Definiciones De Administración Del Tiempo

I. INTRODUCCIÓN

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

II. DESARROLLO

2.1. Eficacia

La eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.

Ejemplo. Un sujeto que desea copiar el contenido de un libro de 200 páginas. Si realiza esta tarea a mano, es posible que tenga éxito y sea eficaz, ya que, tarde o temprano, terminará de copiarlo. Sin embargo, sería más eficiente que se encargue de fotocopiar dicho material, ya que le llevará mucho menos tiempo.

Hay acciones que no son ni eficaces ni eficientes. Un individuo que quiere adelgazar y, para eso, decide alimentarse sólo de comidas fritas y hamburguesas, no habrá tomado ninguna decisión favorable que le permita alcanzar su objetivo.

La combinación de eficacia y eficiencia supone la forma ideal de cumplir con un objetivo o meta. No sólo se alcanzará el efecto deseado, sino que se habrá invertido la menor cantidad de recursos posibles para la consecución del logro.

2.2. Eficiencia

La habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado. El concepto también suele ser equiparado con el de fortaleza o el de acción.

Ejemplo. “Demuestra tu eficiencia para hacer este trabajo y te quedarás en la empresa”, “La eficiencia de este motor no puede ser discutida”, “Sin eficiencia, la existencia de esta oficina no tiene sentido”.

La eficiencia, por lo tanto, está vinculada a utilizar los medios disponibles de manera racional para llegar a una meta. Se trata de la capacidad de alcanzar un objetivo fijado con anterioridad en el menor tiempo posible y con el mínimo uso posible de los recursos, lo que supone una optimización.

Se puede ser eficiente sin ser eficaz y viceversa, pero si se reúnen ambos requisitos, estaríamos ante un proyecto ideal: eficiente porque se ha conseguido utilizando el mínimo de recursos y eficaz porque no se ha extendido en el plazo que nos habíamos propuesto.

2.3. Control

Significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.

El control, por otra parte, es la oficina, el despacho, la administración del tiempo, o la dependencia donde se controla. Por eso puede hablarse depuesto de control.

2.4. Urgente e importante

Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.

Se caracteriza por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.

Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre ellas.

2.5. Mitos

-Mito

Una buena administración del tiempo implica hacer cosas de manera más eficiente.

-Realidad

Una buena administración del tiempo implica decidir cómo alcanzar nuestras metas más importantes de la manera más efectiva.

-Mito

Son siempre más las cosas para hacer que el tiempo para hacerlas.

-Realidad

Hay tiempo más que suficiente para hacer las cosas que son importantes.

-Mito

Algunas personas no pueden evitar ser desorganizadas. La desorganización indica debilidad y falta de carácter.

-Realidad

El buen uso del tiempo es una habilidad que se adquiere. No forma parte de los genes, ni de la personalidad, ni es un don espiritual.

-Mito

Aquellos que organizan bien su tiempo están siempre ocupados (y exhaustos).

-Realidad

El buen uso del tiempo lleva a menos activismo y ahorra mucha energía. El descanso y la relajación son importantes para lograr ser efectivos.

Maneras de ser más efectivos

-Mantenerse bien espiritual, social y físicamente.

-Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente.

-Tomar tiempo periódicamente para evaluar los logros hacia la meta.

Maneras de ser más efectivos

-Vencer la desidia.

-Un 20 % de esfuerzo produce un 80 % de resultados. Encontrar ese 20 %.

-Preguntarse varias veces al día: ¿Cuál es la mejor forma de emplear mi tiempo en este momento?

Maneras de ser más efectivos

-Poner planes y prioridades por escrito.

- Utilizar un sistema simple para registros —por ejemplo, una agenda— y volcar todo en un mismo lugar.

-Evitar sobrecargarse de compromisos.

Maneras de ser más efectivos

-Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles.

-Buenas habilidades grupales: reuniones bien organizadas, responsabilidades y requerimientos claros, encontrar la persona correcta para el trabajo, uso de técnicas de planeación.

2.6. Enemigos del tiempo

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo.

Son aquellas acciones o actividades, que estén dentro de nuestro alcance o no, hacen que ocupemos o se invierta de mala manera el tiempo con el cual contamos.

Los enemigos del tiempo son como los mafiosos. Todo el mundo los conoce, pero no se puede hacer nada contra ellos por falta de pruebas.

Clasificación de los enemigos del tiempo.

Se clasifican en internos y externos.

Externos:

Teléfono.

Visitas inesperadas.

Urgencias.

Incapacidad de las personas que nos rodean.

Falta de comunicación.

Exceso de reuniones.

Liderazgo deficiente.

Tramites excesivos.

Ruidos.

Distracciones visuales.

Internos:

No saber decir no.

No saber delegar.

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