Descripción del tipo de empresa

Descripción del tipo de empresa.

Un comercio de animales es por lo genera una tienda al por menor dedicada a vender, en primer lugar, productos para mascotas, tales como: alimentos, accesorios, hábitats, premios, productos de limpieza e higiene animal en general. Y, en segundo lugar, distintos tipos de animales donde se incluyen peces, crustáceos, tortugas y anfibios para acuarios caseros; aves pequeñas como periquitos, canarios o gorriones; mamíferos medianos como los gatos y los perros, incluyendo pequeños roedores como cobayas, hámsteres o ratones; reptiles pequeños como iguanas, camaleones o serpientes; y dependiendo de las leyes del país donde se encuentre ubicada, algunos animales exóticos.

Otro tipo de animales, como ratones o peces dorados que sirven como alimento vivo para reptiles y otros peces también son vendidos por lo general.

Comúnmente los animales de mayor venta son los cachorros de gatos y perros, y las aves pequeñas. Sin embargo, esto depende del contexto cultural y legal de cada región y país. Por lo que en algunos lugares no se venden perros y gatos sin pedigrí, en otros están permitidas especies peligrosas para los ambientes endémicos, y también serpientes grandes, loros y cacatúas, aunque su cuidado es más especializado y costoso.

El mercado que rodea a las mascotas ha ido creciendo en los últimos años. La industria desarrolla e incorpora nuevos productos para todo tipo de animales domésticos y sus necesidades. Un ejemplo de ello es la ropa para mascotas, disfraces, productos para la incontinencia y el celo, y hasta comederos electrónicos que se activan según la hora señalada.

Historia y situación de la empresa.

El nombre de la empresa es “Todo Mascota”, surgió en Xalapa a principios del año 2000, fundada por su propietario Don Juan Domínguez. Se comenzó vendiendo cachorros de perros y gatos, aves pequeñas, alimentos y jaulas. Desde su fundación el negocio ha sido próspero, a tal grado de abrir otra sucursal dentro de la ciudad. Con el paso del tiempo la cantidad de animales y productos ha ido aumentando, diversificando la oferta de acuerdo a las necesidades de los clientes, y adaptándose a las nuevas tendencias.

Hoy en día la empresa tiene dos tiendas, el horario de apertura es de nueve a nueve y de lunes a sábado. Cuenta con seis empleados, dos son encargados de tienda que laboran tiempo completo, y cuatro son colaboradores generales con capacidad de cobrar, divididos en turnos rotativos, matutino y vespertino.

La empresa cuenta con dos vehículos para transportar mercancía o animales que no proporcionan los proveedores locales o hacer traslado de mercancía faltante de tienda a tienda. Se cuenta con dos computadoras y dos impresoras, y papelería en general. Telefonía local y dos celulares para los encargados. Anaqueles y estantería.

Organización de la empresa

Como se mencionó anteriormente la empresa cuenta con dos tiendas y seis empleados, tres por cada una. Los cuales se dividen en solo dos tipos:

• Encargado. Dirige la tienda, toma decisiones acerca de las operaciones, se encarga de atender a los proveedores y de llevar el control del inventario. Realiza operaciones bancarias, hace corte de caja al colaborador, contacta nuevos proveedores y lleva la agenda de cobros y pagos. Abrir y cerrar la tienda, así como el control de los colaboradores.
• Colaborador. Dependiendo del horario en que esté se encarga de alimentar las mascotas y mantener limpias las jaulas. Limpiar el área de trabajo y resurtir los anaqueles y el mostrador. Recibir y organizar la mercancía entrante. Vender productos y llevar el registro.  

Identificación de los problemas.

Debido a que las ventas no han sido regulares y que algunos clientes habituales han dejado de comprar, se hizo una revisión y se identificaron los siguientes problemas internos:

1. En relación a las mercancías, el encargado de tienda debe llevar el registro de todos los productos y animales que entran a la tienda o la sucursal en una libreta e ir archivando las notas de entrega, así como las descripciones y evaluaciones de los productos entrantes. Todo esto se hace en físico y es muy susceptible de que los archivos puedan dañarse.
2. No hay un método eficiente que permita homologar y generalizar los registros, permitiendo con esto las confusiones al no tener puntos de referencia que permitan identificar fechas de recepción de los productos.
3. Las tiendas tienen bodegas pequeñas en la parte posterior, en donde los productos se almacenan apilados de acuerdo a como vienen llegando, y con el paso del tiempo, se piden productos que aparentemente ya no se encuentran en inventario pero que si están escondidos en la demás mercancía.
4. En cuanto a proveedores, los encargados deben buscar quien venda productos para surtir la tienda por su cuenta. Pero no se lleva un registro y no hay compras regulares a los mismos proveedores.
5. El archivo de las ventas y las notas de remisión no tienen un control estandarizado en las dos tiendas, por lo que se tienen que buscar manualmente, haciendo esta actividad más tardada.
6. Cuando el dueño requiere revisar las ventas, ingresos, pagos o el inventario, debe acudir a las tiendas personalmente y hacer una revisión exhaustiva y muy tardada.
7. La mayoría de los clientes son casuales, o van por un producto en específico. No hay un método para generar confianza y lealtad.
8. Aunado a lo anterior, algunos clientes han abandonado la compra de los insumos básicos para el cuidado de las mascotas debido a que las tiendas se han quedado estancadas en los productos ofrecidos, no pudiendo satisfacer las demandas de productos nuevos y novedosos que los clientes prefieren.
9. Los colaboradores, aparte de realizar actividades de limpieza, y exhibición de la mercancía deben vender los productos y animales que se ofrecen. Para ello se lleva el registro en una libreta, y a veces cuando hay muchos clientes, no se anotan bien los productos vendidos o se anota solo la suma de lo vendido.
10. Otro de los problemas principales es que no se factura. Misma razón por la que algunos clientes no quedan satisfechos o prefieren irse de la tienda.

Soluciones específicas

Todo Mascota ha sido siempre punta de lanza en cuanto a la venta de alimentos y accesorios, de la misma forma en mascotas comunes. Esto aunado a un excelente trato para los clientes, y limpieza en las tiendas, ha mantenido vigente a la empresa a pesar de las inconsistencias anteriormente mencionadas. El punto medular de la problemática con Todo Mascota es la organización.

Con lo anterior es necesario recordar que el control de los procesos de negocio y la organización de las actividades en la empresa es vital para su desarrollo y prosperidad.

Para combatir los problemas anteriormente mencionados se propone un Sistema Informático para Todo Mascota. Dicho sistema pretende principalmente organizar los procesos internos y de venta. Los beneficios son a corto y largo plazo.

Beneficios a corto plazo.

• El sistema permitirá organizar y volver más eficiente la entrada de las mercancías. Registrar la fecha de llegada, el tipo de mercancía y su estado.
• Permitirá mantener una actualización constante de precios y por ende un mejor control de los gastos en las tiendas.
• Asignará un usuario y cada trabajador tendrá acceso a diferentes actividades. El dueño de la tienda tendrá su propio usuario que le permita revisar desde casa la situación de las tiendas. El encargado de tienda tendrá acceso a las funciones totales del sistema, y el colaborador podrá acceder al punto de venta, verificar precios y la existencia de los productos.
• Llevará el control de los horarios de los trabajadores, así como de sus datos personales y su historial como trabajadores.
• Llevará un registro de los proveedores al cual podrán acceder las dos tiendas.
• Llevará un registro de clientes con sus datos e historial si así lo requieren, que contenga el correo electrónico y nombre, así como el nombre de la mascota.
• Permitirá enviar correos a los clientes habituales de promociones o nuevos productos que puedan interesarles.

Beneficios a largo plazo.

• El poder ofrecer productos nuevos y llevar un registro de los clientes elevará el número de ventas y por ende la cantidad de dinero que entre a la empresa.
• Disminuir la pérdida de dinero por mercancía dañada o echada a perder.
• Expandir nuevas sucursales con esta manera de operar y generar ganancias.

Planteamientos de los procesos automatizados por el sistema.

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