Mecanismo De Confidencialidad De Nominas

POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD PARA EMISION DE NOMINA

Objetivo:

Establecer políticas de privacidad, reglas y directrices que controlen la información personal de los empleados, movimientos, así como de remuneración salarial individual.

Responsabilidad del personal de recursos humanos:

El personal de Recursos Humanos es responsable de preservar la confidencialidad de la información de los empleados y los procesos de recursos humanos.

Políticas:

Mantener archivos en lugar seguro para que el personal que no está autorizado, no pueda tener acceso a la información de los empleados.

El personal de Recursos Humanos, debe abstenerse de comentarios a terceras personas sobre las políticas de salarios, salvo que la persona este autorizada para recibir información.

El acceso a la información de los empleados debe limitarse al personal autorizado que tenga una razón específica para revisar, copiar o inspeccionar estos archivos.

Los archivos electrónicos de los empleados y las configuraciones de red de seguridad deben evitar el acceso no autorizado a la información.

Se debe elaborar un acuerdo de confidencialidad con el acuse de recibo de los empleados suscritos.

Proteger los documentos de modo que los archivos que contienen información confidencial no puedan reenviarse, imprimirse, enviarse por fax, modificarse o enviarse en mensajes de correo electrónico.

Al departamento de contabilidad únicamente se enviara de forma quincenal el resumen departamental de los movimientos de ingresos y egresos para soporte del comprobante de diario.

Las colillas de pago y del INSS se entregan al beneficiario o en su defecto al jefe de departamento quien se encarga de la entrega individual.

Recursos Humanos, debe educar a los empleados acerca de los programas de compensación de la empresa, proporcionando información “personal” sobre los salarios de sus respectivas posiciones e informando a los empleados por qué reciben el salario que devengan.

Recursos Humanos, debe mantener líneas de comunicación abiertas con los empleados de forma permanente.

La lista que antecede tiene la intención de señalar las políticas más importantes y, desde luego no es exhaustiva. Cualquier incumplimiento de las políticas que se listan estará sujeta a sanciones que incluyen hasta el despido.

Metodología:

1.- La responsable de nómina elabora cálculo de remuneraciones del personal, previendo movimientos y acciones de personal acordadas y autorizadas previamente.

2.- Ingresara al módulo de nómina todas las acciones de ingreso y deducciones para generar la nómina y seguidamente

3.- Gerencia de Recursos Humanos revisara a detalle el cálculo de la nómina, ingresos fijos contra lista de salarios autorizados, ingresos variables, deducciones de ley, otras deducciones, y acciones de personal.

4.- Se entrega nómina física con los soportes a Gerencia de Contraloría.

5.- Gerencia de Contraloría, revisa los cálculos de ingresos, valor de transferencias a empleados, emisión de cheques, deducciones etc. y regresa nomina a Gerente de Recursos Humanos.

6.- Recursos Humanos, debe verificar que todos los requisitos de firma de elaborado, revisado y autorización están completos.

7.- La responsable de nómina imprime las colillas y solicita firma individual a los colaboradores. Podrá hacerse entregas a los jefes de área del personal bajo su cargo y estos son responsables de remitir en sobre sellado.

8.- Recursos Humanos, envía resumen de la nómina de salarios por departamento al Jefe de Contabilidad.

9.- Contabilidad genera el comprobante de diario y adjunta reporte de ingresos y deducciones salariales por departamento.

10.- Recursos Humanos, archiva los reportes de nómina en expediente.

11.- Los

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