COMO HACER CARTAS COMERCIALES

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TALLER DOS

Joan Almodóvar Mercado

Fecha: domingo, 1 de febrero de 2015

OFAS 303

Prof. Idalia Díaz

Reglas que rigen la escritura de cartas de dos o más pliegos

En las oficinas existen cartas demasiado largas, las cuales se tienen que escribir en dos o más pliegos.  Existen unas reglas específicas para cartas que contengan más de 300 palabras.  Estas deben prepararse correctamente con todas sus partes.  A continuación les explicaré las reglas en detalle para el mejor entendimiento de las mismas.

Primera Página

1. Se usa papel con membrete, ya sea impreso o escrito.

1. Se unas cualquiera de los estilos: Bloque Extremo, Bloque Modificado o Bloque Modificado con Párrafos Sangrados.

1. Se puede usar puntuación abierta o mixta.

1. Se siguen las reglas de la carta clasificada como larga en cuanto a márgenes laterales: líneas a dejar desde el borde del papel a la fecha; líneas a dejar entre la fecha y la dirección; y reglas aplicables para las partes principales y las adicionales.

1. Se siguen las reglas para las partes principales y adicionales de la carta.

1. El texto se escribe a espacio sencillo y entre un párrafo y otro se dejan dos renglones.

1. Se deja un margen inferior de por lo menos una pulgada (6 líneas).

1. El último párrafo de la primera página debe constar de por lo menos dos líneas, bien sea que el párrafo termine ahí o que haya que interrumpirlo.  No se divide la última palabra de la página.

1. No se numera la primera página.

Segundas y consecutivas páginas

1. No se usa papel con membrete para la segunda y consecutivas páginas de la carta.

1. Se utiliza papel de la misma calidad que el que se ha usado para la primera página.

1. Se usan los márgenes izquierdo y derecho que se usaron para la primera página.

1. Se deja un margen superior de 6 a 9 líneas (1” a 1 ½”) antes de escribir el encabezamiento de la segunda y demás páginas.

1. Se pueden usar encabezamiento vertical (más usado) o encabezamiento horizontal.
2. El texto de la carta se empieza a escribir de dos a tres renglones después del encabezamiento.

1. Al comenzar a escribir el texto de la segunda y demás páginas, se escriben por lo menos dos líneas del párrafo que se interrumpió en la página anterior.  Es decir, nunca se lleva a la próxima página una sola línea del párrafo anterior ni tampoco una palabra dividida.  Las palabras de la segunda línea no tienen que ocupar la línea completa.

1. Nunca empiece el texto de la segunda y consecutivas páginas con una palabra dividida.

1. Se siguen las reglas para los párrafos de la primera página.

1. Se siguen las reglas para las partes principales y adicionales de la carta.

1. Nunca lleve a la última página solamente la firma, la despedida, las iniciales u otras líneas finales.  Estas deber ir acompañadas de por lo menos dos líneas o más del texto de la carta.  En esta forma, la página tendrá validez legal.

Centralización de la carta

NOTICIA DE ÚLTIMA HORA:

¿Sabías que las cartas se clasifican en tres formas dependiendo de la cantidad de palabras?

Las cartas pueden centralizarse de tres diferentes formas.  Se pueden clasificar en cortas, medianas y largas.  Para poder centralizar la carta se deben de dejar llevar por las siguientes especificaciones:

1. La longitud de la línea de escritura o renglón que se use, depende del largo de la carta.  Al calcular el largo de la carta se consideran las palabras dese el saludo hasta la despedida, inclusive.  No se toma en consideración la fecha, la dirección ni la firma.

1. Las reglas para la clasificación de una carta corta son:

1. Tiene menos de 100 palabras.
2. Por regla general tiene uno o dos párrafos.
3. El texto de una carta corta de menos de cincuenta (50) palabras debe escribirse a doble espacio, con márgenes de carta corta y párrafos sangrados.

1. Las reglas para la clasificación de una carta mediana son:

1. Tiene 101 a 200 palabras.
2. Por regla general tiene tres o cuatro párrafos.

1. Las reglas para la clasificación de una carta larga son:

1. Tiene 201 o más palabras.
2. Puede tener cuatro, cinco o más párrafos.
3. Una carta larga de más de trescientas una (301) palabras se hará en dos o más pliegos de papel, a espacio sencillo, con o sin los párrafos sangrados.

1. El mecanógrafo podrá hacer otros ajustes entre las diferentes partes de la carta cuando esta contenga líneas especiales.

1. Si la carta contiene una cita, tabulación, dirección o firma excesivamente larga, será necesario tomas estos detalles en consideración al determinar la centralización de la misma.

1. Cuando el membrete es muy largo y no se puede colocar la fecha en la línea recomendada, el mecanógrafo puede escribir la fecha dos renglones debajo de la última línea del membrete.

1. Para el encabezamiento de la segunda y consecutivas páginas de la carta de dos o más pliegos se deja un margen superior de 6 a 9 líneas (1’ a 1 1/2”) de borde superior.

1. Después del encabezamiento de la segunda y consecutivas páginas se dejan 2 ó 3 líneas verticales y se continúa escribiendo el texto de la carta.

Carta Circular

¿Qué es una carta circular y cómo se clasifica la misma?

La carta circular es un tipo de comunicación que se utiliza en empresas con mucho personal y clientela numerosa.  De ahí su nombre,  “circular”, o sea, el mensaje circula entre o va dirigido a muchas personas.  La carta circular se puede utilizar tanto en comunicación interna como externa.

Esta se puede clasificar como semiformal; ya que incluye el saludo, la despedida y la firma del remitente, pero no tiene dirección.  No lleva dirección, ya que no es una comunicación directa a una persona sino a varias.  Sólo el sobre tendrá el nombre y la dirección del destinatario.  De la carta circular se reproducen las copias que se interesan.

Aunque la carta circular se considera como semiformal, el mensaje en si es válido legalmente.  La clasificación que se asigna no esta reñida con la validez del mensaje.

En la carta circular se deben seguir las instrucciones que se utilizan para la carta en cuanto a estilo, puntuación y márgenes.  Las circulares se pueden hacer en el estilo Bloque Extremo, Bloque Modificado, Bloque Modificado con Párrafos Sangrados.  Se utiliza puntuación abierta o puntuación mixta o estándar.

Partes principales de la carta circular

1. Membrete - se utiliza papel con el membrete de la firma.  De no tener papel con membrete, se copia la información correspondiente al membrete en papel tamaño cata o legal.  Después del membrete se dejan tres a cuatro renglones para identificar la oficina o departamento.

1. Oficina de - se identifica la oficina o departamento, si no aparece escrito en el membrete.  Puede anotarse en el margen izquierdo o derecho.  Se destaca esta línea usando mayúsculas solidas o comenzando con letra inicial mayúscula las palabras más importantes.  Se puede subrayar el nombre del departamento u oficina, pero si se escribe con mayúsculas sólidas, no se subraya.  Después del nombre de la oficina o departamento se dejan de dos a tres renglones para escribir la fecha.

1. Fecha - se escribe la fecha del día en que se hace al circular.  Puede escribirse en el margen izquierdo, comenzando en el centro del papel o terminando con el margen derecho, dependiendo del estilo que se utilice.  Se dan tres a cuatro espacios verticales para escribir la línea que identifica la comunicación como circular.

1. Carta Circular - se escriben las palabras Circular o Carta Circular en el margen izquierdo.  Si se desea, puede numerarse la circular.  La primera cifra indica el año; la segunda corresponde al número de la circular o viceversa.  Se puede escribir la línea en mayúsculas solidas o comenzar cada palabra con letra inicial mayúscula.
2. Línea de A - se escribe la palabra A seguida de la informaron de a quién va dirigida la circular.  Puede ponerse dos puntos después de la A, aunque no es necesario.  Se escribe esta línea en mayúsculas solidas, aunque puede escribirse la información en mayúsculas y minúsculas.  Igualmente, se pueden poner dos puntos al final de la línea o no ponerlos.  En caso de que la línea de A tome dos o más líneas, la segunda y consecutivas líneas se colocan debajo de la primera palabra después de A.  Luego de escribir la línea de A, se dejan dos renglones para escribir el saludo.

1. Saludo - se escribe el saludo en plural.  Solo la primera palabra comienza con mayúscula; las demás se escriben en minúsculas.  Se colocan dos puntos después del saludo si se usa puntuación mixta  estándar.  Se dejan dos reglones para escribir el texto.  

1. Texto - se escribe el texto a espacio sencillo.  Por regla general, el texto de la circular es bastante largo.  En ocasiones toma más de una página.  De ser así, para escribir el encabezamiento de la segunda página se siguen las directrices para la segunda página de la carta de dos pliegos.  Se dejan dos renglones después de la última línea del texto para escribir la despedida.

1. Despedida - se escribe la despedida en el margen izquierdo, comenzando en el centro o terminando con el margen derecho, dependiendo del estilo que se use.  Se escribe coma después de la despedida si se utiliza puntuación mixta o estándar.  Se dejan cuatro renglones para escribir la firma.

1. Firma - se escribe el nombre de la persona que firma la circular en el margen izquierdo, comenzando en el centro o terminando con el margen derecho, dependiendo del estilo que se ha usado.

1. Título - se escribe el titulo del puesto que ocupa la persona que firma debajo de su nombre, a espacio sencillo.  También puede escribirse en la misma línea de la firma, separada por una coma.  Se dejan dos renglones para escribir las iniciales de referencia.

1. Iniciales - se escriben las iniciales de referencia en el margen izquierdo.  Se pueden escribir sólo las iniciales de la persona que mecanografía la carta circular.  Es correcto escribir las iniciales del ejecutivo en mayúsculas solidas, seguidas de las del mecanógrafo en minúsculas.  Se pueden separar por dos puntos, diagonal o guión.

Esquema de las partes principales de la carta circular

MEMBRETE

____________________

____________________

(3 ó 4 líneas)

OFICINA DE _______________

        (2 a 3 líneas)

...