CONSERVAR PAPELES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

¿HASTA CUANDO CONSERVAR LOS PAPELES Y LIBROS?

Con el transcurrir del tiempo y en la medida en que se desarrollan las actividades empresariales, el archivo de las empresas se va acrecentando de tal forma que en un momento dado no se sabe que hacer con tanto documento. No hay espacio físico para albergar las grandes cantidades de papeles y soportes de las transacciones de la empresa. Surge entonces la pregunta. ¿Puedo destruir los archivos viejos?; ¿Cuántos años debemos conservar documentos y libros de contabilidad? En el año inmediatamente anterior con la expedición de la ley antitramites se produjo una modificación a lo que se tenia establecido, pero es necesario precisar el alcance de dicha norma. Veamos la respuesta a estas inquietudes tomando como base la doctrina de la DIAN.

¿Cuándo tiempo se debe conservar la contabilidad?

Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético, o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

¿Para efectos tributarios cual es el término de conservación?

El artículo 632 del Estatuto Tributario consagra el deber de conservar informaciones y pruebas para efectos del control de los impuestos que son administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al señalar que todas las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera, citando entre ellos los libros de contabilidad con sus soportes.

¿Cuál fue la modificación que introdujo la ley antitramites?

Esta norma redujo el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, señalando que dicho término es igual al término de firmeza de la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. Dicha conservación debe efectuarse en el domicilio principal del contribuyente. En consecuencia, la reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos, informaciones y pruebas, con base en esta disposición, aplica para los documentos elaborados a partir del año 2005, toda vez que los mismos soportan la declaración de renta correspondiente a dicho período gravable que se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la norma.

La aplicación del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, en ningún momento implica que pasado el término de firmeza de las declaraciones en cada caso tal y como refiere la Circular 00118 de 2005, que la contabilidad pueda destruirse, pues existe la norma general que exige conservarla de manera idónea por el plazo mínimo de diez (10) años.

¿Cual es el término de conservación de los no declarantes de renta?

En caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carácter de agentes retenedores y/o responsables del IVA, el término de conservación de los documentos informaciones y pruebas es de cinco (5) años, de conformidad con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

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