Clasificacion

Desde tiempos inmemoriales el hombre ha sentido la necesidad de dejar constancia de sus acciones: las conquistas, los inventos, los negocios.

Estas acciones originan información que se registran en documentos, de tal modo que podemos afirmar que archivos e información son inseparables en cuanto a que los archivos están formados por documentos y éstos son portadores de la información.

El archivo refleja los resultados de las actividades realizadas por una empresa u organización, de tal modo que la administración de documentos es una actividad permanente encaminada a asegurara que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organizaciones registren adecuadamente La información es manejada en estos momentos por los archivos sino también por los Centros de Documentación, las Unidades de Información, los Servicios de Información y las Bases de Datos.

La información en los archivos no se tramita, interpreta y archiva de igual manera en las empresas; esto depende de variables como el ciclo de vida del documentos, el funcionamiento de la organización, el sector en el cual esta ubicada la empresa, el tipo de información que se tramita. Lo que da lugar a la identificación de diversas clases de archivos, que hay que identificar para conseguir un manejo óptimo de la información en los mismos,

Un archivo debe tener varios niveles, esto depende del grado de actividad de los documentos que lo compartan. En el archivo activo se almacena los documentos que se encuentran en proceso de trámite o el material que presa su servicio actual. En él se conservan los documentos de permanente consulta o de constante circulación, que generalmente son los del año en curso o los del año inmediatamente anterior. Se denomina también corriente, vigente o de gestión.

El archivo semiactivo es aquel que se almacenan documentos de carácter permanente que por su valor histórico, legal y técnico son imprescindibles para la reconstrucción del desarrollo anterior de la empresa. Su consulta se realiza en forma esporádica u ocasional pero justificable. Se denomina también intermedio o central.

Y por ultimo el archivo inactivo o archivo “muerto” , en este se guardan los documentos de varios años anteriores y cuya consulta no se realiza en forma frecuente. Los documentos que se encuentran en él han perdido su vigencia, pero deben ser guardados por aspectos legales y de prevención. Se conoce también como permanente.

El ciclo de vida de un documento es la transferencia y eliminacion. Resulta economia en espacio, de equipo y mano de obra nesesario para los archiovos inactivos. Ello permite emplear equipo y suministros menos costos para los docuementos transferidos y simplificar los archivos activos la forma eb que funsiona un programa de transferencia y eliminacion. Muchas empresas lo analizan y lo clasifican de acuerdo con las siguientes leyes;documentos

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