Instrumentos Oficiales

Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.

Instrumentos administrativos

a. Oficio

Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética, puntuación, redacción, etc.

Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.

El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En su contenido se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formar expediente.

Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Generalmente se aplica para informar alguna disposición relacionada al servicio.

Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el oficio son:

• Numero de oficio y referencia.

• Lugar y fecha.

• Destinatario.

• Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.

• Vocativo.

• Contenido o cuerpo del oficio.

• Despedida.

• Firma y cargo de quien envía.

• Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.

El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango o mayor rango o viceversa.

b. Providencia

Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.

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