LAS GUIAS

13. Consultar los instrumentos de Descripción Documental, características y uso de cada uno.

Los instrumentos de Descripción Documental ofrecen información sobre los archivos, fondos, series mediante: Guías, Inventarios, Catálogos e Indices, es decir es utilizado como instrumentos de consulta.

LAS GUIAS

Es uno de los principales instrumentos de consulta donde se describen los fondos documentales, indicando las características como los organismos, series, fechas, volumen, información, historia, formación, horarios que lo conforman y servicios a usuarios.

TIPOS DE GUIA

• CENSO GUIA: Recopila información de un gran número de los archivos de un país o región, proporcionando datos para la localización de los documentos e información sobre los fondos y colecciones que se encuentran en custodia en cada uno de los archivos.

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• GUIA DE FUENTE: Recopila  y describe los datos de todos los fondos documentales con información de un tema o área como el estudio de una independencia.

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• GUIA ORGANICA: Recopila información de varios archivos que tengan relación tanto nacional o internacional como Asuntos Exteriores de los Estados y miembros.

• GUIA DE ARCHIVO: Recopila información de un solo archivo, proporcionando información detallada de las entidades, organizaciones y contenidos como es el Archivo Histórico Nacional.

INVENTARIOS

Son una descripción global y sistemática permitiendo conocer  las series documentales, su volumen y su cronología, mediante la enumeración de todos los elementos de la documentación siguiendo un orden y orientación para el investigador.

También es un instrumento más detallado que la de las guías y sirve como control de las existencias.

CATALOGOS

Este instrumento de descripción relaciona el contenido, fechas completas, formatos, dimensión, estado de conservación, tipo documental, autor, destinatario, asunto  y signatura topográfica de los archivos, como expedientes y documentos sueltos, su técnica es el orden natural.

AUXILIARES DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

• LISTA DE REMISION: Es utilizada para realizar la custodia de los documentos legales como Acto Probatorio, posee un número de orden, cantidad de documentos, signatura, contenido, fechas y numero de folios.

• TABLAS DE PLAZOS: Son de conservación documental y es utilizado para la selección y eliminación de los mismos.

• INDICES: Es una serie de listado que aclara los nombres, lugares, temas, materias  en orden alfabético o numérico, es utilizado como apoyo de las guías, inventarios y catálogos ya que ayuda a ubicar en forma rápida y segura.

1. Consultar e interpretar lo que significa: plan de descripción documental o plan de descripción archivística.

El plan de descripción documental es de gran estrategia en el tratamiento de la información archivística, estableciendo parámetros para facilitar el acceso a la información sobre los documentos.

Comprendiendo el contenido, procedencia, creación, funciones, organización, características y volúmenes, mediante mecanismos.

Para comenzar a desarrollar un Plan de descripción se debe tener en cuenta:

1. La sostenibilidad del proyecto, que se puedan establecer programas.
2. Los procesos e instrumentos deben mantenerse actualizados y automatizados.
3. Los instrumentos deben ser según el tipo de archivo y de usuarios.
4. Establecer actividades de capacitación y asesoría técnica durante la implantación del Plan de descripción.
5. Antes de comenzar a implementar un Plan de descripción se debe tener conocimiento de los recursos informativos de los que dispone el archivo.

• Fase de organización

La primera fase debe ser la de organización.

• Realizar un estudio de diagnóstico de la situación en que se encuentra el archivo.
• Elaborar un informe donde se describa en qué condiciones se encuentra el archivo.
• Que instrumentos de descripción se están manejando.
• Las relaciones que hayan de los instrumentos de descripción con otros de control como son los de clasificación entre otros.
• Nivel de conocimiento del personal y perfiles de los usuarios.
• Recursos disponibles y existencias de tecnología, como plataformas, sitio web
• Proponer acciones para el diseño de la política de descripción y programas de implantación de los instrumentos y conseguir apoyo para impulsar los programas.

• Fase de desarrollo
• Capacitaciones y acciones formativas para el personal en los instrumentos descriptivos.
• Formación de un grupo interdisciplinario donde se encuentren técnicos que faciliten la información para el diseño de herramientas mediante los instrumentos descriptivos.
• Determinar los instrumentos descriptivos para la implementación de ellos.
• Desarrollar sistemas informáticos para ofrecer la información de manera automatizada y relacional.

• Fase de implementación

Para llevar a cabo la implementación del Plan de descripción se deben realizar una serie de acciones dentro de la organización.

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