Importancia Del Archivo En La Comunidad

La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia

existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho

dependen de la normatividad que regule su labor.

La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta

indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos

activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos.

La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia

cómo la permanente preocupación por la normatividad, la legislación y los

reglamentos, se genera por la naturaleza jurídica de los documentos y del valor

probatorio y testimonial que se les ha reconocido a lo largo de los siglos.

El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrecham ente

ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios

orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más

exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del

concepto mismo del poder público.

En los inicios de los tiempos modernos uno de los primeros reglamentos de

archivo fue el de la Corona de Aragón expedido en 1384. A partir del siglo XVI,

con el surgimiento y la consolidación del Estado-Nación la necesidad de una

legislación archivística fue más evidente y sentida.

El principio de libre acceso a los archivos públicos que definiera la Asamblea

Nacional Francesa en tiempos de la Revolución, hizo más perentoria una

legislación concebida como un ordenamiento de interés público y un precepto

social teniendo en cuenta la importancia de los archivos para la sociedad en su

conjunto.

De esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en

un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior.

En efecto, el Estado como expresión política de la sociedad, funciona y

administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de

diverso soporte. La documentación que producen las dependencias oficiales

pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio

histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad.

El acceso a la información y a los documentos públicos que consagran las

leyes fundamentales de los sistemas democráticos tanto como el flujo

informativo de la propia administración, hacen que la relación entre Estado y

sociedad sea más dinámica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de

compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad.

La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una

mayor participación ciudadana en la vida política, hace más transparente la

gestión pública y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la

comunidad nacional.

De lo anterior se deriva la necesidad de disponer de una legislación con

fundamento en las teorías archivísticas más elaboradas y a partir de las

tendencias metodológicas más depuradas. Normatividad que en primer término

debe estar acorde con los principios constitucionales y las disposiciones

legales vigentes, ajustarse estrictamente a la razón de ser de los archivos -la

conservación y la consulta-, tener en cuenta los requerimientos de una

sociedad en permanente evolución y cambio, cuyo dinamismo demanda

información permanente, abrir espacio a los avances tecnológicos y científicos

y desde luego confrontar la teoría con la práctica para que los cambios sean

fácilmente asimilables

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