TEMA: LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA.

UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE

WORKING ADULT

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

METODOLOGÍA UNIVERSITARIA

DOCENTE: MIRYAM CECILIA VERGARA OTAEGUI

PARTICIPANTES:

1. AVÁLOS VEGA, JORGE SANTIAGO

2. HERMOSILLA MARICHI, JUAN MANUEL

3. INGA CERDA, LADY KELLY

4. MENA DE LA CRUZ, RUTH LILI

5. POMA ARIAS, HANS BRYAN

TEMA: LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA

LIMA, 2015

        DEDICATORIA

A nuestros padres por ser el pilar fundamental de lo que somos, en nuestra educación, tanto académica como en la vida, por su incondicional apoyo moral perfectamente mantenido durante todo este tiempo.

A nuestro esfuerzo, constante y permanente de superación, de cumplir nuestras metas y objetivos, las cuales estamos seguros de lograr con la gracia de Dios.

A todas las personas que de una u otra manera batalla día a día en busca de crear un mejor país.

Índice

PRÓLOGO        

INTRODUCCIÓN        

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA        

1.        GESTIÓN DE DOCUMENTOS        

1.1.        Definición        

1.2.        Identificación De Problemas, Aspectos Negativos, Objetivos Y Beneficios        

1.3.        Procesos de la Gestión Documental        

1.4.        Ciclo de vida del documento        

1.5.        Sistema de Gestión Documental        

2.        SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL        

2.1.        Definición        

2.2.        Sistema de Archivo Institucional        

2.3.        Funciones del archivo        

2.4.        Elementos de un sistema de Archivo Institucional        

2.5.        Fines de un sistema de Archivo Institucional        

3.        LAS NORMAS ISO Y LA GESTION DOCUMENTAL        

3.1.        La Norma ISO 9001-2008 y la Gestión Documental        

3.2.        La Norma ISO 15489 y la Gestión Documental        

3.3.        La Norma NTP ISO 15489-1:2004 y NTP ISO TR 15489-2:2005, INDECOPI        

CONCLUSIONES        

APENDICE “A”        

APENDICE “B”        

ANEXOS        

BIBLIOGRAFIA        

PRÓLOGO

Cuando se nos propuso presentar un trabajo con respecto al tema de Administración, decidimos realizar un tema a raíz de las necesidades que se presentan en las distintas empresas. Una de ellas es la gestión documental, que si bien es cierto se encuentra presente en las organizaciones, en la mayoría de ellas no tiene una correcta aplicación, de ahí nuestra trabajo con el fin de dar a conocer su importancia y que sirva como base para una excelente administración.

Hemos visto como los conceptos investigados se encuentran en nuestra vida laboral y muchas veces no nos percatamos de ello, lo cual constituye un punto de mejora  en busca siempre de lograr los objetivos planteados en la organización.

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INTRODUCCIÓN

Aunque parezca contradictorio la realidad europea no dista mucho de la latina o la peruana en cuanto a gestión documental, veamos algunas opiniones de los sectores productivos europeos al respecto en el año 2011:

“Algunos de nuestros profesionales invierten demasiado tiempo en al administración de procesos documentales… todo el mundo tiende a crear sus propios almacenes reproduciendo aquello que hacen los demás, duplicando una cantidad espantosa de esfuerzos, desde el personal administrativo hasta los cargos superiores…” – Sector sanitario.

“…debido al volumen total de información entre el que se debe buscar, en ocasiones puede resultar muy complicado realizar un seguimiento de aquello que estamos buscando. Ese es otro problema de los problemas que ya tenemos.” – Empresa financiera.

De lo anterior se produjo la necesidad de definir que eran documentos críticos de la empresa y se entiende como una de las principales interacciones de una organización que se produce de forma regular y repetitiva en el tiempo.

En los últimos años las organizaciones se ven inmersas en una revolución tecnológica, principalmente en lo que se refiere a tecnologías de la información y por ende a partir de ahí a la forma en que estas tienen para gestionar su información, entendiéndose por este a la de capturar, organizar, describir, utilizar y disponer de la misma. Y así mismo a la importancia que los administradores y directivos de las organizaciones le den a la información y documentación que generan en el cumplimiento de sus actividades. Por ende la importancia de establecer un adecuado sistema de gestión documental que permita llegar  buen puerto el manejo de la información organizacional y soportar a la creciente preocupación que sienten las organizaciones para asegurar la evidencia y trazabilidad de sus actividades a través de los documentos.

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