Fases Del Pre Evento

FASES DEL PRE-EVENTO

1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.

Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.

Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento.

2.- Nombrar el Comité Organizador

Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo

3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes.

4.- Seleccionar la Fecha

Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público

• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales

5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realización.

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades.

7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos.

8.- Elaborar el Presupuesto

9.- Promoción del Evento.

10.- Diseño y Elaboración de impresos.

11.- Selección y Capacitación de Personal.

12.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.

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