Contabilidad

UNIDAD 2. EFECTIVO E INSTRUMENTOS FINANCIEROS

2.1. Concepto, importancia y características

Efectivo. Controla el dinero que entra y sale de las entidades.

El renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación tales como:

Caja, billetes y monedas.

Depósitos bancarios en cuentas de cheques.

Giros bancarios, telegráficos o postales.

Remesas en tránsito.

Monedas extranjeras y metales preciosos amonedados. (NIF C-1).

La cuenta de efectivo registra aumentos y disminuciones que sufre como consecuencia de las operaciones realizadas por una entidad económica.

DEBE

SE CARGA: HABER

SE ABONA:

a) Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de la existencia en efectivo propiedad de la entidad.

b) Del importe del valor nominal del efectivo recibido por la empresa (entradas).

c) Del importe del valor nominal de los faltantes en efectivo (según libros faltantes, según arqueo de caja).

a) Del importe del valor nominal del efectivo entregado por la entidad (salidas de efectivo).

b) Del importe del valor nominal de los sobrantes de efectivo (según libros faltantes, según arqueo de caja).

c) Del importe de su saldo para saldarla cierre de libros.

El saldo de la cuenta siempre será deudor y representara el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad.

Se presenta en el balance general como primera cuenta de activo circulante cuando no tenga restricciones en cuanto a su disponibilidad. En caso de tener restricción, se mostrará en renglón por separado, o bien, si está destinado a la adquisición de activos o a la amortización de pasivos a largo plazo, se mostrará como un activo no circulante.

2.2. Caja

Caja. Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de bancos, así como cheques, pagarés (vouchers) de tarjetas de crédito, giros postales, bancarios y telegráficos, recibidos de otras entidades; esta cuenta aumenta cuando la empresa recibe dinero en efectivo, disminuye cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo porque representa el dinero en efectivo propiedad de la empresa.

2.2.1. Arqueo de Caja

El arqueo de caja consiste en el análisis de las transacciones de efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero en efectivo, cheques o vales.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “otros ingresos”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, dicha cuenta se deberá cancelar contra la de “pérdidas y ganancias”.

Esta operación es realizada diariamente por el cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero.

2.2.2. Fondo fijo de caja

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere de un cheque. En la caja se tienen diferentes tipos de fondos los cuales se establecen de acuerdo a las necesidades de la empresa o entidad, y se clasifican en:

Fondo variable

Es el importe que determina la administración para la realización de gastos y compras, los cuales, es necesario pagarlos de manera inmediata, el importe de este fondo varia periódicamente, dependiendo de las necesidades que se tengan en la empresa.

Esta cuenta se carga por su saldo al iniciar el ejercicio y por los aumentos que tenga en el ejercicio, se abona por el importe de los pagos menores efectuados. Por sus disminuciones y por asiento de cierre del ejercicio, su saldo es deudor, representa el importe en efectivo del fondo variable de caja.

Este fondo puede tener varias subcuentas como se crea conveniente o sea necesario, para poder llevar un adecuado control de las diferentes áreas o departamentos que requieren realizar pagos menores de inmediato.

Fondo fijo

Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mínima, que se reembolsa periódicamente.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida.

Para este establecimiento del fondo fijo de caja chica; se siguen los siguientes pasos:

1. El contador o encargado de la tesorería hace un estudio minucioso de los gastos menores efectuados en un periodo normalmente de un mes; con base en este estudio, se determina una cantidad razonable con la cual se establecerá el fondo, para lo cual se expide un cheque que será entregado al responsable del manejo del fondo, quien se encargará de cobrarlo obteniendo del banco monedas y billetes de baja denominación.

2. Al encargado del manejo del fondo, se le especificará la cantidad máxima de los pagos a realizar con el fondo, tales pagos deberán estar debidamente autorizados por el personal con facultades para tal efecto. Por cada pago que efectúa el encargado del fondo, la persona que lo solicita firma un vale de caja chica. Estos vales son controlados en un registro auxiliar de caja chica, el cual puede adoptar la forma de un diario tabular.

3. El

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