Contabilidad

NOTA DE VENTA

DEFINICIÓN: Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado.

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Cuando el comerciante no posee los formularios de orden de compra, el vendedor emite una nota de venta que la reemplaza. Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

ESTRUCTURA: Las notas o boletas de venta son comprobantes de venta utilizados en transacciones con consumidores o usuarios finales. No sustentan crédito tributario de IVA. Son emitidas por el proveedor del bien o por quien presta un servicio, en transacciones con consumidores finales.

Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados (autoimpresores), previa la autorización expresa del SRI. La nota de venta no requiere la información del adquiriente ni el desglose de los impuestos. Debe contener los datos del vendedor y de la transacción en forma general, así como los de la autorización. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación. Podrán ser llenadas en forma manual, mecánica o a través de sistemas computarizados. Las notas de venta en original y copia, deben ser llenadas en forma simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico; en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original, caso contrario no serán válidas. Las notas de venta no tienen un formato establecido, este depende de las necesidades del contribuyente, sin embargo estos documentos deberán contener como mínimo los requisitos de impresión y de llenado que se detallan a continuación. Las notas de venta simplificadas pueden usarse en negocios con pocos ítems como heladerías, panaderías, transporte, etc. Es obligación de todos los contribuyentes verificar que las notas de venta cuenten con todos los requisitos antes de emitirlas. Y en el caso de los adquirentes revisar que sean válidas al momento de recibirlas. A través de la siguiente consulta podrá comprobar si un documento es autorizado. Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto, cuando se cometan errores al llenar una nota de venta, deberá anularse consignando la leyenda "ANULADO"y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica, durante un período

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