Contabilidad

3. La cuenta

Las transacciones constituyen la materia prima del proceso contable, ya que al producirse las transacciones, éstas deben ser registradas.

Una empresa que no lleve un registro preciso de sus transacciones se arriesga a perder ingresos y a operar en forma deficiente e improductiva. Para el registro de las transacciones la contabilidad utiliza LA CUENTA.

3.1. Definición de la Cuenta

La cuenta es una unidad básica de la contabilidad que se utiliza para registrar y resumir las transacciones efectuadas por una empresa.

La cuenta no es más que un registro formar de cualquier tipo de transacción expresada en dinero utilizada por el sistema de información contable para obtener control de la administración de una empresa. “El dispositivo del resumen de la contabilidad es la cuenta. Esta es el registro detallado de los cambios que han ocurrido en un activo, en un pasivo o en el capital contable en particular, durante un periodo” (Horngren, 1998: 48). De igual manera, el registro de los ingresos y egresos provienen de las transacciones.

3.2. El propósito de la cuenta

Su propósito es registrar los aumentos y las disminuciones de cada uno de los activos, pasivo, capital, ingreso y egreso, que son producto de todas las operaciones realizadas en la empresa para mantenerse en marcha.

3.3. Elementos de la cuenta

Toda cuenta está formada por:

a) Nombre de la cuenta: indica su denominación en la contabilidad derivada de una transacción. Ejemplo: Caja, Banco, Cuentas por Pagar, etc.

b) Número de la cuenta: en todo sistema contable cada cuenta debe llevar su código respectivo. Código que va a estar representado por un número localizado al lado de la cuenta. Este código tiene varias funciones:

Servir de base para el sistema de computación contable; permite asignarle un código a cada uno de los grupos de cuenta; se utiliza para el cruce de referencias, entre otras.

c) Lado Izquierdo (Debe), Lado Derecho (Haber): El lado izquierdo de la cuenta denominado Debe, Cargo o Debito y el lado derecho de la cuenta denominado Haber, Abono o Crédito, se utilizan para registrar los aumentos y disminuciones ocurridos en las cuentas.

d) El Saldo: Es la diferencia entre el monto total del Debe y el monto total del Haber, el cual permite determinar que cantidad expresada en términos monetarios posee la cuenta.

Para apreciar los elementos que componen una cuenta observemos el siguiente ejemplo:

Nº Cuenta Titulo o Nombre

Debe Haber

Esta forma en que se ha representado esquemáticamente una cuenta se asemeja a una “T”, por lo tanto desde el punto de vista pedagógico la “T” permite tener el lado izquierdo-derecho de la cuenta y en la parte superior el número y el nombre.

Ahora observe las siguientes cuentas

112 Banco 213 Cuentas por pagar

Debe

200,00

300,00

100,00 Haber

100,00

100,00 Debe

200,00

300,00

100,00 Haber

400,00

100,00

200,00

600,00 200,00 600,00 700,00

400,00 100,00

Saldo deudor Bs.F.400,00

Saldo acreedor Bs.F. 100,00

123 Cuenta por cobrar

Debe

300,00

400,00

200,00 Haber

100,00

200,00

600,00

900,00 900,00

Saldo cero

En las cuentas presentadas anteriormente los registros del debe y del haber se suman por separado, Lugo ambos totales se restan para obtener como resultado el saldo de la cuenta. En este caso el saldo de la cuenta Banco posee un saldo deudor de Bs.F. 400,00; Cuentas por cobrar presentan un saldo acreedor de Bs.F. 100,00 y la Cuenta por cobrar un saldo cero.

La naturaleza del saldo de cada cuenta será estudiada posteriormente en este capitulo mediante el principio de la partida doble. La ecuación contable o patrimonial y las reglas prácticas del cargo y del abono.

4. Clasificación de las cuentas

Las cuentas se clasifican en:

• Cuentas reales (activo pasivo y capital)

• Cuentas nominales (ingreso y egreso)

• Cuentas complementarias o de valuación

• Cuentas de orden

4.1. Cuentas reales

Son aquellas que representan bienes, derechos deudas u obligaciones y los aportes y ganancias de los accionistas que posee una empresa las cuales determinan el patrimonio.

Se les llaman reales porque permanecen abiertas en los libros de la empresa cuando termina un periodo contable y empieza otro.

Estas cuentas están constituidas por tres grupos de cuentas a saber:

• Las cuentas de activo (bienes y derechos propiedad de la empresa)

• Las cuentas de pasivo (obligaciones o deudas adquiridas por la empresa)

• Las cuentas de capital (aportes y ganancias de los propietarios y accionistas de la empresa)

Una característica muy importante de estas cuentas es que ellas forman el grupo del balance general.

4.2. Cuentas nominales

Son aquellas que registran los ingresos (beneficios) y egresos (gastos) de un periodo contable.

Permiten determinar la ganancia o pérdida obtenida por una empresa producto de sus operaciones, ya que la diferencia entre los ingresos y los egresos da como resultado utilidad o pérdida.

I – E = UTILIDAD O PERDIDA

Estas cuentas son transitorias, se abren al iniciar el periodo económico y se cierran al finalizar el mismo para determinar el resultado operacional.

Las cuentas nominales de ingreso y egreso constituyen el cuerpo del Estado de Ganancias y Pérdidas.

4.3. Cuentas complementarias o de valuación

Son cuentas que tienen por objeto indicar y registrar la pérdida de valor que sufren ciertas cuentas a consecuencia del uso, tiempo y otras circunstancias. Por ejemplo, cuando un bien cualquiera pierde valor por su uso y por el tiempo, la pérdida de dicho valor será registrada en estas cuentas.

Se le denominan complementarias porque siempre acompaña a la cuenta principal pero con saldo negativo, registrando la pérdida de valor que ha sufrido dicha cuenta principal. Horngren (1998:G-2) define que son complementaria porque es una “cuenta que acompaña”.

Se le denomina valuación porque tiene el efecto de valuar otra cuenta cuando ha perdido su valor, es decir, contribuyen a proporcionar valores contables o reales de otra cuenta.

4.4. Cuentas de orden

Son aquellas cuentas que reflejan ciertas transacciones donde la empresa intervino las cuales no afectan sus activos, pasivos y capital. Ellas no constituyen ni derechos ni obligaciones para la empresa, pero deben ser registradas para tener un control sobre los hechos.

Como estas cuentas no afecta el patrimonio de la empresa no serán incluidas juntos con las demás cuentas que conforman el balance general, solo serán ubicadas al pie de ese estado financiero. Un ejemplo de estas cuentas son las Fianzas otorgadas o Avales concedidos.

5. Los Activos

Son todos los bienes, recursos y derechos que posee una empresa, sobre los cuales se tiene un dominio con base legal. Ej.: El efectivo, un edificio, la marca de un producto, una patente, entre otros.

Los activos poseen dos fuentes de financiamiento que le dieron origen, ellos son el pasivo y el capital.

Los activos se clasifican en:

Activo

Circulante

Activo no circulante

Disponible

Inversiones temporales

Exigible

Realizable

Suministros

Prepagados

Inversiones a Largo plazo

Activo Fijo

Intangible

Cargo Diferido

Otros Activos

5.1. Activo circulante

Es aquel rubro que agrupa el dinero que posee la empresa y aquellos otros activos que se convierten en efectivo o son consumidos totalmente en un plazo no mayor a 1 año.

En este grupo del activo circulante tenemos el Disponible, Inversiones Temporales, Exigible, realizable, Suministros y prepagados

a) Disponible: Está constituido por el dinero en efectivo disponible y/o a la vista que posee la empresa. Ej.: caja, caja chica, bancos, entre otros.

b) Inversiones temporales: Activo que representa la posesión por parte de la empresa de títulos valores cuyo vencimiento no es mayor a 1 año. Ej.: plazo fijo bancario títulos de capitalización a corto plazo y otros valores que vende el sistema financiero bancario con vencimiento a corto plazo. Estos tipos de inversiones se convierten en efectivo a su vencimiento en el corto plazo, razón por la cual se clasifican en activo circulante.

c) Exigible: Constituido por las cuentas que legalmente respaldan documentos que exigen su cobro o conversión en dinero en el corto plazo, los cuales se originan de operaciones realizadas a crédito, como las ventas a créditos. Ej.: cuentas por cobrar, efectos por cobrar, que tienen la particularidad de convertirse en efectivo al momento de su cobranza en el corto plazo.

d) Realizable: Las cuentas que representan los inventarios de mercancías, inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados, cuyo destino es la venta.

e) Suministros: Son los bienes que tiene la empresa para consumir internamente para su funcionamiento. Ej.: Existencia de papelería y útiles, artículos de limpieza, entre otras.

f) Prepagados:

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