Un acta

ACTAS

Un acta es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta o en un libro destinado para tal fin.

INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO

- MÁRGENES: Superior e izquierdo 3 cm. Derecho e inferior 2,5 cm.

- PAGINACION: se escribe el número de la página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). de dos

a tres interlíneas debajo del número de la página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s).

PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla nombre de la entidad.

TITULO: escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. ACTA No. : Escribir centrado, en mayúscula sostenida y sin negrilla.

ACTA No. . Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.

FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha , separado con coma(,) donde se realizo la reunión. HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas:

11:00 AM. a 2.30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.

LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.

ASISTENTES: Nombres y apellidos en Mayúsculas sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (separado

con coma (,) y la Primera con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité.

INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.

AUSENTES: Nombres y apellidos con mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada uno se escribe el nombre cargo que ocupa en el organismo. (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

ORDEN DEL DIA: con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación del Quórum y lectura y aprobación del acta anterior) los mismos que los temas a tratar en dicha reunión.

DESARROLLO: con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (escribir en tiempo pasado).

CONVOCATORIA: si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir los nombres completos de de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

NOTA: en el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rubrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).

DATOS EL TRASCRIPTOR: finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor.

ASPECTOS GENERALES:

- Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos. Claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

- Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es

necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

- Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra

y en blanco.

FORMATO DE ACTA

TITULO Y CARACTER DE LA REUNIÓN ACTA No:

FECHA: (Ciudad, día mes año)

HORA:

LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)

ASISTENTES: Nombres Apellidos, Cargo – Calidad de miembro dentro del comité

INVITADOS: Nombres Apellidos, Cargo

AUSENTES Nombres Apellidos, Cargo – Calidad de miembro dentro del comité

ORDEN DEL DIA:

1º. Verificación del quórum

2º. Lectura, discusión del acta anterior.

3º. Discusión y aprobación Tabla de Retención documental de

DESARROLLO:

1º. Se efectuó la verificación del quórum dando inicio a la reunión

2º. Se dio lectura al Acta Anterior, la cual fue aprobada por unanimidad

3º. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto.

CONVOCATORIA:

FIRMAS

Autógrafo Autógrafo

NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido)

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