Tecnología Comercial

Documentos Comerciales[pic 1]

Concepto

Los documentos comerciales son propios del manejo diario en una empresa sea cual sea su actividad.  Esta actividad se centra en que debe existir documentación física que permite la confrontación de situaciones de índole legal y contable que son estipuladas en la legislación de todos los países.  A su vez la documentación comercial que se maneja en el día a día, refleja las acciones a seguir por la empresa, para una mejora que permita enaltecer la calidad de vida de sus colaboradores y dueños.

Aquí veremos aquella documentación propia de la empresa que permite llevar los registros contables y legales para cuando se tengan que realizar los pagos de impuestos, declaraciones de renta, pagos de cuotas de la seguridad social y otras relacionadas.

Los documentos se basan en la confianza entre grupos e individuos, que consiste en recibir un bien presente, entregando en su lugar una promesa de pago en el futuro. Esta forma fácil y funcional ha logrado un mayor desarrollo económico y social en el mundo.  Permite realizar grandes transacciones entre habitantes de diferentes pueblos con menor riesgo, ya que con un documento comercial pueden comprar bienes de gran valor sin tener que cargar otros bienes para intercambiarlos, o llevar dinero que hace más peligroso y difícil llevarlas a cabo.

Daríamos entonces que los documentos comerciales son los comprobantes escritos que reflejan las operaciones que realizan la empresa.  Son a su vez de suma importancia, ya que esto permitirá que los tramites que realizan la empresa o negocio cuenten con lo exigido en las normas legales sobre el control que debe existir en la misma.

Es importante que señalemos que no solamente los documentos comerciales vana a servir como comprobantes de las transacciones que realice la empresa.  Además, hay otros documentos como, por ejemplo, contrato de alquiler, instrumento de uso público, como las escrituras, hipotecas y otros documentos que sirven como fuente de información que debe poseer la empresa dentro de sus operaciones.

Importancia

Los documentos comerciales cumplen con una serie de factores que los hace importantes, los que se detallan a continuación:

• Misión: Cabe destacar que los documentos comerciales dan fe por escrito de los movimientos comerciales que existen en la empresa y que permiten controlar esos mismos movimientos o transacciones.  En ese orden de ideas podemos destacar que la misión prioritaria de los documentos comerciales es:
• Plasmar por escrito a atreves de un documento el accionar de la empresa en sus operaciones y sus relaciones con sus asientos contables o los registros de contabilidad que debe poseer la empresa o negocio.
• Cumplir con las reglamentaciones establecidas en el código de comercio.
• Sirven como pruebas de las transacciones realizadas por el comerciante.
• Eficaz para la realización de los asientos contables y el control que debe existir en la empresa.
• Clasificación: Esta es relativa y depende de la organización de la empresa. Podemos clasificarlos en externos e internos.

Así mismo podemos enumerar entre otros a los presupuestos, adelantos o vales y recibos de cobro como documentos comerciales de uso interno y a los recibos de pago y facturas de compras como documentos comerciales de uso externo. Los documentos comerciales deben ser utilizados por las personas naturales o jurídicas que se dediquen a la venta de bienes o prestación de servicios.

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