MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAP)

DEFINICIÓN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

UTILIDAD

 Permite conocer el funcionamiento interno de la empresa.

Por ejemplo la descripción, ubicación, requerimientos de tareas y a los puestos responsables de su ejecución.

 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

 Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

A) Identificación

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización: símbolo que identifica a la organización

• Denominación y extensión: De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Procedimiento: Nombre del procedimiento, el cual descibe la materia a la que se refiere.

• Lugar y fecha de elaboración: Fecha en la que se terminó la elaboración del procedimiento: Día (número arábigo), mes (número romano) y año (número arábigo).

• Pagina numero X de Y: x es el número de hojas en que se diagrama el procedimiento, en donde Y representa el número total de hojas que consta el documento

• Sustituye: fecha y pagina que remplaza la nueva hoja (en caso sea necesario). Este espacio se completa exactamente en los términos anotados en los puntos 4 y 5.

• El número de operación: Se numera en forma progresiva y en orden cada una de las operaciones que conforman el procedimiento.

• Responsables: nombre de la unidad administrativa, órgano opuesto responsable de realizar cada operación.

• Descripción: Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Incluye el nombre y clave de las formas utilizadas.

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización: Nombre y firma de la unidad o puesto encargada de preparar, revisar y aprobar el procedimiento.

• Clave de la forma: En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

B) Indice o contenido

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

C) Pròlogo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

D) Objetivos de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;

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