Las Cartas Comerciales

CONCEPTOS DE CARTA COMERCIAL

• La carta comercial es la comunicación escrita que surge del trato que establecen las empresas entre sí sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los negocios.

• Documento escrito que se utiliza con el propósito de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción comercial

• La carta comercial es la comunicación de mayor relieve de que se valen las empresas para lograr sus específicas funciones dentro de los negocios.

PARA QUE SIRVEN LAS CARTAS COMERCIALES

• Sirven como medio de comunicación entre dos empresas o entre particulares y empresas para intercambiar información concreta y con fines específicos.

• Sirven para fortalecer de las relaciones administrativas y profesionales y contribuye a la buena marcha de los negocios.

• Sirven para toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y referencias, etc.

CARACTERISTICAS DE LA CARTA COMERCIAL

• Es un medio económico y rápido para establecer relaciones comerciales.

• Deja constancia escrita del tema.

• Su redacción es formal, es decir, está sujeta a reglas determinadas.

• Su expresión es clara, natural, concisa, original y cortés.

• Son escritas a máquina o computador.

• Papel blanco y en tinta negra.

ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL

1. MEMBRETE: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños.

2. FECHA: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula.

3. DESTINATARIO: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente general, jefe de personal, etc.) Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.

4. ASUNTO O REFERENCIA: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.

5. SALUDO: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada. Por ejemplo:

• Estimado señor

• Apreciado señor

• Distinguida señora

• De mi consideración

6. EXPOSICION: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada sobre un asunto).

7. DESPEDIDA: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones cortéses y atentas.

8. FIRMA: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el titulo correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible.

9. INICIALES IDENTIFICADORAS: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió.

10. ADJUNTOS: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. Indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia.

CUALIDADES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA AL REDACTAR UNA CARTA

1. CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un

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