Archivo -grama

Nombre: Oscar Caiza Dávila

Fecha: 02 de junio de 2012

Actividad:

Tema: Ciclo vital de los documentos

Las funciones archivísticas comprende los siguientes momentos: de gestión, intermedio y permanente:

MOMENTO DE GESTION: Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos.

PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido

ELABORACION: Es la edición del documento;

TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitación da paso a la vigencia.

Dentro del momento de gestión tenemos las siguientes funciones archivísticas:

LA EDICION: es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normalización (normalización archivística jurídica regula la gestión y todo el ciclo de los archivos) y la normalización (abarca la normatividad administrativa: regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y la normatividad técnica: regula el que, el cómo, él cuando y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas) que requiera según el tipo documental;

EL ACOPIO: o reunión de documentos, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo;

LA ORGANIZACIÓN: proceso archivístico orientado a la clasificación (se realiza mediante la utilización de secciones documentales luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documental), la ordenación ( Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo al tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente) y la descripción (identificar y analizar los documentos para su localización.

INFORMES

ARCHIVO GESTIÓN: 2

ARCHIVO CENTRAL: 5

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Etapas que cumple:

• PLANEACION

• PRODUCCIÓN

• VIDA

• TRANSFERENCIA A UN ARCHIVO PARA SU CONSERVACION.

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