CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE", EXTENSIÓN PORLAMAR.

1. CAPITULO I: EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde épocas pasadas, los pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivo a la existencia de los inventarios.

Los inventarios son instrumentos por medio de los cuales se lleva a cabo el control de bienes, materiales, y productos entre otros. Por otra parte, es una herramienta utilizada en el proceso administrativo de cualquier empresa u organización, con la finalidad de que la misma conozca las cuentas relativas a los stocks o existencia de bienes con las que cuenta, así como también de su incorporación y/o desincorporación de dichos bienes, esta tiene gran relevancia puesto que permite controlar, proveer o distribuir adecuadamente los insumos y materiales necesarios a la organización. Según TAHA (2005) “Los inventarios están relacionados con el mantenimiento de cantidades suficientes de bienes (refacciones y materias primas) que garanticen una operación fluida en un sistema de producción o en una actividad comercial.” (p. 560)

Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén, y se ubica o registra en el balance general. En tal sentido la profesora Velásquez, M. (2008) define el balance general como: “Estado financiero que muestra la situación económica de una entidad a una fecha determinada”(p.19). Por otro lado Redondo, A. (2001) dice: "Los bienes, obligaciones y el patrimonio de una entidad en un periodo contable” (p.15). Estos dos autores coinciden en que el balance proporciona información sobre los activos, pasivos y patrimonio que posee cualquier empresa, institución u organización.

En este sentido y debido a la transformación mundial de los procedimientos administrativos, contables y tecnológicos, las organizaciones con visión futuristas han buscado la forma de mejorar cada día, en pro de realizar sus funciones a cabalidad contando con sistemas, métodos o herramientas necesarias para el desarrollo de cada actividad dentro de su estructura organizacional.

De esta manera tanto para las empresas públicas como privadas es una necesidad establecer un control contable de inventario, dado que la falta del mismo se presta a la salida fraudulenta de bienes, conocido como “robo de hormiga” que en el área contable, (es un delito cometido por los mismos trabajadores, visitantes o proveedores al sustraer mercancía), sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades, por lo que cualquier empresa sin el debido control de los inventarios, las fortalezas (alta rentabilidad y liquidez) automáticamente se convierte en debilidades. Según Laveriano, Willian (2010):

Tener un control de inventarios no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo hacen, porque el contador lo pide o porque los necesitamos para armar un balance general. El objetivo principal es contar con información suficiente y útil para minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa (p.11).

De acuerdo a esto, el control de inventario proporciona un registro detallado de los bienes, productos, y materiales que se encuentran en una empresa, institución u organización, permitiendo así dar información exacta para aprovechamiento de bienes sin excesos o faltantes, ahorro de tiempo, y costos, además de detectar y gestionar los bienes obsoletos o con poco movimientos.

Es oportuno mencionar que el control comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesión a la política administrativa prescrita.

En la actualidad la gran mayoría de las empresas, por pequeñas que éstas sean, presentan problemas de inventario con diversas características muy particulares unas de otras (Exceso de inventario, Insuficiencia de inventario, robo, Mermas, Desorden). Por esta razón a escala mundial, se han invertido grandes cantidades de dinero y tiempo en encontrar soluciones, que permitan minimizar estos problemas y racionalizar al máximo este importante aspecto íntimamente relacionado con los costos de producción.

Por otra parte, en Venezuela para el control de bienes muebles del sector público o privado es necesario seguir ciertas normas, reglas o procedimientos las cuales se encuentran en la Oficina de Contabilidad Pública (ONCOP) del Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, específicamente en el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), el cual es un manual que describe la gestión administrativa que origina registros durante el proceso de adquisición de bienes muebles, así como de los movimientos no presupuestarios, tales como: incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones.

Se entenderá por bienes muebles los objetos o cosas que mediante una fuerza externa sea movible o transportable de un lado a otro. Entre ellos se incluirán: todo tipo de instrumentos, materiales, máquinas, herramientas, equipos en general y de oficina con las partes que lo integran; los vehículos, archivos, teléfonos, escritorios, mesas, sillas, pizarras, fotocopiadoras, computadoras con sus accesorios y cualquier otro bien, que sea asignado e incorporado a las dependencias administrativas y docentes, a través del Área de Bienes Nacionales.

En tal sentido los colegios o institutos universitarios para el adecuado control de bienes deberán tomar en cuenta criterios a la hora de realizar su inventario: Verificar que realmente los bienes existen, Se tomarán datos como Serial, Marca, Modelo, Medida, entre otros que sirvan como referencia al momento de requerir ser ubicados, si al momento de realizar el inventario surge una diferencia, se deberá hacer el ajuste correspondiente en el Sistema de Control de Bienes, previo al análisis y determinación de las causas que la originaron, y registrarlos de acuerdo a su valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio.

El Instituto Universitario de Tecnología “Antonio José de Sucre”, Extensión

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