Guía para la elaboración del acta de Constitución del proyecto

Acta de Constitución del Proyecto

¿Qué es el Acta de Constitución del Proyecto?

El acta de constitución del proyecto es un documento de inicio, en el cual se definen entre otros los siguientes aspectos de un proyecto:

- El alcance, el tiempo y los costos

- El análisis de los involucrados

- La estructura de gobernabilidad

- El equipo responsable del proyecto

El acta de constitución del proyecto ofrece una visión preliminar de los roles y responsabilidades de los principales interesados y determina la autoridad del líder de proyecto.

Importancia del Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento de gran relevancia ya que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para comunicar el propósito del proyecto a lo diferentes stakeholders. La creación y la aprobación del Acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organización en las actividades del proyecto.

Un acta de constitución del proyecto bien escrita es una poderosa herramienta diaria para juzgar la efectividad del esfuerzo desarrollado. Ésta se convierte en una brújula que mantiene firmemente al equipo enfocado en los objetivos establecidos una vez que ha comenzado el proyecto. Un acta bien elaborada se convierte en punto de referencia para resolver disputas, evitar desviaciones, juzgar el potencial de las nuevas ideas que surjan a lo largo del proyecto, medir del progreso, y mantener el desarrollo del equipo enfocado en los resultados finales.

¿Cómo se desarrolla el Acta de Constitución del Proyecto?

Desarrollar el acta de constitución del proyecto consiste en crear un documento que organice la información generada durante la fase de diseño y que la represente en un formato simple, corto y de fácil uso.

En muchos de los casos el acta es desarrollada y aprobada por el patrocinador o financiador del proyecto, es decir, aquella persona o grupo que proporciona o autoriza el uso de los recursos financieros para llevar a cabo el proyecto.

Para crear este documento es menester contar con diversos insumos, los cuales proporcionarán la información necesaria para el desarrollado del acta. Dichas entradas pueden ser el perfil del proyecto, la matriz de resultados, la matriz de stakeholders y aquellos documentos de aprobación del proyecto.

Usualmente la creación de este documento implica la utilización del juicio de expertos, es decir, el juicio o experiencia proporcionada por una persona o grupo con conocimientos especializados en la materia o ámbito en que se desarrollará el proyecto. Estos expertos pueden ser internos o externos a la organización ejecutante, ytal juicio y experiencia será importante para analizar la información con que se cuenta.

Figura 1 Proceso para la creación del Acta de Constitución del Proyecto.

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

- Perfil del Proyecto

- Matriz de Resultados

- Documentos de aprobación del proyecto

- Matriz de stakeholders - Desarrollo del acta

- Juicio de expertos - Acta de constitución del proyecto

Una vez desarrollada el acta de constitución, ésta deberá como mínimodefinir el contenido del alcance, presupuesto, tiempo y objetivos del proyecto.

Es importante mencionar que el acta no es un documento que detalle exhaustivamente el proyecto, tampoco trata de sustituir otros documentos de la fase de diseño y aprobación del proyecto. El contenido del acta puede variar de acuerdo al ámbito de aplicación, las características, magnitud y complejidad del proyecto mismo.

...