UAR-ESPE

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1. INTRODUCCIÓN

El trabajo a realizar durante las practicas pre profesionales no remuneradas se basan principalmente en la organización de documentos de relevancia para la institución, la universidad de las fuerzas armadas E.S.P.E

UAR-ESPE, es una unidad que forma parte de la Universidad de las Fuerzas Armadas, sus funciones son la de gestión y manejo de documentos cuya información es pilar fundamental en el flujo de distintos procesos y la correcta intercomunicación con los distintos departamentos de la universidad.

 En la cual participamos la cantidad de 7 estudiantes en la unidad de admisión y registro específicamente en el archivo en el cual según la capacitación proporcionada por el tutor empresarial no tiene las condiciones correctas para el correcto manejo de las actividades a realizar como es el ejemplo de la ubicación y logística que se ha implementado de una manera rustica y poco ordenada por parte de la autoridad correspondiente a este departamento

En cuanto a el desarrollo de las actividades se las mencionara más adelante a detalle, como inicio una vez recibida la capacitación inicial el día 14 de febrero del 2022 se procedió a la digitalización de documentos, así como la revisión y clasificación de expedientes en los cuales los papeles (documentos que perdieron relevancia) fueron desechados para el aprovechamiento máximo de los reducidos espacios de trabajo.

1. DESARROLLO

El desarrollo de las practicas pre profesionales se dio a cabo en la universidad de las fuerzas armadas ESPE matriz Sangolqui en el departamento de la admisión y registro por lo que las actividades a realizar fueron mayormente de carácter documental ya que como primer trabajo encomendado fue la revisión de documentos entrantes a la base de datos existente tanto de forma manual como digital también se efectuó varias tareas como se las describirá a continuación:

Organización mensajería externa, para el registro y control de entrega de documentos en el servicio de mensajería al Centro de Posgrados.

Actualización de los inventarios documentales de todos los estudiantes de carrera modalidad presencial de la Institución ESPE MATRIZ.

Digitalización de los documentos recibidos por parte de estudiantes que realizaron el trámite para su ingreso a la base de datos inscritos.

Apoyo al personal técnico en archivo en la gestión documental.

Verificación número de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y sus anexos para aplicación a titulación de estudiantes ESPE Matriz.

Diseño de cronogramas para entrega de documentación de todas las carreras de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.

Creación de tablas de retención documental para racionalización de la producción documental.

Encargo de la gestión de recepción de documentos de todos los estudiantes de las diferentes carreras de la Institución con cruce en base de datos.

Transferencia documental de estudiantes de carrera Ciencias Militares al Archivo Central con su respectivo seguimiento en base de datos.

Asesoramiento en la organización y administración de los archivos de gestión.

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Ilustración 1Alumno recibiendo documentos en el departamento de admisión y registro

1. CONCLUSIONES

Una vez finalizado las horas de prácticas pre profesionales no remuneradas se puede afirmar que una inconsistencia o un error por más pequeño que fuera tiene gran repercusión en los procesos siguientes y así retrasar y complicar actividades que ya debían realizarse.

Al estar en un ambiente de trabajo activo se ejecutan actividades variadas por lo que ningún día de prácticas pre profesionales fue igual al anterior y así no se generó ningún tipo de molestias con el personal de trabajo.

1. RECOMENDACIONES 

Como recomendación que se le puede dar a la institución en la cual se realizó las practicas pre profesionales no remuneradas es el regirse de una mejor manera en la implementación de equipos y espacios para así tener el mejor desempeño en cuanto a los trabajos a realizar ya que carecían en varios aspectos el sistema con el que se maneja.

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