Administracion documental en el siglo XXI

GUIA SEMANA 1

1. Consulta de otras fuentes bibliográficas la definición de administración documental:

• Es el proceso planear, ejecutar, dirigir, evaluar todas las actividades administrativas que permanentemente están mencionadas a servir la información de manera precisa, ágil y oportuna; estableciendo la normatividad vigente para el control, mantenimiento, almacenamiento, eliminación y recuperación de la información de toda clase, asegurando las políticas, procedimientos y trasferencias de documento, llevando a cabo la toma de decisiones que facilitan cumplir con los objetivos de la organización.

• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.

2. Establecer objetivos que se debe perseguir la administración documental.

• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.

• Realizar control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

• Recepción y orientación.

• Registro y distribución.

• Archivo.

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LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL SIGLO XXI

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta. Como el avance de la tecnología no para el papel cada vez se vuelve más complejo e indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada. Anteriormente no conocíamos este concepto que como tal es parte importante en el desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, ni un orden especifico para manejar el papel, carpetas, bandejas, archivadores, ni espacios reservados para documentación detalle que podía hacerlo tardar horas buscado la misma documentación y retrasando procesos que pueden ser determinantes para la empresa y colaboradores o recurso humano. Por tal motivo vamos a ver cómo hacemos de la administración una herramienta de avance. Organización rapidez y eficiencia en el manejo de documentaciones. Las empresas de hoy en día tanto publicas, como privadas se están al borde de un colapso debido a la falta de capacitación en la parte de manejo de documentos y tablas de retención documental de acuerdo con el organigrama de las diferentes instituciones.

Los empresarios deben ser consientes de la importancia de la administración documental para la organización porque nos ayudara en la toma de decisiones en cuanto el manejo de documentos e información.

Las actividades administrativas permanentemente están encaminadas para controlar, mantener, almacenar y la recuperación; asegurando los documentos que se encuentran en los fondos acumulados, viendo la necesidad de implementar un sistema centralizado o descentralizado de manejo de documento.

3. Identifica tu puesto de trabajo las funciones realizadas y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema de las funciones de la administración documental

ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

GRAN EJECUTIVO, EL EJECUTIVO QUE, ESTANDO POR ENCIMA DE TODA LA EMPRESA, MANDA Y ESTÁ AL FRENTE DE LA GESTIÓN DE LA EMPRESA. EL GERENTE, CON INDEPENDENCIA DE LAS OTRAS PERSONAS QUE LE AYUDEN EN SUS TAREAS O EN QUIEN

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