Derecho.

Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar ladefinición de archivo.El archivo como un conjunto de documentos generados como un producto de una gestiónpor lo general institucional , que una vez se han cumplido su trámite , se deben conservanorgánicamente , esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismoorden en el que se formó el expediente(orden natural) e integralmente para quegaranticen la continuidad de los hechos o actividades y las actuaciones administrativas yque será consultado posteriormente con los fines administrativos , legales o históricos.Este ordenamiento de se conoce como en archivística como el

principio de procedencia.

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-Ser la memoria corporativa: Todas las personas tienen una visión distinta de loshechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de lamemoria fugaz de las personas.

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-Soportar la toma de decisiones: Las organizaciones dependen de los documentosdel pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomarventaja del pasado. Una buena decisión siempre requiere de una buenainformación. Por lo tanto, las rutinas y decisiones basadas en las políticas yprocedimientos definidos requieren información registrada que se encuentra enlos documentos.

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-Proveer soportes para posibles reclamaciones: Es decir, poder facilitar en unmomento dado la información requerida para defender los intereses de lainstitución ante los órganos del gobierno o ante reclamación de particulares .

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-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La frustración e ineficiencia ocurrencuando la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluaralternativas.

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-Cumplimiento de requisitos legales y normativas: Muchas instituciones debencumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retenciónde documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicioseconómicos.

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-Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran la información delpasado, para el futuro. La pérdida de los documentos distorsiona y alterna larealidad, porque se tendrá a partir de supuestos.

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