Lunas De Jupiter

Caja chica

La caja menor o a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

Fondo de caja chica

Monto de recursos financieros constituido con fuentes de financiamiento distintas a Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.

Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo. Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería. Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Faltante de Caja Chica:

Es el dinero que falta en la caja con respecto al monto establecido al haer la relación de los pagos efectuados. cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder , al hacer el reembolso se realiza un asiento en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada "faltante de caja chica".

Uso de los fondos de Caja Chica.

1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

POLITICAS Y NORMAS PARA EL USO DE CAJA CHICA.

1. El fondo circulante de caja chica deberá servir para cubrir en efectivo las necesidades misceláneas de valores reducidos.

2. Los vales de Caja Chica deberán ser autorizados por el Jefe inmediato y casos especiales el Gerente de Área.

3. El fondo será mantenido mediante reintegros de conformidad con los comprobantes que para el efecto se presenten, cuyo detalle debe estar plasmado en una liquidación que refleje la aplicación del gasto debidamente autorizado.

4. El responsable o encargado del manejo de caja chica en las agencias es el Jefe de Agencia y en oficina centrales: Secretaria de la Gerencia General, Encargada de Administración (Gerencia Financiera) y Asistente de Admisión (Operaciones), personas que deben de ser honradas, integras y con conocimiento de las normas aplicables a la administración financiera y control de los recursos de la institución.

5. El Gerente de Agencias y/o Encargada de Administración, deben de practicar arqueos sin previo aviso frecuentes sobre los fondos que maneja del encargado de Caja Chica. De detectar algún sobrante y/o faltante se procederá a su liquidación inmediata, con aporte de efectivo por parte del encargado en el caso de los faltantes.

6. De detectar algún uso indebido del fondo de Caja Chica de parte del encargado del mismo, y/o se detecten manoseo de documentos, se aplicará las sanciones que se acuerden con la Gerencia General.

7. Toda transferencia de fondos a un sustituto y viceversa deberá ser previamente autorizada por el Jefe inmediato y se hará mediante cuadre del fondo de Caja Chica y emisión de memorando correspondiente, firmado por el receptor de los fondos (como “RECIBIDO”) y el que los entrega (como “ENTREGADO”).

Como se establece un fondo d caja chica.

El fondo de Caja Chica se debe establecer casi en toda empresa, ya que nunca faltarán pequeñas cosas que se requieren y para los cuales es un desperdicio hacer un cheque o el vendedor no lo acepta. Por decir algo, para comprar un poco de azúcar que hace falta para darle café a un visitante, no se va a usar un cheque, entonces se recurre a la Caja Chica.

Beneficios del fondo de caja chica.

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:

1. Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.

2. Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.

3. Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.

4. El procedimiento para la caja chica le permite guardar la docu

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