Soportes De Contabilidad

SOPORTES DE CONTABILIDAD

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de orden interno y externo.

Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros.

Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

Algunos soportes contables que manejamos son:

**Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo valor.

Ejemplo:

La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.

ALMACEN TU ROPA LTDA.

NIT # 16526843-8

Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212

ROLDANILLO – VALLE

Recibo

De Caja No. 001

CIUDAD Y FECHA

Roldanillo, Valle Junio 09/2004 VALOR

$ 217.000

RECIBÍ DE

Mario Calderón C.C ó N.I.T.

16.725.112 Código

LA SUMA DE

Doscientos diecisiete mil pesos m/cte.

POR CONCEPTO DE

Cancelación de la factura No. 321

CHEQUE NO 6532448-1 BANCOMERCIO EFECTIVO 

CODIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS FIRMA Y SELLO

110505 Caja General 217.000

13050587 Clientes 217.000

C.C ó NIT:

PREPARO REVISO APROBO CONTABILIZO

** consignación bancaria

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Ejemplo:

Consignación por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente No. 0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacén Tu Ropa Ltda. El día 10 de junio del 2004.

BAN AGRARIO NIT. 800.037.800 CONSIGNACION EN EFECTIVO ÚNICAMENTE No. 01

MARQUE UNA X SI ES: PUEDE CONSIGNAR EN CUALQUIER SUCURSAL Y PARA CUALQUIER TIPO DE CUENTA EN EL PAIS

CUENTA CORRIENTE

X CUENTA DE AHORROS

NUMERO DE LA CUENTA

0 3 0 5 5 1 2 4 2 7 - 0 8

NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA ALMACEN TU ROPA LTDA.

NOMBRE DEL DEPOSITANTE ALMACEN TU ROPA LTDA.

REFERENCIA

CIUDAD TELEFONO FECHA TOTAL EFECTIVO

Roldanillo 2297212 AÑO MES DIA $ 2.000.000

04 06 10

**Facturas de ventas

Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales.

La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.

Requisitos de la factura:

La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.

• Numeración en orden consecutivo, preimpreso.

• Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.

• Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del IVA.

• Fecha de expedición.

• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

• Valor total de la operación.

• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.

• Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:

 Los tiquetes de máquinas registradoras.

 Los tiquetes de transporte.

 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.

 Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de paga.

 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.

 Facturas electrónicas: entiéndese por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

Quiénes están obligados a facturar:

 Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.

 Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.

 Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.

 Los importadores.

 Los prestadores de servicios.

 En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario.

 Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.

 Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen simplificado.

 Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada

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