Manejo De Proveedores

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

UNIDAD SANTO TOMAS

PRACTICA N°3 “MANEJO DE PROVEEDORES”

UNIDAD DE APRENDIZAJE: COMPRAS

PEREZ SEGURA ERIK

PROFESORA: CECILIA AIDA SÁNCHEZ BÁEZ

GRUPO: 4RM6

Contenido

OBJETIVO 3

ALCANCE: 3

1. BUSQUEDA DE PROVEEDORES 3

1.1. INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES 4

1.2. FUENTES USADAS PARA LA BÚSQUEDA DE PROVEEDORES POTENCIALES: 4

2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES 5

2.1. CRITERIOS PARA SU SELECCIÓN 7

3.1. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA PROVEEDORES NUEVOS 8

3.2. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES 10

4. RECEPCIÓN Y ENTREGA DE BIENES POR PARTE DE PROVEEDORES 10

5. CONDICIÓN DE PAGO 11

6. MODALIDAD DE PAGO 11

7. RADICACIÓN DE FACTURAS 11

7.2. CONDICIONES DE LAS FACTURAS 13

7.3. NOTAS CRÉDITO 13

8. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 13

8.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN 13

8.2. PROCESO DE EVALUACIÓN 14

NOTA: 16

BIBLIOGRAFÍA 16

Practica 3

Manejo de proveedores

OBJETIVO

El siguiente documento tiene como objetivo el de definir los procesos necesarios para la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores actuales y futuros, de tal manera que se garantice el desarrollo de “socios estratégicos” con el objetivo de tener las mejores ofertas, generando ahorros significativos a todas las unidades, sin dejar de lado tanto la calidad prestada como el desarrollo de cada uno de los proveedores.

ALCANCE:

Esta política se define con el fin de proporcionar a los proveedores, los procedimientos establecidos para llevar a cabo el proceso de registro de proveedores, radicación de facturas, contabilización y pago de bienes y servicios suscritos, junto con su selección y evaluación.

1. BUSQUEDA DE PROVEEDORES

Antes de realizar cualquier tipo de requerimiento u ofrecimiento de una propuesta comercial, es muy importante tener en cuenta, quienes intervengan en todos los procesos de compra se rijan y le den prioridad al respeto, transparencia, imparcialidad, ética y cumplimiento de las buenas. Todo proveedor debe de cumplir con el código de conducta y conflicto de intereses.

De la misma manera, a continuación se menciona la política de incompatibilidades e inhabilidades para proveedores como sigue:

1.1. INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES

a. Incompatibilidades

- No podrán ser Proveedores aquellas personas que no notifiquen de alguna relación de consanguinidad o de primer grado civil, con empleados directos o indirectos. Al mismo tiempo, el proveedor deberá informar de su posible condición de impedimento a suministrar bienes o servicios por concepto de conflicto de intereses, cuando algún propietario de la empresa del Proveedor,

o de sus directivas, o de su fuerza de ventas, o de su junta directiva tenga relaciones de parentesco con las persona del área de Compras, que pueda tener alguna incidencia en la toma de decisiones de compra.

b. Inhabilidades

- Personas o entidades a las que se les haya terminado cualquier tipo de contrato en virtud de un incumplimiento.

-Personas o entidades a las que se les haya hecho efectiva cualquier tipo de póliza de responsabilidad civil por incumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato o servicio.

1.2. FUENTES USADAS PARA LA BÚSQUEDA DE PROVEEDORES POTENCIALES:

Algunas fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes:

- Internet.

- Radio y televisión.

- Cámaras de comercio.

- Prensa de información general.

- Asociaciones empresariales y profesionales.

- Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.

- Publicaciones especializadas en la actividad o sector de la empresa.

- Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.

- Bases de datos de organismos públicos (ministerios, universidades, organismos oficiales, etc.).

- De la misma manera, ofertas y catálogos recibidos por el correo electrónico.

2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Cada Unidad selecciona el proveedor de bienes o servicios requerido de acuerdo con los requerimientos funcionales y de calidad definidos para la adquisición.

La Dependencia de Compras y Activos Fijos apoyará a las unidades en el proceso de negociación y escogencia de los proveedores de bienes con el fin de obtener mejores condiciones acorde con el cumplimiento de los criterios considerados en la evaluación del proveedor.

Será discreción de la unidad solicitante conseguir las cotizaciones de manera directa o apoyarse en la dependencia de Compras y Activos Fijos para llevar a cabo esta actividad. No obstante, se ha definido una política de cotizaciones que debe cumplirse en cada adquisición de un bien o servicio.

Política de Cotizaciones

El número de cotizaciones necesarias para soportar una gestión de compra de bienes o servicio se determinara de acuerdo con el valor total de la familia de productos a comprar y se regirá de acuerdo a los siguientes rangos.

Estarán exentas de cumplir el número mínimo de cotizaciones aquellas compras que se realicen a proveedores que tengan al menos una de las siguientes características, lo cual debe ser certificado por parte del proveedor y enviar dicha certificación a Compras.

a) Único fabricante

b) Distribuidor exclusivo en Colombia.

Todo proveedor propuesto por la unidad solicitante deberá cumplir los requisitos establecidos.

Condiciones de las cotizaciones

Las cotizaciones obtenidas tanto por las unidades como por la dependencia de compras y activos fijos, deberán estar dirigidas a la empresa y contener:

- Razón social del Proveedor.

- Fecha.

- Número de la cotización.

- Nombre de la persona contacto.

- Dirección del proveedor.

- Ciudad.

- Teléfonos.

- NIT o cédula de identidad del proveedor.

- Descripción del elemento.

- Cantidad.

- Valor Unitario.

- Valor IVA.

- Valor total.

- Garantía ofrecida.

- Tiempo de entrega.

- Vigencia de la oferta.

2.1. CRITERIOS PARA SU SELECCIÓN

A continuación se enuncian aquellos criterios que son utilizados para la evaluación y previa aceptación de un proveedor nuevo para la empresa:

a. Precio más favorable

La oferta del proveedor es la más económica, cumple plenamente con todos los requerimientos funcionales y de calidad definidos para la adquisición.

Las cotizaciones obtenidas tanto por las Unidades como por la Dependencia de Compras y Activos

fijos, deberán estar dirigidas a la empresa y contener:

b. Capacidad de respuesta

La puntualidad y capacidad de respuesta ante una cotización y/o solicitud, con respecto a los elementos que se desea adquirir. De la misma manera, el proveedor debe aceptar la política de pago a crédito, por parte de la empresa de 30 días a partir del recibo de factura.

c. Experiencia y trayectoria

La experiencia e historia del proveedor debe ser demostrable en el manejo y distribución de los productos que ofrece a la empresa, con su respectivo soporte técnico. De la misma manera, debe de tener una trayectoria libre de incumplimientos.

d. Proveedor único/ Fabricante

Para este criterio, es fundamental que el proveedor pruebe la distribución y venta exclusiva de los productos que ofrece, y demuestre no solo su respaldo, sino la experiencia y la trayectoria con dichos productos.

Para este criterio en particular, es necesario que la certificación expedida por el fabricante al distribuidor cumpla con las siguientes características:

- Fecha de Expedición.

- Fecha de Vencimiento.

- Nombre completo de la razón social y NIT de la empresa autorizada.

- Nombre completo de la empresa que expide dicha certificación.

- Productos y marcas que está autorizado a comercializar.

e. Criterio de Calidad (Cumplimiento de especificaciones)

Este criterio es de alta importancia, ya que uno de los objetivos primordiales de la empresa es la de conseguir un producto de alta calidad, o de una determinada calidad bien especificada por la unidad en dicho momento, junto que se cumplan a cabalidad las especificaciones técnicas de los bienes comprados.

f. Oportunidad del Servicio (durante y después de la compra)

Es muy importante resaltar, que la universidad desde el inicio de su relación comercial con sus proveedores y socios estratégicos, siempre busca el desarrollo de los mismos, por medio de una comunicación clara y directa, teniendo una relación a largo plazo. Por lo anterior, es muy importante que tanto los proveedores como los socios estratégicos, no se limiten a la venta de su producto, sino que ofrezcan soporte y acompañamiento durante todo el proceso de compra, y estén dispuestos a ofrecer sus servicios para cubrir necesidades, ya sean como soporte técnico, capacitación al personal de la empresa y/o compras futuras.

De la misma manera, es muy importante tener en cuenta el servicio

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