Cómo Hacer Una Carta Comercial

¿Necesitas escribir una carta elegante y profesional? La mayoría de cartas comerciales siguen un formato establecido y fácil de aprender que puedes adaptar a cualquier tipo de contenido. Una carta comercial debe incluir la fecha, la información acerca del remitente y destinatario, y unos cuantos párrafos. Sigue estos pasos y modifica lo necesario para cumplir con las normas de tu empresa.

Parte 1 de 4: Comenzar la carta

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Ten en cuenta el formato. Sin importar cuál sea el contenido de tu carta, hay algunas cuantas normas comerciales que seguir con respecto a la apariencia. Las cartas comerciales deben redactarse utilizando una fuente común, como Arial o Times New Roman. Emplea bloques de párrafos, es decir, para empezar un párrafo nuevo presiona la tecla “Enter” dos veces y no utilices sangría.

Si vas a imprimir la carta para enviarla, considera hacerlo en un papel membretado de la empresa. Esto le da una apariencia más profesional y proporciona el logotipo de tu compañía e información de contacto.

Una carta comercial enviada por correo electrónico también debe redactarse utilizando una fuente en común. No utilices guiones o colores aparte del blanco y negro.

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Incluye información acerca de tu empresa. Coloca el nombre y dirección de tu empresa, con cada parte de la dirección escrita en una línea diferente. Si trabajas por cuenta propia o eres un contratista independiente, agrega tu nombre en lugar del nombre de la empresa o colócalo encima de este.

Si tu empresa tiene un papel membretado prediseñado, puedes usarlo en lugar de escribir el nombre y dirección.

Si escribes la dirección, debe aparecer ya sea a la derecha o izquierda y estar justificada en la parte superior de la página dependiendo de tus preferencias o las de tu empresa.

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Incluye la fecha. Escribir la fecha completa es la elección más profesional. Por ejemplo, escribe "1 de abril de 2012" o "1 junio 2012". Esta debe estar justificada y aparecer a la izquierda a unas cuantas líneas debajo de la dirección del remitente.

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Incluye la información del destinatario. Escribe el nombre completo del destinatario, su cargo (si lo tiene), el nombre de la empresa y la dirección (en ese orden) con cada elemento en una línea aparte. De ser necesario, incluye un número de referencia. La información del destinatario debe ubicarse a la izquierda y estar justificada a unas cuantas líneas debajo de la fecha.

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Elige un saludo. El saludo es un indicador de respeto importante y el que uses dependerá de si conoces a la persona a la que le escribes, qué tan bien la conoces y el nivel de formalidad en su relación. Considera las siguientes opciones:

Utiliza "A quien corresponda" solo si no sabes específicamente a quien te diriges.

Si no conoces bien al destinatario, es mejor utilizar "Estimado(a) señor(a)".

También puedes usar el cargo y apellido del destinatario, por ejemplo "Estimado Dr. Smith".

Si conoces bien al destinatario y tienes una relación informal con él, puedes utilizar su nombre de pila, por ejemplo "Estimada Susan".

Si no estás seguro del género del destinatario, simplemente escribe el nombre completo, por ejemplo "Estimado(a) Kris Smith".

No olvides colocar una coma después de un saludo o dos puntos después de “A quien corresponda”.

Parte 2 de 4: Redactar el cuerpo de la carta

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Utiliza el tono adecuado. Como dice el dicho, el tiempo es dinero, y la mayoría de empresarios detestan perder su tiempo. Por lo tanto, el estilo de tu carta debe ser breve y profesional. Haz que tu carta sea rápida de leer abordando directamente el asunto y siendo breve en tus comentarios a lo largo del primer párrafo. Por ejemplo, siempre puedes comenzar con "Me dirijo a usted en relación..." y continúa desde allí.

No te preocupes por las transiciones floridas, palabras ostentosas o frases largas y dispersas. Tu intención debe ser la de comunicar lo necesario tan rápida e impecable como sea posible.

Para sintetizar tu carta, evita utilizar la voz pasiva y procura no expresar algún comentario.

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Escribe de manera clara y concisa. Permítele a tu lector saber exactamente lo que intentas decir. Él responderá con rapidez únicamente si tu mensaje es lo suficientemente claro. Si quieres obtener algún resultado o que se adopte alguna acción a causa de tu carta, debes ser específico. Explica tu posición en la menor cantidad de palabras posible.

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Actúa de forma coloquial cuando sea adecuado. Las personas escriben las cartas para comunicarse con otras personas. Evita los modelos de cartas si es posible; no puedes entablar una relación con cartas impersonales prediseñadas. Sin embargo, no utilices lenguaje coloquial o jergas como “ya sabes”, “o sea” o “quiero”. Mantén el tono formal, pero

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