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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición final.

 Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

Fuente: Centro del comercio y especialidad archivística

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Fuente: Centro del comercio y especialidad archivística

 Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

 Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

• Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

• Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

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