Programa de Contaduría pública

DEFINICION

REALIZACION

PLAN DE MEJORA

Los indicadores financieros son las cifras numéricas dentro de los estados financieros.

Dentro de los principales indicadores  financieros encontramos:

• Indicador de liquidez
• Indicador de endeudamiento
• Indicador de actividad
• Índice de apalancamiento

y los que la entidad requiera.

Los resultados mostrados por sí solo, no reflejan ningún tipo de información.

Ejemplo:

Caja: $ 1.000.000

Obligaciones financieras: $2.000.000

Estos valores representados por si solos, son cifras vacías, al ser mostradas dentro del Balance general, podemos analizar el indicador de liquidez y endeudamiento de la entidad.

Los indicadores financieros  son decisivos a la hora de tomar decisiones. Al ser comparados con algún nivel de referencia, el análisis de estos  puede llevar a la toma de  acciones correctivas o preventivas según el caso. Cuando  relacionamos estos indicadores financieros de los estados financieros de un año respecto a otro y/o  comparamos con los de años anteriores,  o con demás entidades del sector público, se puede comprender la liquidez, el endeudamiento, o el nivel de apalancamiento de cada entidad durante cada año evaluado, en este caso del ministerio de trabajo respecto a los demás ministerios.

DEFINICION

REALIZACION

PLAN DE MEJORA

Se refiere al estudio de determinados cargos   laborales, que deben encontrarse separados de otros, dado el riesgo que implica que la misma persona ejerza todas las funciones de una entidad.

Al definir este esquema se refiere a que las actividades relacionadas con un ciclo en particular deberían encontrarse asignadas a la mayor cantidad de personas posibles, de tal forma que ninguna pudiera ejecutar el ciclo completo ni la mayoría de las actividades asociadas a ese proceso.

Dentro de la auditoría realizada se evidencio, que no se cuenta con el suficiente personal para la segregación de funciones.

Estas situaciones suelen presentarse debido a la reducción del presupuesto de nómina, pero a falta de segregación se pueden incurrir en fraude, por el auditor ser la misma persona que hace la labor, esta persona puede omitir sus propios errores, y terminar haciendo fraude en la dependencia.

Dentro de las direcciones territoriales habría que separar las siguientes funciones, ejemplo en el departamento de Contable:

• Cajero
• Tesorero
• Auxiliar contable
• Auxiliar de cartera
• Contador
• Auditor

Bajo un esquema estricto de segregación de funciones todas estas actividades deberían encontrarse asignadas a usuarios distintos, de tal forma de impedir cualquier tipo de acción que redunde en un fraude para la entidad y en sus estados financieros.

DEFINICION

REALIZACION

PLAN DE MEJORA

Centralización: aglomerar toda la información en materia contable de forma física y virtual, para así lograr  optimizar las tareas tanto para el profesional del área contable,  como para los auditores y para la información en general.

Se evidencio la falta de organización, para la recolección de los diferentes soportes contables que ingresan a la entidad por las diferentes dependencias: (Recibos de caja, Comprobantes de Egreso, Facturas, entre otros).

Al no encontrarse toda la información digitalizada, puede afectar las cifras registradas en el sistema contable y representado en el balance mensual o estado de resultados, según sea el cierre.

Ejemplo: Gastos de Representación u otros, no legalizados  a tiempo afectan la utilidad del ejercicio.

(Estado de Resultados)

Establecer normas de control interno, para el cierre de mes dentro del departamento contable:

Ejemplo:

Fecha máxima de recepción de soportes contables: Cada 28 de cada mes.

Crear una carpeta virtual compartida en el Drive, o la nube: Allí los funcionarios digitalizan los soportes contables independientemente que estén en la ciudad o en la dependencia.

Sanción: Asumir el gasto el funcionario por el valor del soporte contable, por no digitalizar la factura a tiempo para el cierre de mes.