TEMA: LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA.

UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE

WORKING ADULT

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

METODOLOGÍA UNIVERSITARIA

DOCENTE: MIRYAM CECILIA VERGARA OTAEGUI

PARTICIPANTES:

1. AVÁLOS VEGA, JORGE SANTIAGO

2. HERMOSILLA MARICHI, JUAN MANUEL

3. INGA CERDA, LADY KELLY

4. MENA DE LA CRUZ, RUTH LILI

5. POMA ARIAS, HANS BRYAN

TEMA: LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA

LIMA, 2015

        DEDICATORIA

A nuestros padres por ser el pilar fundamental de lo que somos, en nuestra educación, tanto académica como en la vida, por su incondicional apoyo moral perfectamente mantenido durante todo este tiempo.

A nuestro esfuerzo, constante y permanente de superación, de cumplir nuestras metas y objetivos, las cuales estamos seguros de lograr con la gracia de Dios.

A todas las personas que de una u otra manera batalla día a día en busca de crear un mejor país.

Índice

PRÓLOGO        

INTRODUCCIÓN        

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA        

1.        GESTIÓN DE DOCUMENTOS        

1.1.        Definición        

1.2.        Identificación De Problemas, Aspectos Negativos, Objetivos Y Beneficios        

1.3.        Procesos de la Gestión Documental        

1.4.        Ciclo de vida del documento        

1.5.        Sistema de Gestión Documental        

2.        SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL        

2.1.        Definición        

2.2.        Sistema de Archivo Institucional        

2.3.        Funciones del archivo        

2.4.        Elementos de un sistema de Archivo Institucional        

2.5.        Fines de un sistema de Archivo Institucional        

3.        LAS NORMAS ISO Y LA GESTION DOCUMENTAL        

3.1.        La Norma ISO 9001-2008 y la Gestión Documental        

3.2.        La Norma ISO 15489 y la Gestión Documental        

3.3.        La Norma NTP ISO 15489-1:2004 y NTP ISO TR 15489-2:2005, INDECOPI        

CONCLUSIONES        

APENDICE “A”        

APENDICE “B”        

ANEXOS        

BIBLIOGRAFIA        

PRÓLOGO

Cuando se nos propuso presentar un trabajo con respecto al tema de Administración, decidimos realizar un tema a raíz de las necesidades que se presentan en las distintas empresas. Una de ellas es la gestión documental, que si bien es cierto se encuentra presente en las organizaciones, en la mayoría de ellas no tiene una correcta aplicación, de ahí nuestra trabajo con el fin de dar a conocer su importancia y que sirva como base para una excelente administración.

Hemos visto como los conceptos investigados se encuentran en nuestra vida laboral y muchas veces no nos percatamos de ello, lo cual constituye un punto de mejora  en busca siempre de lograr los objetivos planteados en la organización.

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INTRODUCCIÓN

Aunque parezca contradictorio la realidad europea no dista mucho de la latina o la peruana en cuanto a gestión documental, veamos algunas opiniones de los sectores productivos europeos al respecto en el año 2011:

“Algunos de nuestros profesionales invierten demasiado tiempo en al administración de procesos documentales… todo el mundo tiende a crear sus propios almacenes reproduciendo aquello que hacen los demás, duplicando una cantidad espantosa de esfuerzos, desde el personal administrativo hasta los cargos superiores…” – Sector sanitario.

“…debido al volumen total de información entre el que se debe buscar, en ocasiones puede resultar muy complicado realizar un seguimiento de aquello que estamos buscando. Ese es otro problema de los problemas que ya tenemos.” – Empresa financiera.

De lo anterior se produjo la necesidad de definir que eran documentos críticos de la empresa y se entiende como una de las principales interacciones de una organización que se produce de forma regular y repetitiva en el tiempo.

En los últimos años las organizaciones se ven inmersas en una revolución tecnológica, principalmente en lo que se refiere a tecnologías de la información y por ende a partir de ahí a la forma en que estas tienen para gestionar su información, entendiéndose por este a la de capturar, organizar, describir, utilizar y disponer de la misma. Y así mismo a la importancia que los administradores y directivos de las organizaciones le den a la información y documentación que generan en el cumplimiento de sus actividades. Por ende la importancia de establecer un adecuado sistema de gestión documental que permita llegar  buen puerto el manejo de la información organizacional y soportar a la creciente preocupación que sienten las organizaciones para asegurar la evidencia y trazabilidad de sus actividades a través de los documentos.

La Gestión Documental potencia todas las áreas de una organización, para utilizar de manera más eficaz la información basada en documentos; cuando hablamos de Gestión Documental en la empresa, nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización.

Es así, que toda organización depende en gran parte del buen funcionamiento de la información, es decir, toda organización debe ser capaz de encontrar, administrar y derivar la información de las áreas correspondientes.

La Gestión Documental también abarca aspectos de seguridad de la información, como por ejemplo en la empresa RICOH, se maneja información exclusiva que algunos de los trabajadores no deben de tener acceso, por lo que se usa el sistema del bloqueo de los puntos USB para evitar el acceso y7o copia de la información de la matriz general.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental en una empresa: el de garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.  Por lo tanto los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

La Gestión Documental, pues sirve hoy en día como tecnología y soporte para lo que se denomina gestión del conocimiento que no es otra cosa que la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización, estos en su mayoría son procesos relaciones con la captación, estructuración y trasmisión del conocimiento (KNOW HOW).

La decisión de gestionar toda documentación, contribuye a optimizar las actividades que desarrolla la empresa. Toda la información que genera o recibe de terceros, no sólo constituye su historia personal como persona jurídica, sino que es su activo más valioso.

En esta oportunidad se tratara de tres temas en especial: Gestión Documental, donde tocaremos las principales definiciones y algunos conceptos propios del tema; el sistema de Archivo Institucional, y su importancia en liderar el sistema de archivos en una organización; y las Normas ISO, que indican las bases para una adecuada gestión documental.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. Definición 

Según Ariel Ricks^[1] considera que la gestión de documentos o administración de documentos como en principio se denominó, consistía en la aplicación de los conceptos de la administración científica: planificación, control, dirección, organización, capacitación, la promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación de archivos, su mantenimiento y uso, así como su eliminación.

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