Diagrama Y Organigrama

DIAGRAMA

Consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.(Benjamín. 2004).Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo. (Benjamín 2004).

OBJETIVOS

1 .Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos.

2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente.

Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

En lo que respecta a los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejora la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible. La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.

Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas, pero es necesario además considerarla información verbal recabada en su momento. Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos.

CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS

-Sintética:

La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de ser prácticos.

-Simbolizada:

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades, "encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares.

-Formatos para captura de información:

La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental, la encuesta, la observación. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtenerla información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios.

Las técnicas de entrevista, observación directa, muestreo una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las áreas que intervienen y los formatos que se utilizaran.

En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.

a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.

b. El tipo de operación mediante un símbolo.

1. Operación.

2. Transporte.

3. Inspección.

4. Demora.

5. Almacenamiento.

a. El tiempo neto en que se realiza la operación.

b. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.

c. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).

d. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso.

e. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso

SIMBOLOGÍA BÁSICA

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.

CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS

a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.

b. Diagramas arquitectónicos, para representar

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