PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PRECOR S.A

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO ARGENTINA

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CARRERA:

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

DOCENTE:

ESPINOZA OTOYA, VICTOR HUGO

SEMESTRE:

VI – A

ASIGNATURA:

“PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PRECOR S.A.”

INTEGRANTES:

JEAN PIERRE SOTOMAYOR CASTAÑEDA

MARCEL JESÚS COLLANTES COLON

LIMA, PERU

2022

RESUMEN

En el documento se encuentran técnicas de manejo de un proyecto de acuerdo con los estándares del PMI, permitiendo a la organización una presentación del proyecto desde un análisis y formulación del problema, el cual se presenta por una deficiencia en el Sistema de Gestión Documental de la empresa PRECOR S.A. Manejando un método de investigación exploratorio a través de un estudio de las fuentes de información (encuestas, entrevistas, visitas de campo etc) desde un marco metodológico, estudios técnicos, estudios de mercado. Con base en los métodos mencionados se genera un sistema de gestión documental con tablas de retención, cuadros de clasificación archivísticas anuales, obteniendo una administración y optimización centralizada de los procesos de gestión documental en la organización.

INTRODUCCION

El proyecto empresarial se enfoca en la implementación de un sistema documental de archivos, presentado por DELTA ARCHIVIST SERVICES S.A.C. hacia la empresa final llamada PRECOR S.A, y fututos clientes.  

Esta necesidad se realiza para observar uno de los tantos cambios que ha habido en los últimos años en la empresa PRECOR S.A. fundamentalmente como ha administrado su sistema de documentación de archivos.

Entre otras de las necesidades generadas son las deficiencias en el manejo, control y conservación documental que son aspectos primordiales por los cuales las compañías en sus procesos contienen mayores inconvenientes. Afectados por la mala ubicación de sus archivos, los controles divididos en varias personas del equipo de trabajo, manejo alto de carpetas, papelería y folder por el equipo de trabajo y esta generación de problemas le permite a la organización presentar un proyecto asertivo, mitigando estas falencias que presenta la compañía PRECOR S.A. tanto para sus oficinas administrativas y planta.

En el documento se encuentran las técnicas de manejo de un proyecto de acuerdo con los estándares del PMI - P (Project Management Institute Perú), para la organización, y presentación del proyecto, el análisis metodológico, los estudios técnicos, los estudios del mercado, inicio del proyecto y planos de gestión, generando conocimientos y compromisos corporativos frente al cliente.

1. NOMBRE DEL PERFIL DE PROYECTO DEL SERVICIO ADMINISTRATIVO

“PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PRECOR S.A.”

2. DIAGNÓSTICO

Deficiencias en el manejo, control y conservación documental, aspecto por el cual la compañía en sus procesos administrativos contiene mayores inconvenientes, esto genera ineficiencia, lentitud en los procesos, pérdida de tiempo, desorganización y errores en los documentos que son algunos de los efectos que se lleva a cabo de la mala gestión de la información.

3. JUSTIFICACIÓN

La empresa PRECOR S.A. requiere mejorar la eficiencia en su gestión documental (sistema de archivos) en su organización, capacitación, procesos, por esta razón surge la necesidad de la implementación de un sistema de gestión documental, que permita a la empresa optimizar y facilitar el desarrollo de las actividades a niveles directivos y operativos que garantizan la implementación de procesos costo eficiente para la administración de información documental, que asegure el cumplimiento legal y normativo que regula cada sector empresarial.

La empresa no cuenta en la actualidad con un sistema de archivos que facilite a los empleados el desarrollo de sus funciones diarias. Se presenta desorden en el manejo de la documentación en todas las áreas de la compañía, generando retrasos y pérdidas de documentos, producto de esto la compañía incurre en altos costos administrativos.

La realización de un sistema de gestión documental, generaría una herramienta para satisfacer los requerimientos legales y normativos vigentes, en materia de prevención y lucha contra la corrupción y los delitos fiscales; el cual apoyaría las políticas del estado peruano para el fomento de una formación de transparencia en la empresa.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Crear un diseño e implementación de un programa o sistema de gestión documental, que se sustenta, en la aplicación de la legislación y normatividad vigentes del estado peruano que se constituyen en el marco de referencia de buenas prácticas de gestión documental para las organizaciones; y que será alineado con el Sistema de Gestión de PRECOR S.A.

Como base primordial para que exista un programa de Gestión documental es necesario partir de la elaboración como implementación de Tablas de Retención Documental y cuadros de clasificación, elemento archivístico indispensable que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión y central.

Esta herramienta es la columna vertebral donde se fundamenta la organización, clasificación y conservación de documentos de cualquier institución. Se deben establecer procesos que permitan tener control en la producción documental, en atención a; los procedimientos, trámites administrativos, flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Todas las políticas consignadas en las tablas de retención documental TRD serán cargadas en el sistema Imagin Soft Archives, para su seguimiento y control en cuanto a inventario, prestamos, transferencias, etc. o en el caso que no adquieren el sistema, éstas serán entregadas digitalmente.

Dentro del alcance del proyecto se tienen actividades que están excluidas o que están fuera del alcance de este, las cuales son:

1. Adquisición o implementación de infraestructura tecnológica para la instalación de la herramienta de gestión documental Imagin Soft Archives, por parte de DELTA ARCHIVIST SERVICES S.A.C.

1. Implementación del sistema de gestión documental en otra sede de PRECOR S.A., diferente a la sede Principal Ubicada en Av. Manuel Olguin Nro. 373, Santiago de Surco.

1. Creación o implementación de procesos de gestión documental diferentes a las tablas de retención documental y cuadros de clasificación.

1. Documentos posteriores al 01 de enero de 2020 no se realizará su digitalización.

1. La capacitación del manejo de la herramienta de gestión documental Imagin Soft Archives, solo se dictará al personal de PRECOR S.A., de las áreas definidas por la compañía y como máximo 20 horas de capacitación en juntas de 4 horas diarias.

Los entregables contemplados en el desarrollo del proyecto se relacionan a continuación:

• Acta de reunión y relación de los interesados.
• Acta de Constitución del proyecto aprobada y firmada por el sponsor.
• Documento escrito con los requisitos que se deben cumplir con el manejo documental dentro de la organización.
• Documento con el modelo conceptual.
• Documento con el levantamiento de información de la operatividad del sistema de gestión de documentos.
• Documento con los hallazgos encontrados con base en los análisis realizados al sistema de gestión documental actual de la organización.
• Documento con políticas, normas, herramientas e instrumentos contemplados que cumplan con los requisitos del sistema de gestión documental.
• Acta de reunión y presentación del plan de sistema de gestión de documentos.
• Documento con las tablas de retención documental.
• Documento con los cuadros de clasificación.
• Herramienta de gestión documental Imagin Soft Archives parametrizadas.
• Primeros informes generados por la herramienta de gestión documental.
• Digitalización de documentos, registrados en la herramienta de gestión documental.
• Informe de control y administración del módulo de radicación.
• Documento con el resultado de las evaluaciones realizadas al sistema de gestión documental.
• Manuales de usuario, manuales técnicos, reportes e informes de gestión generados por la herramienta de gestión, entrega de usuarios y contraseñas de acceso a la herramienta.
• Acta de cierre del proyecto.

Los criterios de aceptación del proyecto se relacionan a continuación:

• Cumplir con las necesidades de los interesados del proyecto.
• El acta de constitución debe encontrarse debidamente diligenciada, firmada por el sponsor y designación del director de proyecto.
• Contar con un completo entendimiento del funcionamiento de los sistemas de gestión existentes que permita definir las debilidades y fallos presentados con la gestión documental dentro de la organización.
• Comprensión de la gestión de actividades que desarrolla la organización a nivel documental.
• Definir el estado actual del sistema de gestión documental de la organización en el marco legal, empresarial y social
• Definición de las estrategias que permitan cumplir con los requisitos del sistema de gestión documental.
• Presentación del plan de sistema de gestión de documentos que cumpla con los requisitos del proyecto.
• Los cuadros de clasificación estén desarrollados para permitir la conservación de la gestión documental
• Garantizar la correcta configuración y parametrización de la herramienta de gestión Documental Imagin Soft Archives.
• Manejo correcto de los controles documentales y gestión documental a través de la herramienta Imagin Soft Archives.
• Digitalización de los documentos de la organización a través de la herramienta de gestión y bajo las tablas de retención documental.
• Correcto funcionamiento del módulo de radicación que permita el control de documentos y registros.
• La evaluación del sistema de gestión documental debe cubrir en su totalidad el alcance dado dentro del proyecto a satisfacción de la organización.
• El personal asistente a la capacitación maneje los conceptos, administración de la herramienta de gestión documental y tablas de retención documental.
• Cumplimiento con las entregas de documentación del proyecto a satisfacción de la organización.
• Se cumple con el alcance del proyecto y las expectativas de todos los involucrados.

4.1. Alcance del producto

Dentro del Sistema de gestión documental se contempla el levantamiento de información del estado actual del sistema existente, la creación de las tablas de gestión documental, cuadros de clasificación, instalación, configuración y parametrización de la herramienta de gestión documental, a través de la cual se realizará el control y administración de archivos, administración de documentos internos, externos y la digitalización de documentos almacenados en el área de archivo que correspondan como fecha máxima 15 de enero de 2019 posteriores a esta fecha no se realizará esta actividad de digitalización.

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