasiones, la empresa considerará cambiar sus estándares de crédito en un esfuerzo por mejorar sus rendimientos y crear mayor valor para sus propietarios. Como muestra, considere los siguientes cambios y efectos en las utilidades que se esperan de la relajación de los estándares de crédito.

Efectos de la relajación de los estándares de crédito

Variable Dirección del cambio Efecto en las utilidades

Volumen de ventas Aumento Positivo

Inversión en cuentas por cobrar Aumento Negativo

Gastos por deudas incobrables Aumento Negativo

Si los estándares de crédito se hicieran más estrictos, se esperarían los efectos opuestos.

Caso aplicativo N°1

Dodd Tool, un fabricante de herramientas de torno, vende en la actualidad un producto en 10 dólares por unidad. Las ventas (todas a crédito) del año pasado fueron de 60,000 unidades. El costo variable por unidad es de 6 dólares. Los costos fijos totales de la empresa son de 120,00 dólares.

La empresa considera una relajación de los estándares de crédito, que se espera dé como resultado lo siguiente: un aumento del 5 por ciento de las ventas unitarias a 63,000 unidades; un incremento del periodo promedio de cobro de 30 días (el nivel actual) a 45 días; un aumento de los gastos por deudas incobrables del 1 por ciento de las ventas (el nivel actual) al 2 por ciento. El rendimiento requerido de la empresa de inversiones de riesgo similar, que es el costo de oportunidad por la inmovilización de fondos en cuentas por cobrar, es del 15 por ciento.

Para determinar si debe relajar sus estándares de crédito, Dodd Tool debe calcular el efecto de la relajación en la contribución adicional de las ventas de la empresa a las utilidades, el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar y el costo de deudas incobrables marginales.

Contribución adicional de las ventas a las utilidades Como los costos fijos son costos “hundidos” y, por lo tanto, un cambio en el nivel de ventas no los afecta, el único costo relevante para un cambio en las ventas son los costos variables. Se espera que las ventas aumenten 5 por ciento, o 3,000 unidades. La contribución a las utilidades por unidad será igual a la diferencia entre el precio de venta por unidad (10 dólares) y el costo variable por unidad (6 dólares). Por lo tanto, la contribución a las utilidades por unidad será de 4 dólares. La contribución adicional total de las ventas a las utilidades será de 12,000 dólares (3,000 unidades x 4 dólares por unidad).

Costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar Para calcular el costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar, Dodd debe determinar la diferencia entre el costo de mantener las cuentas por cobrar con los dos estándares de crédito. Como su interés se centra sólo en los costos pagados en efectivo, el costo relevante es el costo variable. La inversión promedio en las cuentas por cobrar puede calcularse con la formula siguiente:

Inversión promedio en las cuentas por cobrar

=(costos vareables de las ventas anuales)/(rotacion de las cuentas por cobrar) (1)

Dónde: rotación de las cuentas por cobrar

= 365/(periodo promedio de cobro)

El costo variable total de las ventas anuales con los planes presente y propuesto se determina de la manera siguiente, usando el costo variable por unidad de 6 dólares.

Costo variable total de las ventas anuales

Con el plan presente: (6 dólares x 60,000 unidades) = 360,000 dólares

Con el plan propuesto: (6 dólares x 63,000 unidades) = 378,000 dólares

La rotación de las cuentas por cobrar es el número de veces al año que las cuentas por cobrar de la empresa se convierten realmente en efectivo. Se calcula dividiendo 365 (supuestamente el número de días en un año) entre el periodo promedio de cobro.

Rotación de las cuentas por cobrar

Con el plan presente =365/30=12.2

Con el plan propuesto =365/45=8.1

Si sustituimos los datos de costo y rotación calculados en la ecuación (1) para cada caso, obtenemos las siguientes inversiones promedio en las cuentas por cobrar:

Inversión promedio en las cuentas por cobrar

Con el plan presente =$360,000/12.2=$29,508

Con el plan propuesto =$378,000/8.1=$46,667

La inversión marginal en las cuentas por cobrar y su costo se calculan de la manera siguiente:

Costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar

Inversión promedio con el plan propuesto $46,667

- Inversión promedio con el plan presente $29,508

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