Analisis De Variaciones

INTRODUCCION

Las variaciones resultan de diferencias entre lo realmente ocurrido y lo establecido en el presupuesto, están pueden ser positivas o negativas, es decir, pueden estar por sobre la cifra presupuestada o por debajo de lo estimado

Los presupuestos en la Planeación y Control son bien complejos ya que en la planeación los presupuestos son útiles porque mejoran la comunicación y la coordinación. El proceso para elaborar un plan formal obliga a los administradores a considerar sus objetivos y especificar los medios para alcanzarlos.

Los presupuestos en el control son útiles porque proporcionan una base para la evaluación del desempeño. Se realiza comparando en desempeño real con el desempeño planeado o presupuestado.

El Análisis Costo-Volumen-Utilidad proporciona una visión financiera panorámica del proceso de planeación. El costo-volumen-utilidad está constituido sobre la simplificación de los supuestos con respecto al comportamiento de los costos.

El costo-volumen-utilidad le permitirá dar una respuesta a las preguntas que los gerentes se enfrentan todos los días.

OBJETIVOS

 Conocer el análisis de variaciones de los costos.

 Explicar el uso de los presupuestos en la planeación y control.

 Conocer los tipos de presupuestos que se pueden elaborar en el Presupuesto Maestro.

 Saber cuáles son los Costos Fijos y Variables.

 Conocer que es el Análisis Costo-Volumen-Utilidad.

ANALISIS DE VARIACIONES

Objetivo del análisis:

Las variaciones resultan de diferencias entre lo realmente ocurrido y lo establecido en el presupuesto, están pueden ser positivas o negativas, es decir, pueden estar por sobre la cifra presupuestada o por debajo de lo estimado. Si bien los montos son importantes, mas lo suelen ser las causas que han generado ciertas variaciones, por consiguiente, los objetivos del análisis de las variaciones se orientan más a las causas que a los efectos que la generan. De esta forma es posible efectuar acciones correctivas, durante la ejecución del presupuesto y no necesariamente al final de este, cuando ya no es posible rectificar los destinos.

Suele ponerse énfasis en que la comparación de los resultados reales con las metas planificadas o del presupuesto, es una parte importante del control durante la ejecución, también de la evaluación al final del ciclo presupuestario. Por lo general las variaciones son parte de los informes de desempeños intermedios y finales. La gerencia debe hace un estudio cuidadoso de las variaciones, particularmente de las causas que lo motivaron, las cuales, y no los resultados reales debe conducir a los remedios correspondientes a través de la acción correctiva por parte de la administración.

Procedimiento del análisis

Al estudiar y evaluar una variación para determinar las causas que la originaron, deben considerarse una serie de posibilidades, entre ellas:

1. La variación no es importante

2. La variación se origino por error en el proceso de elaboración del informe

3. La variación se debió a una decisión especifica de la administración

4. La variable se explica por causas exógenas (un terremoto)

5. Variaciones que no tienen causa conocida y son más bien de tipo inexplicable a primera vista.

De las variaciones enumeras las del ultimo tipo son las que deben estudiarse con detalle, pues allí, es donde deben encontrarse las causas no conocidas a una primera vista. El análisis de las variaciones, es entonces, selectivo y por excepción. No se trata de emplear tiempo en todas las variaciones, sino en aquellas estimadas como significativas de esclarecer.

Existen numerosas formas de estudiar o investigar las variaciones, para determinar las causas que las originaron. Algunos de los principales métodos enunciados por Welsh en su libro de presupuestos son:

a) Reuniones y conversaciones con los gerentes y supervisores de área o centros de gestión así como empleados del centro de gestión específico de que se trate.

b) Análisis de las condiciones de trabajo, incluyendo el flujo del mismo, la coordinación de las actividades, la efectividad de la supervisión y otras circunstancias prevalecientes.

c) La observación directa

d) Investigación de los sitios mismos realizados por los gerentes de líneas

e) Investigación efectuadas por grupo de asesores

f) Auditorías internas

g) Estudios especiales

El análisis a las variaciones supone un análisis de dos grupos de datos, a fin de lograr una idea de las causas que la motivaron, los datos presupuestados y los datos reales, o los datos reales con los datos del ejercicio anterior, por los datos reales con los datos promedios de la industria. Esto significa que siempre debe haber un dato base para la comparación y determinar la variación.

ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES DE LOS COSTOS

Los análisis de los resultados de los costos, deben suministrar una información útil y lo más exacto posible que sirvan de guía a los diferentes niveles de dirección, que conduzcan a la acción y tomar las decisiones que procedan en cada caso.

Conociendo cuanto se debe invertir en materiales, salarios y cada concepto de gastos por los costos normados y su comparación con los gatos reales resulta fácil determinar la variación y el análisis para localizar las causas de la Incidencia.

El responsable del análisis, calcula el valor por cada una de las causas entre la ejecución real y costo estimado y detecta el hecho fundamental de la variación del costo y propone los cambios y rectificaciones basado en los resultados.

El objetivo del Sistema de Costo es obtener un mejor análisis de la eficiencia en la producción, está basado en la elaboración de normas de costos por productos que al compararse con los costos reales se determina lo gastado de más por cada elemento de gasto o lo ahorrado requiriendo de una acción correctiva de las desviaciones significativas con el costo estimado o exigencia de responsabilidad según sea el caso.

La finalidad del análisis es obtener un control sobre los costos que se logra cuando se detecta y rectifica los errores y desviaciones, corrigiendo los métodos en los medios físicos empleados como los equipos, materiales y fuerza de trabajo regulando las operaciones internas a través de la comparación de los resultados.

El control es una cuestión de acción administrativa, y para que sea eficaz, la dirección debe actuar basándose en la información obtenida en el proceso de análisis y medir el comportamiento de la actividad empresarial a través de los costos como reflejo fiel y oportuno de los gastos reales en correspondencia con las estimaciones.

INFORME DE LOS RESULTADOS DE COSTOS

La presentación del Informe requiere del conocimiento de los niveles que va dirigido, ya sea de rutina o especiales para la selección del contenido, en cuanto a los resultados totales, parciales, producciones principales o significativas o por excepción.

El diseño de un Sistema de Registros de Costos depende en gran parte de los re¬sultados y de la información que se quiere proporcionar y al nivel de dirección a que va dirigido y a los trabajadores que tienen que trabajar con él, para la interpretación de los resultados.

Las informaciones sobre las variaciones de los resultados de los costos deben ser evaluados periódicamente para eliminar el trabajo innecesario e informes inútiles.

Los modelos de este sistema contienen una información completa que sirve de utilidad a todos los niveles, por lo que su selección es importante para su presentación adecuada, conteniendo datos analíticos como globales para un uso oportuno y necesario de información, tanto parciales como totales o selectiva por excepción; la de interés para la Dirección.

PLANEACION Y CONTROL DE PRESUPUESTO

USO DE PRESUPUESTOS EN LA PLANEACION Y EL CONTROL

En las compañías, como Microsoft, Marriott, Wal-Mart u otras, los presupuestos tienen alta prioridad. Todo proceso de planeación y control y muchas compañías que se crea en su entorno en sus presupuestos.

PLANEACION

Los presupuestos son útiles en el proceso de planeación porque mejoren la comunicación y la coordinación. El proceso para elaborar un plan formal, es decir, un presupuesto, obliga a los administradores a considerar cuidadosamente sus metas y objetivos y a especificar los medios para alcanzarlo. Los presupuestos se convierten en el vehículo para comunicar así a dónde va la compañía y ayuda a coordinar las actividades de los administradores.

CONTROL

Los presupuestos son útiles en el proceso de control porque proporcionan una base para la evaluación del desempeño.

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