Definición y clases de soportes de contabilidad

De otra parte desarrollaremos y analizaremos los conceptos de balance general, los elementos del balance general, y procederemos a clasificar por grupos de cuentas del balance, y a definir el estado de resultados y a establecer los grupos de cuentas que intervienen en él.

Definición y clases de soportes de contabilidad

Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente económico; entre los cuales encontramos:

1.1.-SOPORTES INTERNOS:

-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.

-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.

Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.

Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.

-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.

-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

1.2 .-SOPORTES EXTERNOS:

Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás.

-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.

-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.

-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o prestamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.

-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.

Definición y aspectos legales de los Libros de Contabilidad, Libros Principales, Libros Auxiliares y su descripción

Los libros deben llevarse y diligenciarse de tal manera que se garantice su autenticidad e integridad, con numeración sucesiva y continua, y las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Teniendo en cuenta la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar todos los libros que sean necesarios para registrar:

-Asentar en orden cronológico todas las operaciones , bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

-Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, cambiando el movimiento de los diferentes establecimientos.

-Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

-Permitir el completo entendimiento de los anteriores registros, y para ello se deben llevar los auxiliares necesarios para:

-Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen global.

- Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

-Conocer los códigos o símbolos utilizados para descubrir las transacciones , con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

-Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

-Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

-Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

2.1.- REGISTRO DE LIBROS

Cuando la ley lo exija y para que tengan carácter probatorio, los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar del domicilio principal, y para el caso colombiano es la Cámara de Comercio respectiva. Los libros de los establecimientos deben registrarse en el lugar donde funcionan los establecimientos de comercio ante la autoridad competente a nombre de ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Los libros auxiliares, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco, y para registrar un nuevo libro se requiere lo siguiente:

-Que al anterior le falten pocos folios por utilizar.

-Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Los libros de exhibirse en el domicilio principal del ente económico, y la forma de llevar los libros exige aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica como computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables; teniendo en cuenta que los libros deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resúmen como en los auxiliares, deben totalizarse por los menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

-Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

-Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partida que se han contabilizado.

-Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

-Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

-Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.

Los libros incluidos los

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