PROCESAMIENTO DE DATOS Y MICROFILMACIÓN. Debido Al Aumento En El número De Documentos Con Los Cuales Se Trabaja En La Oficina Moderna, Se Han Introducido Nuevas técnicas Con La Idea De Reducir El Esfuerzo Manual De Archivar Dichos Documentos O De Obte

PROCESAMIENTO DE DATOS Y MICROFILMACIÓN.

Debido al aumento en el número de documentos con los cuales se trabaja en la oficina moderna, se han introducido nuevas técnicas con la idea de reducir el esfuerzo manual de archivar dichos documentos o de obtener información sobre material ya guardado en los archivos. A la vanguardia de estas nuevas técnicas pueden mencionarse los sistemas de procesamiento de datos y los sistemas de microfilmación.

PROCESAMIENTO DE DATOS:

Los sistemas de procesamientos de datos de hecho efectúan una parte considerable del trabajo en la oficina moderna, nóminas, órdenes de compra, controles de inventario y registros que implican hacer listas de nombres de individuos y de compañías pueden ser procesados por medio del uso de máquinas. Se calcula que alrededor de una tercera parte de este tipo de trabajo se procesa hoy día por medio de un sistema automatizado.

La instalación de máquinas electrónicas en una organización requiere necesariamente una reorganización en el plan de trabajo en la sección de archivos. Toda información que pueda reducirse a listas alfabéticas o numéricas, o a una combinación de ambas, se presta a ser procesada mecánica o electrónicamente. Como consecuencia, una cantidad considerable de clasificación manual y localización de información de los archivos, especialmente en tarjetas, que antes de hacía manualmente, se realiza ahora por medio de laguna clase de equipo automatizado.

Las empresas grandes hacen uso de su propio equipo. Las empresas más pequeñas usan los servicios de centros de máquinas electrónicas, ya que el costo se du compra o alquiler es considerablemente alto. Toda la información concerniente a la nómina de una empresa pequeña, por ejemplo, se envía a un centro que ofrece servicio de máquinas electrónicas. Por un costo moderado, dicho centro prepara todos los informes relacionados con la nómina, incluyendo la preparación de cheques.

A los sistemas de procesamiento de datos generalmente s eles conoce como:

1. Sistema de tarjetas perforadas.

2. Sistema de procesamiento integral de datos.

3. Sistema de computadores electrónicos para el procesamiento de datos.

Sistema de Computadores Electrónicos para el Procesamiento de Datos:

Este sistema, que es le más avanzado en este campo, consiste en procesar registros con computadores electrónicos, e incluye el uso de cintas magnéticas o discos para conservar información. Las cintas magnéticas pueden prepararse usando una máquina de escribir especial llamada Unityper, o pueden hacerse con datos tomados de tarjetas perforadas, cintas perforadas u otra cinta magnética. El sistema de computadores electrónicos requiere una programación muy cuidadosa y efectiva antes de que los datos sean almacenados o procesados. La persona que prepara el juego completo de instrucciones o programa para una computadora se llama programador. Este empleado debe estar familiarizado con todas las fases de la aplicación de lo que será procesado, así como también con la capacidad de la máquina.

En algunos de estos sistemas la información se conserva en cintas magnéticas o discos; en otros, se usan tarjetas perforadas u otros medios. Cuando se usa la cinta magnética para almacenar, se debe tener gran cuidado de que el polvo no se adhiera a la cinta y que la temperatura y la humedad en el área de almacenaje estén bien controladas.

Además, a medida que se prepara cada cinta, ésta debe rotularse con un marbete para hacer más fácil su identificación. Muchas instituciones emplean un operador llamado bibliotecario de cintas magnéticas cuyo trabajo es mantener el debido control sobre ellas y ver que se almacenen y usen en la debida forma.

Las cintas magnéticas se archivan apoyadas en su borde, colocadas en gabinetes o estanterías diseñadas expresamente con ese fin.

La preparación de nóminas de jornales es una actividad que se presta el uso de sistemas de computadores electrónicos en el procesamiento de datos. Todos los pasos necesarios a la preparación de una nómina, incluyendo el preparar los cheques, pueden efectuarse automáticamente por medio de este sistema. Además, una cantidad considerable de información acerca de un empleado puede conservarse en una cinta magnética. Por ejemplo, si se necesita un directorio o lista de empleados y el lugar donde trabajan, se puede obtener automáticamente por medio de este equipo. Datos estadísticos relacionados con el personal de la empresa, también puede ser obtenidos con relativa facilidad.

Es obvio que una cantidad considerable del trabajo manual en el archivo de documentos se elimina totalmente cuando se usa un sistema de computadores electrónicos en el procesamiento de datos.

Sin embargo, es responsabilidad del empleado registrar en la máquina toda la información necesaria. Para que este empleado pueda hacer correctamente los asientos en la máquina, debe tener algún conocimiento de las técnicas de archivo, ya que los sistemas usados para archivar tarjetas perforadas, cintas magnéticas o cintas de papel tienen que ser eficientes como los usados para los archivos corrientes de tarjetas y correspondencia.

MICROFILMACIÓN:

La microfilmación es un proceso que implica el tomar fotografías en miniaturas de los documentos. Los retratos se toman en películas de 16 ó 35 mm. (Milímetros), similares a las que se usan en cámaras cinematográficas. Para trabajos especiales se usan películas de 70 ó 105 mm.

En el pasado, la microfilmación se usaba mayormente para aquellos documentos vitales de una empresa que debían protegerse, o para aquellos que tenían que ser conservados por largos periodos (15 años o mas), durante cuyo tiempo la referencia a dichos documentos sería limitada. Recientemente, muchos documentos son microfilmados tan pronto son preparados y los sistemas de microfilmación forman parte de archivos muy activos.

Los fabricantes han desarrollado mejores técnicas y han reducido el tamaño de las cámaras de manera que el equipo que se usa actualmente para microfilmar es muy compacto y fácil de aprender. Podría decirse que casi la mitad de las empresas usan la microfilmación de alguna u otra forma.

Lectura e Impresión:

Una vez revelada la película, se pasa por un proyector para su inspección o lectura. Este proyector se llama lector. Algunas de estas máquinas, llamadas lectores-impresores, también imprimen copias en papel. El termino copia en papel s ele aplica a cualquier copia reproducida de una película que se pueda leer sin el uso de un proyector o amplificador.

Algunos lectores y lectores-impresores están diseñados especialmente para leer y copiar tarjetas en vez de leer y copiar rollos de películas; otros están diseñados para usarse con cualquier tipo de reproducción microfilmada.

Cámaras para Microfilmar:

Los dos tipos de cámaras que mayormente se usan para la microfilmación son las Microfilmadora Planetaria y la Microfilmadora Rotatoria.

La Microfilmadora Rotatoria es la que se usa con más frecuencia. Con ella se pueden usar rollos de película de varios tamaños, pero el de uso más corriente es el de 16 mm. Esta microfilmadora puede reducir el tamaño de un documento original de 16 a 40 veces.

Valor de la Microfilmación:

La técnica de la microfilmación se ha desarrollado rápidamente en los últimos años. Hoy día es posible duplicados de rollos de película, microfichas o tarjetas de abertura, en máquinas pequeñas, en la oficina, en menos de un minuto.

Copias de imágenes en microfilm pueden hacerse aún más rápido, y las mismas se pueden reproducir a un tamaño mayor o menor que el documento original, para así poder lograr más facilidad en su lectura y manejo.

El contenido de un archivo de cinco gavetas se puede microfilmar en un rollo de 200 pies de película. Esto representa aproximadamente 20,000 documentos tamaño 8½" x 11" en cada rollo. En una ultraficha 6" x 4" pueden acomodarse 100 microfichas ó 3,200 documentos microfilmados tamaño 8½" x 11".

El almacenaje de estos documentos microfilmados economiza espacio de oficina, reduce el número de gabinetes de archivo en uso activo y disminuye el espacio que se utilizará eventualmente para el almacenaje de material inactivo. La microfilmación de documentos y registros puede reducir hasta en un 98% el espacio requerido para archivar.

Además de estas ventajas ya enumeradas, la microfilmación resulta de gran utilidad cuando hay necesidad de guardar copias de documentos en un sitio seguro, distante del lugar donde se conservan los originales. El almacenaje en otro lugar da protección en caso de fuego o cualquier otro desastre. Estas copias pueden también ser distribuidas a otras oficinas para su uso o referencias.

Aunque los documentos microfilmados ocupan el dos por ciento del espacio de un archivo regular, la microfilmación no se debe usar únicamente como medio de reducir espacio, ya que el gasto incurrido no siempre se justifica con el ahorro de dicho espacio.

Cuándo debe Microfilmarse:

Todas las empresas se enfrenta al problema de decidir cuándo debe usarse la microfilmación en vez de conservar documentos en su forma original. No se deben microfilmar todos los documentos. Muchas empresas se guían por las siguientes sugerencias:

1. Es aconsejable microfilmar los documentos cuando se hace necesario entregar a otras personas los originales de los mismos. Los bancos comúnmente microfilman los cheques antes de devolverlos a los depositantes que los giraron. Las tiendas por departamento microfilman las boletas de venta si acostumbran

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