Factura

El registro contable es un concepto que suele emplearse como sinónimo deapunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico.

El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de una corporación. Cada nuevo registro contable implica un movimiento de recursos que se registra en el debe (la salida) o en el haber (el ingreso).

Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento supone una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al egresar, pasa lo contrario.

Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten controlar el estado económico de la entidad.

Cabe destacar que, de acuerdo a cada código de comercio, existen registros contables que resultan obligatorios para las empresas. Es habitual que llevar unlibro diario (con todos los registros o asientos contables y sus correspondientes comprobantes) y un libro de inventarios y balances (que detallen los cambios en el estado contable de cada ejercicio) sea una exigencia legal para el funcionamiento de una organización.

La información volcada en los registros contables no sólo es útil para la empresa en cuestión: también resulta imprescindible para el Estado, ya que esos datos son fiscalizados y analizados para determinar si la compañía se encuentra cumpliendo con la ley.

Importancia y aspectos legales.-

Sabemos que la contabilidad procesa datos de operaciones que influyen en la composición y evolución del patrimonio de una organización empresarial y bienes de terceros en su poder. Los registros contables constituyen elementos del sistema contable en donde se registran y almacenan datos de transacciones comerciales derivados de la actividad específica que desarrolla la empresa y como ejemplo podemos citar entre otros: el libro diario y el libro mayor. A pesar que su uso data de mucho tiempo atrás, no ha podido ser desplazado por otra clase de registros. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, aplicando incluso sistemas computarizados contables.

Los propietarios de una empresa ven de primordial importancia llevar libros de contabilidad para el registro de transacciones, por dos razones importantes: una de orden legal de exigencia obligatoria (Código de Comercio, Ley 1606, Ley 1178, etc.) y otra por la gestión administrativa que consiste en la toma de decisiones de los usuarios de la información contable.

El Código de Comercio aprobado con Decreto Ley No. 14379, en su artículo 37 (Clases de Libros), sostiene que los empresarios están obligados a llevar los siguientes libros contables: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances, salvo que por Ley se exijan específicamente otros libros.

Además, es importante conocer los requisitos y condiciones legales de los registros contables, enunciados en los siguientes artículos del C. C.:

• 36, Obligación de llevar contabilidad

• 40, Forma de presentación de libros

• 41, Idioma y moneda

• 42, Prohibiciones

• 43, Sanciones

• 44, Registro en los libros Diario y Mayor

• 45, Concentración y anotación por periodos

• 46, Inventarios y balances

• 52, Conservación de libros y papeles de comercio

4.2.El proceso contable.-

Los pasos que sigue la contabilidad dentro de un periodo contable, desde la elaboración de la situación financiera a fecha de inicio de actividades y las transacciones comerciales realizadas posteriormente en la organización, hasta llegar a los estados financieros, son los siguientes:

1. Balance Inicial. El proceso contable se inicia en la elaboración del Balance de apertura que presenta los activos, pasivos y patrimonio, con los cuales comienza sus actividades.

2. Registro de operaciones.- Cumplido el paso 1, son contabilizadas cronológica y ordenadas todas las operaciones o transacciones efectuadas en la empresa en Libro Diario.

3. Llenar el Libro Mayor.- Se clasifican las transacciones comerciales anotadas del Libro Diario, mediante uso de cuentas.

4. Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.- Verifica la confiabilidad de la información contenida en los libros Diario y Mayor, mediante controles cruzados cuantitativos.

5. Asientos de ajuste.- Consisten en modificar y corregir saldos de algunas cuentas, de manera que en los estados financieros a una determinada fecha, figuren con sus saldos confiables y razonables.

6. Hojas de trabajo.- Son informes resumidos auxiliares que pueden constar de 6, 8, 10, o mas columnas según las necesidades del contador, que facilitan la elaboración de los estados financieros mediante una clasificación de cuentas ajustadas de resultados y balance.

7. Estados Financieros.- Luego son elaborados los estados financieros que exponen de manera agregada y resumida los resultados económicos y financieros de la organización.

8. Asientos de Cierre.- Finalmente, se corren los asientos de ajuste: preparatorio y definitivo con la finalidad de saldar las cuentas de resultados y de balance.

4.3 Libro Diario

4.3.1 Concepto.- El Libro Diario denominado también Libro de primera entrada es el registro formal cronológico y ordenado de las transacciones comerciales u operaciones del negocio efectuadas mediante asientos contables.

Se denomina libro de primera entrada, por ser el registro que utiliza la organización para practicar por primera vez la contabilización de datos originales de sus operaciones.

Decimos que es un registro formal, puesto que el Código de Comercio enuncia la obligación que tiene el comerciante de llevar el Libro Diario en sus artículos. 37 y 44.

Hoy podemos afirmar que constituye una base de datos de hechos y cifras para elaborar los demás registros.

4.3.2 Diseño.- El Libro Diario expone los siguientes formatos en su presentación: a) Tradicional

b) Mediante comprobantes

a) Libro Diario tradicional, es aquel en el que se registran varias operaciones por cada página o folio. Actualmente es utilizado en negocios pequeños y para fines didácticos y iene el siguiente formato:

Las columnas del Libro Diario con este diseño, captan la siguiente información:

a) Fecha.- Bajo este titulo se anotan la fecha de la transacción.

b) Detalle.- Bajo este título se registran: títulos de las cuentas que debitan y se

acreditan. Luego se anota la glosa del asiento contable

c) Referencia.- Bajo este título se anotan los códigos de las cuentas.

d) Debe.- Bajo este título se registran los importes de las cuentas que se debitan.

e) Haber.- Bajo este título se anotan los importes de las cuentas que acreditan.

b) Comprobantes de diario.- Los comprobantes de diario constituyen El Libro Diario mediante Comprobantes, son hojas preimpresas o impresas a través de medios electrónicos, en las cuales se registran una transacción comercial por separado. Los comprobantes de diario llevan adjunto documentos mercantiles necesarios como evidencia de las operaciones.

Clasificación.- Los comprobantes de diario se clasifican en: 1) Comprobantes de diario

ingreso, 2) Comprobantes de diario egreso y 3) Comprobantes de diario traspaso.

1) Comprobantes de diario ingreso.- Son aquellos registros que contabilizan transacciones comerciales que generan ingreso efectivo de recursos monetarios y tienen el siguiente formato:

2) Comprobantes de diario egreso.- Son los registros que contabilizan operaciones que

generan salida efectiva de recursos monetarios de la empresa. Su formato es el siguiente:

c) Comprobantes de diario traspaso.- Estos comprobantes están referidos a registros de

operaciones en las cuales no intervienen ingresos ni egresos de recursos monetarios, es

decir, utilizan la contabilidad a base de devengado. Su formato es como sigue:

En las columnas de los Comprobantes de Diario, se registran la siguiente información:

a) Código.- Bajo este titulo se anotan los códigos de la cuentas de acuerdo a plan de

cuentas de la empresa.

b) Detalle.- Bajo este título se registran: títulos de las cuentas que debitan y se

acreditan. Luego se anota la glosa del asiento contable de la operación y datos de

los documentos mercantiles que adjuntan como respaldo.

c) Debe.- Bajo este título se registran los importes de las cuentas que se debitan.

d) Haber.- Bajo este título se anotan los importes de las cuentas que acreditan.

e) Preparado por.- Tiene por finalidad registrar el nombre completo, cargo y firma del funcionario que ha elaborado el comprobante.

f) Revisado por.- Se registra el nombre completo, cargo y firma del funcionario que ha revisado la elaboración del comprobante.

g) Aprobado por.- En la columna se registra el nombre completo, cargo y firma del funcionario que ha aprobado la elaboración y revisión del comprobante.

4.4 Asiento contable.-

4.4.1 Concepto.- Asiento contable es el registro de las transacciones comerciales en los comprobantes y libros de diario, de acuerdo a normas y procedimientos de contabilidad y disposiciones del Código de Comercio.

4.4.2 Elementos.- Un asiento contable está constituido por los siguientes elementos:

1) Número del asiento

2) Fecha de la operación

3) Cuenta o cuentas que se debitan con sus respectivos importes

4) Cuenta o cuentas que se acreditan con sus importes respectivos

5) Código de las cuentas

6) Glosa, significa una explicación breve de la operación.

4.4.3 Clasificación.- Los asientos contables podemos clasificar de acuerdo a los siguientes riterios:

• Por su composición en: simples y compuestos

• Por su cronología en el ejercicio contable, se clasifican en: inicial, normales de ejercicio, de ajustes, de cierre y de reapertura de ejercicio.

Asiento simple.- Es el registro de una operación en el libro de diario, que afecta únicamente a dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.

Asiento compuesto.- Es el registro de una transacción comercial, que afecta a mas de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o mas cuentas deudoras y una acreedora.

Asiento inicial.- Es el asiento contable que se registra los activos, pasivos y patrimonio con los cuales inicia sus actividades la empresa.

Asientos normales de ejercicio.- Son los asientos que registran a las operaciones sucedidas

diariamente con posterioridad al asiento inicial y durante dicho ejercicio.

4.5 Libro Mayor

4.5.1 Concepto.- El libro mayor denominado también libro de segunda entrada o libro centralizador, es el conjunto de cuentas ordenadas de acuerdo al plan de cuentas de la empresa, el que a manera de clasificador registra por separado a las cuentas que intervienen en los asientos registrados en el libro diario y forma parte de los libros principales.

Se llama libro de segunda entrada, porque es el segundo registro para practicar la contabilización de las operaciones anotadas previamente en libro diario. Es denominado también libro centralizador de cuentas, puesto que la información clasificada que proporciona, es útil para determinar sus saldos y elaborar los estados de cada cuenta.

4.5.2 Diseño.- Los diseños del libro mayor no disponen de una norma estandarizada de aplicación universal, difieren de un negocio a otro, responden a requerimientos y necesidades del sistema contable implantado en la empresa. El libro mayor de acuerdo a los esquemas existentes de cuentas y señalados en el capitulo No. 2, podemos clasificar con sigue:

a) Libro mayor con cuentas en T.- Este libro mayor es un conjunto de cuentas con el esquema de la letra T, registrados de los asientos del libro diario. Se emplea para agilitar el registro de las operaciones y con fines didácticos de enseñanza del proceso contable.

b) Libro mayor con cuentas de 6 columnas.- El libro mayor bajo este formato podemos representar como sigue:

El diseño de la cuenta, empieza con los siguientes títulos: la Razón Social de la empresa,

ciudad y país, número correlativo, título de la cuenta y su código.

El diseño de la cuenta, también empieza con los siguientes títulos: la Razón social de la empresa, ciudad y país, número correlativo, título de la cuenta y su código. La cuenta se compone de dos lados, el izquierdo se emplea para registras sus débitos y el derecho para anotar sus créditos. Sus columnas tienen el siguiente significado:

(1) Fecha del asiento contable

(2) Descripción de la transacción o contra-cuenta

(3) Bajo el título de referencia, se anota el número de asiento o comprobante contable,

otros anotan el número de página del diario.

(4) El importe que se debita o se acredita.

En un sistema manual de contabilidad, los libros mayores con cuentas de 6 u 8 columnas en su diseño, son los que a manera de fichero o clasificador utilizan una página o tarjeta para cada título para registrar su movimiento manualmente. También el sistema computarizado de contabilidad, emite reportes con estos formatos, con cuentas ordenadas de acuerdo al Plan de Cuentas de la empresa, a una fecha determinada en forma automática.

4.5.3 Traslado del libro diario al libro mayor.

Este traslado denominado también pase o mayorizar, es el proceso de transcribir el débito o crédito de una cuenta del asiento registrado en el libro diario o comprobante de diario, al libro mayor.

a) Anotar el número correlativo de la cuenta del mayor en el espacio destinado

b) Anotar el título completo de la cuenta

c) Anotar el código de la cuenta en el espacio reservado en su diseño.

d) Anotar la fecha del asiento del libro o comprobante de diario en la columna No.1

e) Explicar brevemente el concepto por el cual se apropió la cuenta o contra-cuenta en la columna No.2

f) Anotar el número de asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la columna No.3

g) Anotar el importe debitado en el asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la columna No.4.

h) Anotar el importe acreditado en el asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la columna No.5.

i) Anotar la diferencia determinada entre la columna debe y haber o viceversa en la columna No. 6.

4.6 Balance de comprobación de sumas y saldos.-

4.6.1 Concepto.-

Es un informe resumido auxiliar de la empresa, elaborado a fines de un periodo contable, con fines de controlar la confiabilidad de la información contenida en términos monetarios de débitos y créditos de las cuentas del Libro Diario y del Libro Mayor, mediante procesos cruzados cuantitativos.

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