TECNICAS DE DIGITALIZACION

MARCO TEÓRICO

2.1 Archivo

Para el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, citado por Cruz (2001), brinda el siguiente concepto de archivo:

1. Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos (pp. 90-91).

En esta definición se resalta al archivo como el conjunto de documentos creados en función de una actividad administrativa y conservada tomando en consideración su valor histórico-económico, teniendo en cuenta que es una institución comprometida con respectivas funciones archivísticas independientemente de los servicios que pueda presentar.

Vázquez (2008) sostiene que el “Archivo es la institución o el órgano de una institución que conduce la Política de la gestión y guarda de los documentos y su servicio a los usuarios como recursos y patrimonio de sus creadores, de los ciudadanos y de las comunidades municipal, provincial o nacional, según su jurisdicción” (p. 83).

En esta definición presenta al archivo como un organismo que forma parte de una institución que vela por la salvaguarda de los documentos para brindar el servicio a los usuarios. Resalta el servicio que se brinda a los usuarios como un recurso para los creadores de los documentos.

González (2009) señala que el archivo es “Conjunto de documentos recibidos y generados en el desarrollo de sus funciones por las sociedades mercantiles, necesarias para el cumplimiento de sus objetivos de producir, transformar y comercializar materias, bienes y servicios, para la defensa de sus intereses y para la configuración de una imagen de marca corporativa” (p. 17).

Desde este punto de vista, se ve al archivo como organismo que tiene a su cargo un conjunto de documentos al servicio de los intereses y objetivos empresariales, teniendo una utilidad de modo económico, y se ajustaría a archivos de empresas pertenecientes al sector comercial o industrial.

Mastropierro (2007) afirma:

El archivo privado es una colección organizada de documentos valiosos producidos o recibidos por a persona jurídica privada o entidad privada que lo sostiene, utilizado por sus creadores pero desconocido para sociedad y se rige por las normas del Derecho Privado como toda propiedad privada sin procedencia gubernamental. Ayuda a construir una memoria equilibrada y completa del conjunto de la sociedad, como real patrimonio documental y archivístico (p. 53).

En este sentido, un archivo privado y público tiene que conformar y construir la memoria social de sociedad, ya que son elementos esenciales y en su totalidad integran el patrimonio social, documental y archivístico, que debe buscar ser preservado para las generaciones futuras, en consecuencia, tales archivos tienen ese fin común.

2.1.1 Funciones del archivo

Parera (2006) presenta las siguientes funciones:

- Almacenar la documentación y

- Recuperar inmediato los documentos almacenados.

De estas dos funciones la más importante y la q va a condicionar e informar toda nuestra actividad archivística es, evidentemente, la recuperación inmediata de los documentos (p.36).

Desde su punto de vista, se tiene que tener en todo momento presente la recuperación inmediata de los documentos, pues de ella depende el resultado de la decisiones que tomemos en las distintas fases o etapas del ciclo de vida del archivo, pues no solo es tener la documentación de forma ordenada sino somos capaces de encontrar rápidamente la información solicitada por los usuarios.

Cárdenas (2004) sostenía como función principal del archivo la administración del fondo documental de una institución con el fin de servir de apoyo al buen funcionamiento de ésta y sirviendo como apoyo a la administración para mejorar su eficiencia; lo cual será posible siempre y cuando el archivo cuente con personal competente y se encuentre bien organizado (pp.23-26).

Dentro del archivo se debe promover y planificar la correcta gestión de los documentos para lograr la satisfacción de los usuarios, la gestión realizada debe ser correcta a fin de que la documentación llegue de manera oportuna. Se debe tener en cuenta que las funciones del archivo se diferencian por los tipos de archivos que existen.

2.1.2 Procesos del archivo

Amaru (2009) nos refiere al proceso dentro de un sistema como "(...) es la manera en que se relacionan los componentes para crear una secuencia de operaciones o procedimientos que produzcan los resultados esperados" (p.164).

Otro concepto señalado por Jaén (2006) indica que:

Los procesos técnicos archivísticos son todas aquellas operaciones propias de la archivística, que permiten el tratamiento profesional de la documentación en cada una de sus edades. El objetivos de su aplicación es proporcionar un procedimiento metodológico a los documentos, conducente a su organización, conservación, accesibilidad y recuperación de la información de forma expedita, para fines que sean útiles (p.93).

Estas definiciones presentan a los procesos archivísticos, como el conjunto de actividades o acciones normalizadas que se realizan con una secuencia y tienen lugar a un fin común, contiene elementos que al cumplirse de manera correcta y con los tiempos adecuados, los cuales deben producir resultados requeridos. De forma explícita señalan que los procesos corresponden a la ordenación, clasificación, descripción, selección, transferencia y conservación.

2.1.3 Servicios del archivo

Pabón (1996) define a los servicios archivísticos como aquellas actividades o acciones que se realizan con la finalidad de satisfacer la demanda de información por parte de los usuarios, donde el servicio archivístico se relaciona con la accesibilidad. Afirma, que el servicio archivístico es una de las actividades primordiales que se realiza dentro del proceso archivístico. La evaluación del archivo radicará a través de los servicios archivísticos que brinda.

Lo más importante no es la organización y conservación de los documento si el responsable del archivo no tiene presente su objetivo principal, que es el servicio a los usuarios. El archivero al poner énfasis en el servicio y es difundido podría directamente justificar su papel dentro su institución. Para permitir el mayor acceso a los documentos en la mayoría de los archivos se presenta el servicio de reproducción (Magán, 2001).

El objetivo fundamental del archivo se enlaza directamente a los requerimientos de información de los usuarios, la cual debe ser de manera eficiente y eficaz. Es decir, el servicio archivístico se presenta como el producto final de todos los procesos archivísticos. Por lo tanto, el archivo debe de utilizar un sistema de búsqueda y recuperación de información de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

2.1.4 Archivo digital

El archivo digital tiene como característica principal en el tipo de su fondo documental, el cual es integrado con documentos digitales. (Mastropierro, 2008). Un archivo digital se puede convertir en un repositorio de documentos electrónicos, donde los almacena en forma segura, no solo garantizaría la seguridad de los documentos, sino su accesibilidad. (Soler, 2008).

Se entiende de estas dos definiciones, que el archivo digital es una aplicación que permite la administración y almacenamiento de los documentos digitales, brindándole al usuario un acceso directo y eficaz a los documentos que se ubican en el sistema.

2.1.5 Documento electrónico

En su texto Serra (2008) define al “documento electrónico como aquel documento que precisa de una máquina que funcione de forma electrónica, sea analógica o digital, para poder ser reproducido o visualizado” (p. 15). En tal sentido; este documento al tener un soporte de algún tipo de dispositivo electrónico, necesariamente utilizará energía y tendrá un valor agregado.

Soler (2008) afirma:

El documento electrónico se tiene que poder guardar en un soporte tanto si se genera como si se recibe. Por lo tanto en el momento de la transmisión el documento pasa de un soporte a otro que no necesariamente tiene que ser de las mismas características físicas. A pesar de eso, siempre tiene que poder soportar el formato del documento transmitido (p.35).

Ambas definiciones concuerdan en que el documento electrónico es el que, siendo digital o analógico, necesariamente tiene que ser inteligible para poder ser interpretado y mostrado al ojo humano mediante un computador u ordenador, así podrá mantener un impacto visual directo mediante su transmisión.

2.1.6 Documento digital

En su texto Serra (2008) define al “documentos digital aquel documento electrónico que está codificado sobre la base de una codificación binaria y que precisa de un ordenador para ser visualizado” (p. 15). Se puede

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