Reglas Para Archivar

20 REGLAS PARA ARCHIVAR

El archivo es la base fundamental, para que cualquiera entidad tenga mejor organización, sabemos que los documentos es todo registro que contenga información independiente de su soporte material en el proceso archivístico existen documentos como son: disquetes, discos planos, videos etc. El objetivo principal de los archivos es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración. Dentro del proceso archivístico existen 20 reglas son muy importantes al momento de recopilar, organizar, clasificar. Documentos de mucha importancia la cual nos permita mantener el espacio archivístico más organizado y agradable, de manera que nos faciliten y nos ayuden a tener más eficiencia a la hora de reutilizar un documento que necesitemos en el momento, estos archivos podemos organizarlos en forma numérica, alfabética, por medio del nombre del individuo, por una inicial del nombre, apellidos, artículos, nombres unidos por guion, abreviaturas etc. En general son 20 las reglas que nos permiten tener un proceso archivístico muy eficiente, además nos ayudan a tener mejor organización y control de los documentos que salen y entran en una empresa, enfocándome en la normatividad de mi empresa ,”servicio las cascadas” yo puse en práctica muchas de estas reglas, los documentos los organice primero coloque el código de la empresa , luego la dependencia de donde era dirigido el documento, luego la serie, y por último la subserie. Esto me permitió a identificar los archivos de una forma más rápida y organizada. Cuando un archivo se organiza de forma alfabética siempre inicia por los apellidos y se usa para archivos pequeños, para la archivística es importante utilizar debidamente los procesos de organización documental, empezando por la clasificación, ordenación , descripción, y organización. Existen archivos históricos los cuales lo conforman lo documentos que aunque ya hayan cumplido su vigencia administrativa deben conservarse permanentemente.

En conclusión puedo decir que Los documentos son información registrada en cualquier forma o medio, creados o recibidos, conservados y usados por una organización o un individuo en la transacción de negocios o la realización de asuntos y que se guardan como testimonio de dicha actividad archivística, es importante su conservación ya que puede ser reutilizada muchas veces, estas reglas archivísticas nos permiten que tengamos mejor organización para esto debemos tener en cuenta las 20 reglas, cual quiera de estas 20 reglas pueden ser utilizadas, al momento de archivar documentos. Los archivos y documentos también podemos almacenarlos en memorias, disquetes, CD. Etc. Siempre y cuando sepamos llevar un buen control, los documentos primero se recopilan, luego se organizan y por último se lleva un buen control lo que permitirá llevar un buen proceso archivístico.

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