Rotulacion De Expedientes

6.3 Rotulación de documentos textuales:

Procedimiento que consiste en escribir las características de los documentos agrupados en estiques para los archivadores de palanca, carpetas y cajas.

6.3.1 Realizarán la rotulación documental el profesional de archivo, el especialista en gestión documental o la secretaria del Archivo de Gestión.

6.3.2 Se realiza la rotulación documental para escribir las características de los documentos de archivos que se encuentran conservados en archivadores de palanca, carpetas y cajas.

6.3.3 Las series documentales conservadas en archivadores de palanca, carpetas o cajas se rotularán correctamente para ubicarlos dentro de los estantes.

6.3.4 Los archivadores de palanca que conserven documentos emitidos se rotularán considerando los siguientes elementos:

a. Nombre de la oficina que genera el documento

b. Clase o tipo documento

c. Código de la serie documental

d. Ordenación por intervalos (numérica o alfabética)

e. Fechas extremas

Rotulación de documentos textuales:

7.3.1 Los documentos emitidos y recibidos conservados en carpetas se rotularán de acuerdo al punto 6.3.4 y 6.3.5.

7.3.2 Los expedientes y legajos conservados en carpetas se rotularán de acuerdo al punto 6.3.6 y 6.3.7.

7.3.3 Se colocará etiquetas en las cajas, reglamentadas en la

Resolución Secretarial 020-2005 MTC/04 y de acuerdo al punto

6.3.8.

7.4 Descripción de documentos textuales:

7.4.1 Las series documentales conservadas en carpetas e instaladas en cajas estarán descritas en los inventarios de transferencias

7.4.2 Las series documentales, descritas en los inventarios de transferencia, se evaluarán para determinar el valor permanente o temporal. Las series documentales evaluadas se describirán en los siguiente inventarios descriptivos:

• Analítico : Se describe unidad del documento

• Registro : Se describe la serie documental

• Esquemático : Se describe varias series documentales

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