Gestion documental empresa

seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

La empresa que tome como referencia fue mi lugar de trabajo ya que posee un lugar específicamente para la gestión documental donde se lleva un riguroso control de toda su parte documental ya que es esencial mantener el archivo bien organizado para cualquier futura consulta que se presente

Cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

CONTROL:se fijan en los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en sus documentos, identifica el lugar de reposo de sus archivos y llevan un inventario ordenado y completo

MANTENIMIENTO: los documentos los mantienen en lugares desinfectados muy bien preservados y ordenados para su conservación

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: clasifican los documentos por por contenido tales como religión, historia, política, literaria e histórica y el archivo propio de la empresa lo clasifican por áreas como recursos fiscos, control interno, jurídica y talento humano

DESCARTE DE DOCUMENTOS: se rige por el acuerdo 006 de 1996 para la toma de decisiones en los tipos de documentos que ya no tienen un gran valor de consulta y se lleva un proceso para poder ser aprobado y poder retirar los documentos incensarios del archivo

RECUPERACION DE LA INFORMACION: Llevan una base de datos de todos y cada uno de sus documentos que ayudan a una búsqueda rápida y a saber el contenido de cada uno se sus archivos

COMO SE HACE LA CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

En este caso es un archivo central que maneja todos los documentos de las diferentes áreas; maneja archivo de gestión:  todos los documentos de las áreas terminan en el archivo central para darle una adecuada organización para futuras consultas;  y maneja el archivo histórico que le dan un manejo total mente diferente ya que se debe mantener en sitios desinfectados y controlados para poder garantizar una buena conservación sus archivos son organizados por áreas y su archivo histórico por asignaturas.

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