Oficina Moderna

Importancia en cuanto a la información

profesional y el campo del trabajo.

Esta asignatura ofrece la capacitación y los

conocimientos que toda persona debe poseer

para desempeñarse en el mundo del trabajo,

ya sea como asistente administrativo, auxiliar

contable o cualquier otro trabajo en general.

Por ejemplo: un auxiliar de contabilidad no

trabaja exclusivamente con números, él está

rodeado de personas en los negocios y en las

actividades sociales, él también:

• Escribe Informes

• Contesta el teléfono

• Hace uso de los archivos, etc.

trabajo y afrontar las resposabilidades de su cargo, si él no adquiriera además, conocimientos de

organización comercial y de las rutinas y el funcionamiento propio de una ofi cina, sería un especialista

incompleto.

En el siguiente gráfi co podemos percatarnos de otras responsabilidades de un auxiliar contable:

PRÁCTICAS DE OFICINA

AUXILIAR

CONTABLE

ESCRIBE INFORMES

Y

CARTAS

CONTESTA

EL TELÉFONO

ACTIVIDADES

SOCIALES

HACE USO DE

ARCHIVOS

HACE USO DEL

KARDEX

OTROS

El saber cómo funciona una oficina es para nuestros participantes de esta mención tan importante

como el buen conocimiento de la taquigrafía como de la mecanografía o la computación. Sobre todo si

es un emprendedor que quiere crear su propia empresa.

Una persona que haga vida laboral en una oficina debe saber:

1. Cuál es la forma apropiada de escribir buenas cartas comerciales.

2. Cómo y cuál es la manera apropiada de tratar al público.

3. La forma de organizar y mantener los diferentes sistemas de archivos.

4. Cómo atender el teléfono.

5. Cómo llevar los registros bancarios y financieros de una oficina.

6. Cómo seleccionar los métodos más apropiados de viaje y transporte.

6. Cómo seleccionar los métodos más apropiados de viaje y transporte.

7. Cómo usar varios programas informáticos, y por sobre todo cómo mantener las buenas relaciones

con los demás empleados, supervisores, clientes y público en general.

8. Cómo hacer proyectos de financiamiento.

Por todas estas razones expuestas es que la asignatura Prácticas de Oficina es de fundamental

importancia para la persona que se prepara a entrar en el mundo comercial.

El trabajo requiere que las personas sean capaces

de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para

mejorar la forma de desempeñarse.

La oficina moderna

En una empresa, en una industria, en la administración

pública, en una cooperativa, microempresa,

sociedad comercial, como en otros innumerables

campos del mundo empresarial, la oficina es el

lugar donde se procesa y aseguran las actividades

administrativas de una empresa.

Elementos básicos de una oficina

Para que exista una verdadera oficina debe

estar constituida:

1. Por un personal o talento humano adecuado tales como; secretarias, contabilistas, archivistas, etc.

2. Por un recurso material constituido por lo siguiente:

2.1. El mobiliario necesario para el funcionamiento de una oficina: escritorios, sillas, archivadores,

estantes, etc.

2.2. Equipos: fotocopiadoras, computadoras, calculadoras, teléfonos, telefax, entre otros

2.3. Material de oficina: papel, engrapadoras, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, entre otros.

Características del personal

Todo empleado debe tener habilidades específicas, cualidades personales y apariencia personal

excelente.

a. Habilidades específicas en: computación, lenguaje

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