Brigadistas

BASC .

GUIA

de buenas prácticas

en SEGURIDAD en la

cadena de suministros

Esta guía fue elaborada con el apoyo de la Organización de Estados Americanos OEA a

través de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas - CICAD.

La guía ha tomado como referencia un sinnúmero de documentos entre ellos la Guía de

Implementación de Estándares BASC de la Organización Mundial BASC - OMB y los

manuales de seguridad para el transporte aéreo, férreo y marítimo elaborados por el

Servicio de Aduanas de los Estados Unidos.

TABLA DE CONTENIDO

1. Antecedentes 6

2. Objetivos 7

2.1. Generales 7

2.2. Especí.cos 7

3. Alcance 8

4. Administración de riesgos 8

4.1. Clasificación de los riesgos 8

4.1.1. Especulativos 8

4.1.2. Riesgos puros 8

4.1.2.1. Robos 8

4.1.2.2. Tráfico ilícito 9

4.1.2.3. Terrorismo 9

4.1.2.4. Piratería 9

4.2. Áreas potenciales a exposición de riesgos 9

4.2.1. Bienes o propiedades 9

4.2.2. Responsabilidades 9

4.2.3. Personal 9

4.3. Metodología para el desarrollo de la gestión de riesgos 9

4.3.1. Identificar el contexto 10

4.3.2. Identificación de riesgos 10

4.3.3. Análisis del riesgo 10

4.3.4. Evaluación del riesgo 11

4.3.5. Tratamiento del riesgo 11

4.4. Auditorías 11

5. Seguridad física instalaciones 12

5.1. Perímetro 12

5.1.1. Muros 13

5.1.2. Mallas (Cercas de Alambre) 13

5.1.3. Barreras 13

5.1.4. Concertinas 14

5.1.5. Fijación de puertas en el perímetro 14

5.1.6. Garitas o casetas para personal de seguridad 14

5.1.7. Guardias de Seguridad 15

5.1.8. Alarmas 16

5.1.9. Iluminación 16

5.1.10. Comunicaciones 16

5.1.11. Áreas Externas 16

5.1.12. La comunidad 17

5.1.13. Inspecciones de Seguridad 17

5.2. Parqueaderos 17

5.2.1. Vehículos propios de la compañía y/o arrendados 17

5.2.2. Vehículos de empleados 18

5.2.3. Vehículos de carga 18

5.2.4. Vehículos de visitantes 19

5.3. Estructuras físicas 19

5.3.1. Instalaciones Administrativas 19

5.3.2. Plantas de Producción 20

5.3.3. Bodegas y Áreas de Almacenamiento 21

5.3.4. Vías 21

5.3.4.1. Resistencia 21

5.3.4.2. Iluminación 21

5.3.4.3. Seguros y control de llaves 22

6. Seguridad Electrónica 22

6.1. Centros de monitoreo 22

6.2. Control de acceso 23

6.3. Sistemas de Control e identificación de empleados, visitantes y vehículos 23

6.3.1. Políticas 24

6.3.1.1. Restringir ocupación de zonas 24

6.3.1.2. Controlar entrada y salida 25

6.3.1.3. Sincronizar entrada y salida 25

6.4. Circuito cerrado de televisión (C.C.T.V) 25

6.4.1. Matrix de Control 25

6.4.2. Cámaras 26

6.4.2.1. Cámaras Móviles 26

6.4.2.2. Cámaras Fijas 26

6.4.3. Grabación Digital 27

6.4.4. Monitores 28

6.4.5. Fijación de dispositivos y alarmas 28

6.4.5.1. Paneles de Control Contra Incendio 29

6.5. Control Perimetral 29

6.6. Sistemas redundantes o emergentes 30

7. Seguridad de Personal 30

7.1. Proceso de selección 31

7.1.1. Perfil del cargo 31

7.1.2. Requisición 32

7.1.3. Reclutamiento 32

7.1.4. Entrevista jefe inmediato 32

7.1.5. Documentación y antecedentes 32

7.1.6. Preselección 33

7.1.7. Exámenes y Pruebas 33

7.1.8. Selección 33

7.1.9. Contratación 33

7.1.10. Inducción y entrenamiento en seguridad 34

7.2. Identificación en las áreas de trabajo 34

7.3. Mantenimiento y conocimiento del personal 34

7.4. Prevención contra conspiraciones internas 35

7.4.1. Programas de incentivos 35

7.5. Análisis de riesgos por cargo 35

8. Control y seguridad de documentos 36

8.1. Documentos no electrónicos 36

8.1.1. Política de firmas 36

8.1.2. Plazos para recepción o trámite de documentos 37

8.2. Documentos electrónicos e información sistematizada 37

8.2.1. Protección de los datos 37

8.2.2. Interceptación 37

8.2.3. Copias de seguridad 38

8.2.4. Protección del hardware 38

8.2.4.1. Acceso físico 38

8.2.4.1.1. Medidas de seguridad 39

8.2.4.2. Desastres naturales 39

8.2.4.2.1. Medidas de seguridad 39

8.2.4.3. Alteraciones del entorno 40

8.2.4.3.1. Medidas de seguridad 40

9. Seguridad de la carga 41

9.1. Sistemas, procedimientos durante el almacenamiento 41

9.1.1. Áreas para almacenamiento de desperdicios, desechos y/o basuras en general 42

9.1.2. Facilidades previas para la transferencia de responsabilidad con la carga 42

9.1.2.1. Procedimientos para envío y recepción de carga 43

9.1.2.2. Facilidades de ingreso y salida de carga 43

9.1.2.3. Rutas desde y hacia los puntos de cargue y descargue 43

9.1.2.4. Verificación de la Carga 43

9.1.2.5. Recibo de contenedores vacíos para cargue en planta 44

9.1.2.6. Recibo y entrega de contenedores llenos 44

9.1.2.7. Sellos y Precintos 44

9.1.2.8. Alianzas estratégicas de seguridad 45

9.2. Documentación 45

9.2.1. Documentos de la Carga 45

9.2.1.1. Reporte de faltantes, sobrantes o inconsistencias en documentación 45

10. Selección de Clientes y Proveedores 46

10.1. Aplicación de medidas de seguridad 46

10.2. Acuerdos 47

10.3. Calificación de proveedores 47

1. Antecedentes

La seguridad es un proceso y como tal se ve sujeto a constantes cambios por su permanente dinamismo, debido a factores externos producto de la globalización, las leyes y exigencias aplicadas por las diferentes naciones en torno al comercio internacional y el creciente desarrollo tecnológico. Siempre se resuelven situaciones que aparentemente son sencillas, pero podrían presentar un riesgo de proporciones inimaginables o de alto impacto para la compañía. Para promover el desarrollo, la empresa se debe mover en un campo donde se requieren nuevos medios, nuevos métodos, nuevas técnicas y nuevas tecnologías. Los factores que en la actualidad afectan a la región, están de una u otra forma ligados al narcotráfico.

Para reducir los niveles de inseguridad y mejorar las condiciones del comercio y fortalecer

la cadena lícita de abastecimiento, la Organización de Estados Americanos OEA, a través de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas CICAD, se ha consolidado por múltiples circunstancias y actividades en la primera entidad del hemisferio

en canalizar los esfuerzos colectivos de los Estados miembros para reducir la producción, tráfico y el uso y abuso de drogas en las Américas.

Han quedado manifiestos significativos logros en áreas relacionadas con la problemática de las drogas, tales como el desarrollo alternativo, el control de lavado de activos, el control del movimiento ilícito de armas de fuego, el fortalecimiento institucional y el trabajo sobre estadísticas referidas al problema para dar tratamiento al tema del crimen organizado y el terrorismo.

También hubo un aumento en el uso de las tecnologías más modernas en varios proyectos, y una multiplicación de esfuerzos debido a la sinergia creada por el trabajo de la comisión con otras entidades u organizaciones que tienen similares metas y objetivos de cooperación marítima, seguridad portuaria, cooperación aduanera e inteligencia antidrogas.

Dentro de las recomendaciones que deben seguir los países con dichas problemáticas están:

• La creación de una matriz uniforme de evaluación de riesgo/amenaza para evaluar vulnerabilidades y deficiencias en seguridad portuaria, zonas costeras y medios marítimos.

• El desarrollo de un conjunto de leyes y reglamentos (legislación modelo) de control marítimo que los países pueden utilizar en su examen y actualización de leyes y reglamentos para asegurar una jurisdicción y seguridad marítimas adecuadas.

• La elaboración de una guía de operaciones marítimas modelo para la cooperación y coordinación interinstitucional que los países pueden utilizar para organizar los procedimientos operativos nacionales entre entidades de conformidad con las leyes y reglamentos de cada país.

• El análisis y evaluación de los sistemas actuales de recopilación de datos que se utilizan en los puertos y elaborar una guía de referencia que los estados miembros pueden utilizar para el desarrollo o perfeccionamiento de sus sistemas nacionales.

• La elaboración de una guía de sugerencia de mejores prácticas sobre los métodos para el intercambio de inteligencia antidrogas y de información que se utiliza para los programas de seguridad portuaria.

Con base en lo anterior y dentro de un marco de trabajo conjunto con el BASC, se hace necesario tener una guía de consulta permanente que contribuya a mejorar e implementar los procesos de seguridad requeridos y acordes con las exigencias que impone la globalización al interior de toda la cadena de suministro del comercio internacional.

Esta guía de buenas prácticas de seguridad facilitará el proceso de implementación de los Estándares Internacionales y el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en todos y cada uno de los actores de la cadena de suministro, con el objeto, entre otros, de minimizar los riesgos derivados del tráfico de sustancias y elementos ilícitos

2. Objetivos

2.1. Generales

La presente guía, tiene como objetivo fundamental brindar un asesoramiento integral en materia de seguridad y garantizar que se cumpla con los mínimos elementos y estándares de seguridad internacional dentro de las cadenas productivas y en especial para aquellas involucradas directa o indirectamente con el Comercio Internacional. De esta forma, se contribuye a la protección de la cadena de suministro y se hace una excelente prevención y administración de los riesgos durante la distribución física de mercancías, a la vez que:

• Armoniza y estandariza la empresa desde el punto de vista de la seguridad con los requerimientos que a nivel internacional existen.

• Prepara las empresas respecto de los retos que generen los “TLCs”, específicamente en el cumplimiento de nuevos requisitos en materia de seguridad.

• Afianza la credibilidad Internacional.

• Incentiva la diversificación de mercados, facilitando la entrada de los productos nacionales a otros países.

• Incentiva el comercio exterior de una manera segura.

• Fomenta la cooperación internacional contra la utilización de mercados lícitos con fines ilícitos.

• Motiva la conformación de equipos de prevención entre el sector privado y las aduanas nacionales y extranjeras.

• Se obtiene la confianza definitiva en las empresas por parte de las autoridades nacionales y extranjeras, minimizando inspecciones intrusivas.

• Reduce las penalizaciones nacionales e internacionales.

2.2. Específicos

Esta guía, de igual forma le permitirá a cada uno de los responsables de la seguridad, tener un texto de consulta para orientar sus esfuerzos en materia de seguridad, de tal forma que les sugiere:

• Implementar procesos no existentes en la compañía.

• Prevenir y administrar los riesgos de una manera eficaz y eficiente.

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• Optimizar procesos y operaciones dentro de la cadena de abastecimiento.

• Promover y actualizar la normalización y estandarización de procedimientos de seguridad dentro de la cadena de suministro.

• Mantener un ambiente de trabajo seguro.

• Incrementar la productividad.

• Prevenir actos delictivos.

• Reducir el valor de las primas en pólizas de seguros por la correcta administración de riesgos que hace la compañía.

• Disminuir el trámite administrativo ocasionado por reclamos (control de pérdidas y daños).

3. Alcance

La presente guía llega a todos los responsables de la seguridad y protección de las empresas dedicadas a actividades industriales y comerciales, de prestación de servicios al comercio exterior o actividades complementarias y/o conexas tales como: fabricantes, exportadores, comercializadores internacionales, intermediarios aduaneros, transportistas, operadores logísticos, comunidades portuarias, comunidades aeroportuarias, empresas de seguridad y vigilancia privada, es decir, a todos los actores dentro de la cadena de suministro.

4. Administración de Riesgos

El riesgo como tal tiene efectos directos e indirectos con la naturaleza y el desarrollo operativo del negocio y de la cadena de abastecimiento.

Según la ORM (Operacional Risk Management) los riesgos han sido definidos como el proceso de tomar decisiones que puedan minimizar los efectos de pérdidas que genera la materialización de éstos. Por eso es importante manejarle, medirle y sopesarle sus consecuencias para que le ayude a tomar decisiones para prevenirlo, de manera que el futuro de la empresa dependa de su elección y no de la elección de otros. Un manejo adecuado del riesgo permite que se generen menos pérdidas, que sea menos severo, menos frecuente y más predecible.

4.1. Clasificación de los riesgos

Los riesgos se clasifican en especulativos y puros:

4.1.1. Especulativos

Son aquellos que permiten ganar o perder y están relacionados con la parte lucrativa u objeto del negocio.

4.1.2. Riesgos puros

Son aquellos en los cuales es posible únicamente perder, en esta clase de riesgos, a los que están más expuestos los participantes de la cadena logística del comercio exterior se identifican:

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4.1.2.1. Robos

Se dividen en tres clases: Puntual, es decir que está representado por el robo de un solo producto. Sistémico, signi.ca que son robos menores pero frecuentes y finalmente, Organizados, los cuales generalmente son de gran magnitud.

4.1.2.2. Tráfico ilícito

Se entiende como todo comercio al margen de la ley, de las personas, de las mercaderías o de las sustancias.

4.1.2.3. Terrorismo

Se compone por el sabotaje, atentados masivos o selectivos, secuestros y toma de instalaciones.

4.1.2.4. Piratería

Se define como el término aplicado a los delitos cometidos en contra de los medios de transporte.

4.2. Áreas potenciales a exposición de riesgos

4.2.1. Bienes o propiedades

Se consideran aquí los riesgos criminales que tienen que ver con el robo, el hurto, la falsificación y el fraude, entre otros.

4.2.2. Responsabilidades

Tiene que ver con las obligaciones que contrae una persona natural o jurídica, como empresa participante del comercio exterior. Dentro de este marco están las obligaciones laborales, fiscales, contractuales, extracontractuales y en general todas las establecidas por las leyes que rigen el comercio exterior en cada país.

4.2.3. Personal

Comprende las compensaciones que se deben pagar por pérdida (despido) de empleados vitales y empleados generales debido a la influencia que el delincuente pueda lograr en ellos.

4.3. Metodología para el desarrollo de la gestión de riesgos

En el desarrollo de las operaciones existen diversidad de riesgos, unos relacionados con el entorno, otros con la gestión misma de la función (responsabilidades), los asociados al efecto del quehacer, sobre el medio ambiente, las personas y los bienes o propiedades, entre otros.

En el caso particular del riesgo inherente a la operación logística, establece las siguientes etapas para el control de riesgos:

4.3.1. Identificar el contexto

Se debe definir la misión del proceso logístico desde el punto de vista estratégico, identificando directamente el nivel de riesgo operacional. Por ejemplo, si la promesa de servicio de la compañía es que sus productos estarán en el domicilio del cliente en una fecha y hora determinada, se condiciona el nivel de riesgo asociado a que un modo de transporte minimice el riesgo de la no entrega.

Para el caso de las compañías exportadoras, evitar el tráfico de drogas, evitar el terrorismo y contrarrestar los robos, el riesgo se condiciona a que las organizaciones al margen de la ley no utilicen los mercados y productos lícitos de la compañía.

Es obvio que a menor riesgo, mayor será la inversión en el control de éste, por lo tanto, la idea es optimizar la inversión, supeditada a un nivel de riesgo establecido y en un servicio definido.

4.3.2. Identificación de riesgos

El primer paso para prevenir los riesgos es la identificación de los mismos. Cada exposición a la pérdida o a la materialización de los riesgos puede ser medida en tres dimensiones: El tipo de valor expuesto al riesgo. El peligro que representa la pérdida y la extensión del potencial financiero que pueda traer como consecuencia la materialización del riesgo.

Se analizan todos los procesos de la operación logística para identificar las fuentes de riesgos y sus áreas de impacto, haciendo referencia concreta al daño de la infraestructura, a la organización, al entorno y a los procesos. Desde el punto de vista financiero, los objetivos del análisis son separar los riesgos aceptables menores de los mayores, así como proporcionar los parámetros que sirvan para su evaluación y tratamiento. Los parámetros que normalmente se emplean para calificar el riesgo son la frecuencia y el impacto (severidad) del evento de pérdida.

4.3.3. Análisis del riesgo

Incluye la ponderación de las fuentes de riesgo, sus orígenes, sus consecuencias y la posibilidad que éstas ocurran.

El riesgo se analiza mediante la combinación de cálculos de severidad y probabilidad de ocurrencia (frecuencia) en el contexto de las medidas de control existentes. Dependiendo del cuadrante donde se ubiquen las pérdidas, requerirá de atención inmediata a corto plazo. A continuación se muestra la matriz general de exposición a las pérdidas:

Alta severidad y Alta frecuencia Cuadrante A

Baja severidad y Baja frecuencia Cuadrante B

Baja severidad y Alta frecuencia Cuadrante C

Alta severidad y Baja frecuencia Cuadrante D

• Las celdas A y D representan pérdidas catastróficas, por lo que requieren de atención inmediata.

• La celda B puede llegar a representar pérdidas sustanciales, si se incrementa la frecuencia.

• La celda C implica baja posibilidad de materialización de riesgos. Esta combinación da como resultado una calificación cualitativa y cuantitativa del riesgo. Para el caso, pérdida tiene el mismo significado que materialización de riesgos.

4.3.4. Evaluación del riesgo

Requiere la comparación del nivel del riesgo hallado durante el análisis con criterios de riesgos preestablecidos y relacionados con la estructura financiera de la compañía o con la cadena de abastecimiento analizada. Una vez identificado apropiadamente el cuadrante de la matriz de exposición a los riesgos, el próximo paso es identificar y examinar las alternativas para controlar o administrar apropiadamente estos riesgos.

4.3.5. Tratamiento del riesgo

El riesgo está asociado a medidas de control como: Prevención, protección, transferencia del riesgo y asumir el riesgo. Para la óptima gestión de riesgos, fundamentalmente debe hacerse una mezcla de los aspectos antes anotados.

Lo anterior, además de ser una buena práctica de seguridad que le ayudará a la protección y desarrollo del objeto social de la compañía en mejor forma, le permitirá tener elementos suficientes para negociar con las compañías aseguradoras, ya que en el cálculo de la prima de riesgo de un seguro influye el grado de implementación de las estrategias de mitigación o prevención.

Evitar la exposición a los riesgos es eliminar la posibilidad para que un riesgo ocurra, es tomar la decisión de eliminar una particular actividad, operación o medio que causaría una muy posible oportunidad para perder.

En algunos casos es necesario cambiar completamente la forma o el procedimiento en que se viene desarrollando una actividad. Las medidas preventivas de seguridad son la estrategia que se debe seguir dentro de las operaciones de administración del riesgo y para lograr esto, los indicadores son el mejor método o factor de medición para tomar las acciones preventivas correspondientes. Afortunadamente la mayoría de indicadores en la compañía, como los de tipo financiero, de productividad, de calidad y de tiempo están relacionados con los de riesgo. Un ejemplo de esto se aprecia de la siguiente forma: Entre más prolongado sea el tiempo de tránsito de una mercancía por carretera, mayor será la exposición y el riesgo de transporte asociado.

4.4. Auditorías

Debe elaborarse un plan de auditorías internas y externas para establecer que las políticas, procedimientos y demás normas de control y seguridad establecidas e implementadas se cumplan adecuadamente. Tenga en cuenta que éstas le apoyarán en la detección de vulnerabilidades presentes o futuras. Las auditorías internas deben ser realizadas por personas ajenas a las áreas o dependencias que se están auditando y en el caso de las auditorías externas, tenga en cuenta cumplir las recomendaciones y estándares mínimos, que en materia de seguridad, contemplan los programas como ISPS, BASC, etc.

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Tenga en cuenta examinar los planes de respuesta a eventos críticos y aplicarse procedimientos de contingencia y emergencia para el caso de amenazas comprobadas o fallas en las medidas de protección.

5. Seguridad Física – Instalaciones

Cuando se habla de seguridad física se refiere a todos aquellos medios (humanos, animales), mecanismos (naturales, físicos, mecánicos, electromecánicos, electrónicos) y medidas (políticas, procedimientos, órdenes permanentes, instructivos de seguridad) que generalmente tienen carácter restrictivo a manera de prevención y de detección destinado a proteger como su nombre lo indica, físicamente todos los recursos disponibles en la compañía.

Todas las medidas que se adopten deben ir unidas, enlazadas y coordinadas entre si, quiere decir, que la seguridad física, debe ser un sistema integrado de protección.

Dependiendo del entorno, de los mismos recursos y de los sistemas a proteger, se aplicarán y utilizarán en mayor o menor grado las medidas y mecanismos de prevención, detección y restricción.

A continuación se mencionan aspectos básicos de seguridad que permiten revisar las acciones de seguridad que debe tener implementadas la compañía y las medidas que se pueden tomar para hacer una excelente administración de los riesgos.

5.1. Perímetro

Por ser la línea fronteriza que señala claramente el límite de la propiedad privada, debe gozar de sistemas especiales de construcción que impida el paso de personas y/o vehículos desde y hacia el exterior de la compañía. Así mismo debe tener claramente definidas las vías de aproximación a cada una de sus puertas vehiculares y peatonales.

El principio básico, que se describe a continuación, lo conforman las barreras físicas, los sistemas mecánicos, electromecánicos y sistemas de control electrónico:

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5.1.1. Muros

Se recomienda que estén construidos en materiales compactos y resistentes, con el fi n de prevenir o retardar el rompimiento ante una posible intrusión, su altura mínima debe estar en los 2,50 metros y superpuesto a éstos, elementos como (Mallas, Concertinas, Estacas) que conlleven a disuadir y dificultar cualquier posible escalamiento; de igual forma, deben evitar la fuga y/o ingreso de productos y/o materiales desconocidos cuando la delincuencia utiliza métodos de lanzamiento.

Los muros, deben estar lo suficientemente separados de las edificaciones, de tal forma, que siempre permitan la visualización y reacción oportuna por parte del componente de seguridad humana y/o animal.

5.1.2. Mallas (Cercas de Alambre)

De igual forma que los muros, las cercas deben tener las mismas características y condiciones de seguridad; éstas pueden utilizarse también en la parte superior de los muros antes de la concertina.

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5.1.3. Barreras

Cuando se utiliza solamente malla en el perímetro, es posible acondicionar o construir internamente una segunda barrera paralela a la malla principal y pegada a ésta, con árboles frondosos, erguidos y de espinas naturales, o también un segundo cerco a una distancia entre 2 y 3 metros de separación de la malla principal, o en la parte exterior a la malla principal, construir zanjas anchas y profundas.

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